Русский язык и культура речи. Часть 2. Культура деловой речи
Покупка
Новинка
Год издания: 2007
Кол-во страниц: 108
Дополнительно
Вид издания:
Учебное пособие
Уровень образования:
ВО - Бакалавриат
ISBN: 5-7038-2931-3
Артикул: 839158.01.99
Вторая часть пособия «Русский язык и культура речи» содержит теоретические материалы по культуре деловой речи, образцы оформления деловых документов и задания, способствующие приобретению навыков и умений составления разножанровой документации, а также правильному использованию языковых средств в письменной речи. Для студентов III - IV курсов всех факультетов. Возможно использование отдельных материалов в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения.
Тематика:
ББК:
УДК:
ОКСО:
- ВО - Бакалавриат
- 44.03.01: Педагогическое образование
- 45.03.01: Филология
- 45.03.02: Лингвистика
ГРНТИ:
Скопировать запись
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов.
Для полноценной работы с документом, пожалуйста, перейдите в
ридер.
Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана О.А. Жилина, Н.Н. Романова РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ В трех частях Часть 2. Культура деловой речи Рекомендовано редсоветом МГТУ им. Н.Э. Баумана в качестве учебного пособия М о с к в а Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана 2 0 0 7
УДК 82.08 ББК 81.2Рус-5 Ж72 Рецензенты: О.В. Константинова, Т.И. Кузнецова Жилина О.А., Романова Н.Н. Ж72 Русский язык и культура речи: Учеб. пособие: В 3 ч. – Ч. 2: Культура деловой речи. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2007. – 108 с. ISBN 5-7038-2929-1 ISBN 5-7038-2931-3 (ч. 2) Вторая часть пособия «Русский язык и культура речи» содержит теоретические материалы по культуре деловой речи, образцы оформления деловых документов и задания, способствующие приобретению навыков и умений составления разножанровой документации, а также правильному использованию языковых средств в письменной речи. Для студентов III – IV курсов всех факультетов. Возможно использование отдельных материалов в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения. УДК 82.08 ББК 81.2Рус-5 Учебное издание Ольга Александровна Жилина Нина Навична Романова Русский язык и культура речи Часть 2. Культура деловой речи Редактор Н.М. Маслова Корректор Р.В. Царева Компьютерная верстка А.Ю. Ураловой Подписано в печать 10.07.2006. Формат 60×84/16. Бумага офсетная. Печ. л. 6,75. Усл. печ. л. 6,28. Уч.-изд. л. 5,95. Тираж 1500 экз. Изд. № 83. Заказ Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана 105005, Москва, 2-я Бауманская ул., 5 ISBN 5-7038-2929-1 ISBN 5-7038-2931-3 (ч. 2) МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2007
ВВЕДЕНИЕ Настоящее издание является второй частью учебного пособия «Русский язык и культура речи». Рассмотренные в первой части общие сведения по указанной тематике проецируются во второй части на актуальные ситуации письменного делового общения в сферах учебной, профессиональной, производственной и административной деятельности. Пособие состоит из трех разделов, в каждом из которых представлены теоретические сведения и образцы разножанровой документации. Теоретическая база пособия содержит: характеристику конструктивных и языковых особенностей официально-делового стиля речи, его подстилей, жанров и видов; изложение основ современного делопроизводства, правил составления и оформления частных и служебных документов (согласно ГОСТ). В первом разделе рассматриваются особенности официальноделового стиля: назначение, сфера функционирования, жанровые разновидности, своеобразие лексики; предлагаются общие правила составления и оформления служебных документов. Во втором разделе особое внимание уделено логическим основам составления деловых бумаг. Гармоничное сочетание содержания и формы – необходимое качество грамотно написанного служебного документа, поэтому подготовка таких бумаг предполагает творческий подход к смысловой стороне текста при строгой регламентированности формы. Здесь даны образцы наиболее часто используемых видов организационно-распорядительных (приказ, решение, распоряжение) и информационно-справочных документов (протокол, выписка из протокола, акт, докладная и объяснительная записки) в соответствии с государственными стандартами. Специальный подраздел посвящен деловой корреспонденции. Здесь определены основные структурные и стилистические особенности деловых писем, предложены логические схемы составления различных типов писем, стандартные синтаксические кон
струкции и лексико-грамматические модели, используемые в типичных ситуациях делового общения. В третьем разделе рассмотрены особенности оформления частной деловой документации, даны образцы резюме, автобиографии, заявления и доверенности. Включенные в приложение задания позволяют закрепить навыки использования лексико-грамматических и стилистических средств языка в различных видах и жанрах деловых документов. Сформированность коммуникативно-речевой компетенции студентов в сфере профессионального делового общения оценивается исходя из результатов выполнения текущих заданий и рубежной контрольной работы. Учебный материал пособия апробирован преподавателями кафедры русского языка МГТУ им. Н.Э. Баумана. В процессе его подготовки авторы использовали данные современных лингвистических исследований и нормативные документы в области деловой коммуникации. Пособие адресовано в первую очередь российским студентам III–IV курсов всех факультетов университета. Материал отдельных тематических блоков может быть использован также в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения.
1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ КАК ПОДСИСТЕМА ЯЗЫКА 1.1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные и языковые особенности жанров официально-делового стиля Официально-деловой стиль – это стиль служебных актов, приказов, объявлений, заявлений, докладных записок, деловых писем и переговоров, т. е. необходимых инструментов обслуживания общественных отношений. В настоящее время деловое общение является наиболее распространенным видом социального общения. Оно охватывает сферу коммерческих и административно-правовых, экономико-правовых и дипломатических отношений. «Язык официальный, – писал известный швейцарский языковед начала ХХ в. Шарль Балли, – резко отличается от общеупотребительной речи и обладает ярко выраженной социальной окраской, он владеет совокупностью речевых фактов, служащих для того, чтобы в точных и безличных формулах выражать обстоятельства, которые накладывает на человека жизнь в обществе, начиная с нотариальных актов и полицейских уложений и кончая статьями кодекса и конституции…» Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст служебного письма, наличие навыков работы с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Хорошее знание языка становится обязательным компонентом общепрофессиональной подготовки не только менеджеров и руководителей разных уровней, но и инженеров, работающих в условиях рыночной экономики. Культуру речи, в том числе деловой, можно рассматривать как фактор, оказывающий определенное влияние на эффективность деятельности человека в различных областях. Высокий уровень речевой культуры способствует достижению успеха в любой сфере: науке, промышленности, торговле, искусстве и др. Качество деловых отношений в немалой степени зависит от того, как люди общаются на совещаниях, конференциях, в ходе пе
реговоров, в процессе переписки, от того, как оформляются приказы, распоряжения и т. п. В официально-деловом стиле можно выделить следующие подстили: • законодательный (государственные законы, указы, постановления); • дипломатический (правительственные сообщения, заявления, коммюнике); • административно-канцелярский (частная и должностная документация, деловая переписка, протоколы совещаний и переговоров, контракты). Официально-деловой стиль – самый строгий и консервативный. Для него характерны краткость и максимальная точность изложения мысли. Его основные конструктивные особенности: • формально-логический, стандартизованный способ изложения; • императивность, четкость целевой установки; • структуризация высказываний, их строгая аргументированность; • лаконизм формы при информационной насыщенности содержания; • точность, конкретность формулировок, определений, оценок; • объективность, эмоциональная нейтральность. Языковые особенности официально-делового стиля: • насыщенность терминологией и фразеологией деловой сферы общения, канцеляризмами, аббревиатурами, существительными, обозначающими субъекта-деятеля; • частое употребление отглагольных существительных, субстантивированных прилагательных и причастий (в роли существительных), сложных слов, сложных (отыменных) предлогов; • использование клишированных речевых моделей, «цепочки» существительных в род. падеже, глагольно-инфинитивных словосочетаний без личного местоимения; • употребление сложных синтаксических конструкций, прямого порядка слов, номинативных предложений, пассивного залога, причастных оборотов и предложно-падежных словосочетаний вместо придаточных предложений, конструкций с однородными членами. Любой функциональный стиль, в том числе и официальноделовой, находит выражение в совокупности жанров. Большинство ученых выделяют жанровую принадлежность текста как основной фактор, влияющий на его стилевые характеристики. Официальноделовой стиль присущ языку законов, постановлений, соглашений, деловых писем и т. д. Известно около 700 видов документов, в том
числе акт, анкета, автобиография, визитная карточка, диплом, доверенность, договор, заявление, инструкция, нота, паспорт, удостоверение, устав, характеристика и пр. При жанровой классификации речевых произведений административно-канцелярского подстиля (равно как и для других подстилей) официально-делового стиля следует учитывать два основных момента: предметно-тематический признак, с которым связаны цель и ситуация общения, и характер, определяющий композиционно-структурные особенности текста. Исходя из сказанного, выделяем в текстах административноканцелярского подстиля четыре основные жанровые разновидности: 1) жанр организационно-распорядительных документов (устав, положение, должностная инструкция, приказ, решение, распоряжение, поручение и т. п.); 2) жанр информационно-справочных документов (протокол, акт, справка, доверенность, заявление и т. п.); 3) жанр деловой переписки (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма); 4) жанр договорных документов (договор, контракт, соглашение и т. п.). Административно-канцелярский подстиль – это набор жанровых типов, объединенных сходной ситуацией и целью высказывания и обладающих общими лингвостилистическими чертами. 1.2. Письменная деловая коммуникация. Виды служебных документов и общие правила их составления и оформления Основная задача составителя документа – предельно точно отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки фактов и ситуации в целом. Работа с документом – это, прежде всего, работа с текстом. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и не должен противоречить ранее изданным документам по этому вопросу. Характерные особенности деловых бумаг:
• точность, не допускающая возможности иных толкований; • детализация; • стереотипность, стандартность; • долженствующе-предписывающий характер изложения. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов определяют другую важнейшую особенность деловой речи – высокую частотность отдельных языковых форм в определенных фрагментах текстов документов. Простейший пример – абсолютное преобладание форм им. падежа в документах, текстах, построенных по принципу анкет или таблиц. Основные стилистические особенности деловой документации: • как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснении в тексте (обычно в скобках); • при использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается их искажение или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.; • фразеологическая устойчивость, наполнение готовыми языковыми формулами, что ограничивает возможности лексической сочетаемости слов, например: служебное письмо составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д.; • преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Из односоставных активно употребляются номинативные, безличные, а в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) – определенно-личные: В целях... необходимо выделить... ; В случае... следует сократить... ; Приказываю... ; Обращаем Ваше внимание... ; • из сложных предложений более распространены сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа «выполнили договорные условия, что позволяет…»; • широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (В порядке надзора...; В связи с отказом...) позволяет избегать частого употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными;
• использование причастных оборотов и обособленных дополнений с мотивирующими отыменными предлогами; деепричастные обороты обычно представляют собой устойчивые конструкции (исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...) ; • частое использование страдательных конструкций (предоставляется возможность...; комиссией было обнаружено…) и безличных форм, хотя, как правило, в целом документ составляется от 3-го лица; • использование нетипичных для других языковых стилей словообразований, например форм множественного числа у отвлеченных существительных: число продаж (в значении «число актов продажи»); мирные инициативы нашей страны; различные применения прибора и т. п.; • использование во многих случаях предложений с большим количеством слов, что обусловлено распространенностью конструкций. Большое количество слов в предложениях объясняется необходимостью максимально точно выразить мысль. Очень часты, например, предложения с последовательным подчинением однотипных падежных форм, т. е. «нанизыванием падежей» (обычно форм род. падежа), например: Направляем Вам акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода. Высока частотность предложений с однородными членами, к числу которых относятся сложные перечисления, имеющие рубрицированное построение. Пример: Собрание постановляет: 1) определить... а)... б)... в)...; 2) организовать... а)... б)... в)...; 3) назначить... Каждая рубрика может быть любой сложности, скажем, включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т. д. Рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов. Особого внимания требует стандартизация деловой речи, в которой используется огромное количество проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск формулировок, когда нужно охарактеризовать стандартные ситуации. Стандарт обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых выражений-заготовок, которые располагаются в строго определенной последовательности, строится текст делового документа.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Важно правильно использовать эти предлоги с именами существительными (в основном, в род. и дат. падежах). С род. падежом употребляются: в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, в сопровождении, впредь до, за счет, касательно, насчет, независимо от, относительно, по мере, по линии, по причине, при посредстве, со стороны. С дат. падежом употребляются: благодаря, согласно, вопреки, в отношении к, сообразно, наперекор, по. Следует также помнить, что в деловой письменной речи предлог «по» в предложных сочетаниях с временным значением пишется раздельно с существительными, стоящими в предл. падеже: по прибытии, по окончании, по возвращении, по приезде, по истичении, (например, по истечении срока действия договора, по прибытии высоких гостей). Стандартные фразы часто выражены глагольными конструкциями. Глаголы обозначают действия, с помощью которых автор документа реализует свои цели и намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и текста документа в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер. Эти глаголы-действия употребляются чаще в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что от 3-го лица речевые действия передаются описательно: ОАО «Алмаз» просит...; СП «Феникс» представляет... От 1-го лица речевое действие высказывается непосредственно: на основании... приказываю...; оплату гарантируем...; извещаем о прибытии груза... Причем с помощью формы 1-го лица в деловых письмах выражается позиция юридического лица, т. е. организации, в других деловых бумагах – позиция должностного лица или коллегиального органа. Некоторые устойчивые глагольно-именные словосочетания: делать, обосновывать вывод и т. д.; заключать договор, сделку, контракт; анализировать, подводить итоги; аргументировать, высказывать мнение; иметь, составлять представление; нести обязанности (кого? чьи? какие?), ответственность (за что? перед кем? в соответствии с чем? какую?), расходы (за что? какие?);