Делопроизводство и архивное дело

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 
И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Е.В. ЗАЙЦЕВА
Н.В. ГОНЧАРОВА

Москва
ИНФРА-М
2025

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

УДК 35.077.1(075.8)
ББК 60.844я73
 
З-17

Р е ц е н з е н т ы:

Котляревская И.В., доктор экономических наук, профессор, заве
дующий кафедрой маркетинга Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина;

Запарий В.В., кандидат исторических наук, старший научный 

 сотрудник Института истории и археологии Уральского отделения 
Российской академии наук

ISBN 978-5-16-017777-9 (print)
ISBN 978-5-16-110679-2 (online)

© Зайцева Е.В., Гончарова Н.В., 

2024

Зайцева Е.В.

З-17  
Делопроизводство и архивное дело : учебное пособие / Е.В. Зайцева, 

Н.В. Гончарова. — Москва : ИНФРА-М, 2025. — 258 с. — (Высшее образование). — DOI 10.12737/1874278.

ISBN 978-5-16-017777-9 (print)
ISBN 978-5-16-110679-2 (online)
В предлагаемом учебном пособии рассмотрены темы, связанные с до
кументационным обеспечением управления и архивным делом — вопросы 
истории развития делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации, технологии документирования, подготовки докумен тов на оперативное и архивное хранение. Учебное пособие может быть использовано в образовательном процессе, а также служить справочным пособием 
для организации работы службы документационного обеспечения управления в организации, учреждении, органе власти.

Соответствует требованиям федеральных государственных образова
тельных стандартов высшего образования последнего поколения.

Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направле
нию подготовки «Менеджмент».

УДК 35.077.1(075.8)

ББК 60.844я73

Данная книга доступна в цветном  исполнении 
в электронно-библиотечной системе Znanium

Список принятых сокращений

АСДОУ — автоматизированная система документационного 
обеспечения управления.
АСУ — автоматизированная система управления.
ВНИИДАД — Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт докумен товедения 
и архивного дела».
ВСНХ СССР — Высший совет народного хозяйства Союза Советских Социалистических Республик.
ВЦИК — Всероссийский центральный исполнительный комитет.
ГК — Гражданский кодекс Российской Федерации: часть первая 
от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ; часть вторая от 26 января 1996 г. 
№ 14-ФЗ; часть третья от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ; часть четвертая от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ.
ГОСТ — государственный стандарт Российской Федерации.
ГСДОУ — государственная система документационного обеспечения управления.
ДОУ — государственная система документационного обеспечения управления.
ЕГСД — единая государственная система документации.
ЕГСДОУ — Единая государственная система документационного обеспечения управления.
ИСО — международная организация по стандартизации.
ИТУ — Государственный институт техники управления.
КоАП — Кодекс Российской Федерации об административных 
правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ.
Конституция — Конституция Российской Федерации, принята 
всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 1 июля 2020 г.
Минкультуры России — Министерство культуры Российской 
Федерации.
Минобрнауки России — Министерство науки и высшего образования Российской Федерации.
Наркомат — народный комиссариат.
НК — Налоговый кодекс Российской Федерации: часть первая 
от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ; часть вторая от 5 августа 2000 г. 
№ 117-ФЗ.
НПА — нормативный правовой акт.

НОТ — научная организация труда.
НОУТ — научная организация управленческого труда.
ОГАС — общегосударственная система сбора и обработки информации для учета планирования управления народным хозяйством.
ОКУД — общероссийский классификатор управленческой документации.
ОРД — организационно-распорядительная документация.
РАБКРИН или НК РКИ — наркомат рабоче-крестьянской инспекции СССР.
РГАДА — Российский государственный архив древних актов.
РКК — регистрационно-контрольная карточка.
Росархив — Федеральное архивное агентство.
РСФСР — Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика.
СИБИД — Система стандартов по информации, библиотечному 
и издательскому делу.
Совнарком — Совет народных комиссаров.
СовНот — совет по НОТ.
СЭД — система электронного документооборота.
ТК — Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 
2001 г. № 197-ФЗ.
УК — Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 
1996 г. № 63-ФЗ.
УСОРД — унифицированная система организационно-распорядительной документации.
ФЗ — федеральный закон.
ФКЗ — федеральный конституционный закон.
ЦЭК — центральная экспертная комиссия.
ЭК — экспертная комиссия.
ЭПК — экспертно-проверочная комиссия.

Предисловие

Делопроизводство и архивное дело неразрывно связаны 
с управленческой деятельностью органов власти, организаций, 
учреждений, предприятий, общественных объединений, развитием общества и организационных систем. События последних 
десятилетий в Российской Федерации потребовали модернизации 
крупных систем управления, по  это му в различных сферах общественной жизни в начале 2000-х гг. стала реализовываться административная реформа, цель которой — разработка идеальных систем 
управления (в первую очередь государственных и муниципальных 
органов власти, а также их подведомственных организаций), документационное сопровождение деятельности указанных систем 
и цифровизация экономики, перевод докумен  тов в цифровую 
среду. Проведение административных реформ в отношении органов власти и организаций потребовало пересмотра подходов в работе с управленческими документами.
Современное общество постоянно развивается — создаются 
новые продукты, происходит трансформация технологий. Изменения происходят и в сфере делопроизводства и регламентации процессов принятия управленческих решений, производственных отношений, на сопровождение которых и направлена работа унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Безусловно, работа над документами должна осуществляться 
по единым правилам, которые обеспечивает вышедший за последние 
15–20 лет комплекс федеральных законов, ГОСТов, методических 
рекомендаций, примерных инструкций и т.д. Конечно, такие глобальные преобразования привели и к изменению отношения к документам. Правильная организация работы с документами влияет 
на качество результатов деятельности службы делопроизводства, 
организацию и культуру труда работников всей организации. Значение делопроизводства в организации сложно переоценить, ведь 
создаваемые докумен ты являются неотъемлемой частью ее практической деятельности. Любая организационная система вне зависимости от того, юридическое это или физическое лицо, в процессе 
осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается 
с вопросами организации труда, управления производственными 
отношениями и регламентированием этих процессов, правильное 
документационное сопровождение которых приведет к повышению 
эффективности управленческого и исполнительского труда.

Учебное пособие состоит из четырех глав. В первой главе 
«История делопроизводства в России» раскрыты вопросы истории 
делопроизводства в нашей стране начиная с ранних этапов зарождения государственности до настоящего времени.
Во второй главе «Специфика оформления реквизитов докумен тов» рассмотрено применение необходимых для докумен тов реквизитов на основании действующих стандартов. Основным блоком 
выступают рекомендации к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 
7.0.97–2016 и методическим рекомендациям к нему.
В третьей главе «Особенности составления основных видов 
докумен тов» авторы раскрывают особенности составления отдельных видов докумен тов, наиболее популярных в организациях 
и органах власти, таких как акт, протокол, служебная записка, служебное письмо, приказ и др.
Четвертая глава «Организация архивного дела» посвящена 
вопросам архивной политики в управлении документами. В ней 
описаны требования к назначению и структуре номенклатур дел, 
специфике их оформления и ведения. Раскрыты требования к формированию дел в делопроизводстве организации, организации текущего хранения дел.
Пособие разработано для направления бакалавриата. В результате освоения дисциплины студент должен:
знать
 
• государственное регулирование документационного обеспечения управления в организациях;
 
• характеристику основных нормативных докумен тов (ГОСТы 
и классификаторы, необходимые управленческому персо налу 
для правильной ориентировки и оперативного нахождения 
справочной информации);
 
• основы и особенности документирования в организациях и органах власти;
 
• виды и формы бланков, которые используются в управлении;
 
• состав управленческих докумен  тов, которые необходимы в практической деятельности;
 
• архивное дело как деятельность органов власти, организаций 
и граждан в сфере организации хранения, комплектования, 
учета и использования докумен  тов;
уметь
 
• разрабатывать локальные нормативно-методические докумен ты, 
регламентирующие делопроизводство;
 
• выявлять закономерности изменения объема документооборота, 
внедрять рацио нальную технологию приема, прохождения, 

подготовки и отправки докумен тов в традиционных условиях 
и в условиях работы с применением СЭД;
 
• оперировать понятиями, относящимися к архивному делу;
владеть
 
• навыками составления и оформления основных видов организационно-распорядительных и информационно-справочных 
докумен тов;
 
• технологиями ведения документационного обеспечения и делопроизводства;
 
• навыками работы с нормативными правовыми актами, определяющими порядок и сроки хранения дел;
 
• навыками отбора и подготовки к передаче докумен тов на хранение.
Авторы учебного пособия занимаются вопросами экономики 
и социологии труда, управления, документационного обеспечения 
управления.
Зайцева Екатерина Васильевна — доцент, кандидат социологических наук, доцент кафедры теории, методологии и правового 
обеспечения государственного и муниципального управления Института экономики и управления Уральского федерального университета. Сфера профессио нальных интересов — социология и менеджмент государственного и муниципального управления и публичной службы, кадровый, научный потенциал, документационное 
обеспечение управления, профессио нальное развитие персо нала, 
планирование карьеры.
Гончарова Наталья Вадимовна — кандидат технических наук, доцент кафедры экономики и управления на металлургических и машиностроительных предприятиях Института экономики и управления Уральского федерального университета. Сфера профессио нальных интересов — менеджмент и управление в образовании, 
управление персо налом, системы поддержки принятия управленческих решений.

Коллектив авторов

Глава 1. 

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

1.1. ЗАРОЖДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДРЕВНЕРУССКОМ 
ГОСУДАРСТВЕ И В ПЕРИОД ФЕОДАЛЬНОЙ РАЗДРОБЛЕННОСТИ

1.1.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве
Появление первых докумен тов и зачатков докумен товедения 
связано со складыванием государственности на Руси. С созданием 
Древнерусского государства, известного как Киевская Русь (IX–
XII вв.), связывают появление первых докумен  тов. Зарождение государственности на Руси сопровождалось принятием христианства 
и славянской письменности, созданной на базе греческого алфавита 
Кириллом и Мефодием. Возникла необходимость как в тиражировании церковных книг, так и в создании большого числа государственных, юридических и хозяйственных докумен тов.
Первоначально для ведения делопроизводства приглашали 
греков и болгар, но затем были созданы своеобразные школы, где 
готовились кадры грамотных людей, становившихся затем переписчиками, переводчиками и чиновниками нарождающегося аппарата 
раннефеодального государства.
Уже в это время видовое различие в документах было достаточно большим и составляло несколько четко выделяемых категорий:
 
• дипломатические докумен  ты — известные нам по летописям 
сведения о догово рах с Византией;
 
• первые своды законов, известные как Русская правда;
 
• правовые докумен  ты русской православной церкви;
 
• докумен ты (грамоты) частноправовых отношений, в том числе 
завещания князей, догово ры, вкладные в монастыри и т.д.;
 
• летописи как погодовые записи событий в Древнерусском государстве, например Повесть временных лет.
К дипломатическим документам относятся догово ры Руси и Византии, заключенные в 907, 911, 944 и 971 гг., т.е. еще до принятия 
христианства, и написанные первоначально на греческом языке.
Так, судя по тексту летописи, договор 911 г. имел введение с именами послов, заключивших договор, указаны князь и государство, 
интересы которого они представляют, византийский правитель 

и государство, с которыми договор заключен. Здесь же сформулирована цель заключения догово ра. Вторая часть — это собственно 
содержание догово ра, и третья часть — дата подписания догово ра.
Что касается первого юридического документа того времени, 
то это Русская правда, которая является ярким примером документирования норм феодального права. По мнению специалистов, 
данный свод законов был составлен Ярославом Мудрым для Новгорода в 1035 г. Документ содержит вопросы уголовного и гражданского права, дает сведения о судоустройстве и судопроизводстве. 
Существует несколько вариантов и подвариантов этого документа. 
Основных вариантов три: это Краткая Русская правда (XI в.), Пространная (XII в.) и Сокращенная (XV в.) Русская правда.
Следующим подтипом докумен тов того времени являются церковные докумен ты, к которым следует отнести в первую очередь 
княжеские уставные грамоты и церковные уставы о десятине и религиозном судопроизводстве. В них определяется место церкви 
и церковнослужителей в социально-экономической структуре государства того времени.
К следующей категории докумен  тов того времени относятся 
те, в которых осуществляется документирование частноправовых 
отношений. К ним относятся грамоты, среди которых выделяются 
такие категории, как жалованные, вкладные, полюбовные и мировые.
Тогда же появляется такой официальный документ, как погодовые записи важнейших событий Киевского княжества, получивший название летописи. В дальнейшем появилось летописание 
в удельных княжествах.
В качестве отдельного подвида можно назвать рукописные 
книги того времени, посвященные различным вопросам общественной жизни. Их сохранилось крайне мало, и часто они известны 
в отрывках. Среди них Изборник Святослава, Поучение братии, 
Слово о законе и благодати и др.
Официальные докумен ты из пергамента являлись листами 
и имели ширину порядка 15 см, которые затем подклеивались друг 
за другом. Поэтому размер такого свитка мог быть очень разным. 
Текст писали только с одной стороны, затем его сво рачивали 
в рулон. Он часто содержал не один документ, а целый ряд докумен тов. Тогда этот свиток назывался столбцом. Такая форма документа 
была крайне неудобной и была отменена только указом Петра I.
Книги и летописи того времени писались на пергаменте (особым 
образом выделанная телячья или козлиная кожа), гусиным пером, 
для чего использовали специальные чернила. Пергамент обрезали 

в лист и сброшюровывали в книгу. Для сохранности листов книга 
была переплетена в деревянные обложки, обшитые кожей, и имела 
застежки, которыми скреплялись стороны книги.
Для документирования текущих дел также использовались деревянные таблички, покрытые воском (церы), на которых писали 
(процарапывали) текст, а затем его затирали, и снова можно было 
писать новый текст.
Популярным носителем являлась береста, что стало известно 
с середины ХХ в. благодаря археологическим раскопкам. Сохранилось большое число берестяных грамот, найденных археологами в основном в Новгороде, что объясняется не только тем, 
что это был большой торговый город того времени, но и особыми 
условиям сохранности, которые создавала почва этого города. Берестяные грамоты найдены и в ряде других городов. Они представляют из себя частную и хозяйственную переписку, всевозможные заметки и свидетельствуют о широком распространении 
грамотности в то время. Бересту специально вываривали и делали 
из нее отдельные листы, которые затем иногда сшивали в особую 
«книгу».
К особенностям оформления документов того времени следует отнести отсутствие даты составления документа, за редким 
исключением на древнерусских грамотах. Для заверения подлинности документа использовались кресты и вислые печати, которые 
в большом количестве находят археологи при раскопках древнерусских городов.
Докумен ты хранили в специальных сундуках (ларях), а иногда 
для них делали особые футляры. Особо важные докумен  ты передавались на хранение в монастыри и церкви, что было связано с тем, 
что только там сооружения были построены из камня, тогда как 
остальные городские сооружения были из дерева и часто погибали 
во время регулярно случавшихся в городах пожаров.
Таким образом, в период существования единого Древнерусского государства не только появляются первые докумен ты, 
но и возникают определенные традиции работы с ними, способы 
их оформления, придания им юридической силы и хранения 
данных докумен  тов. Все эти традиции получили свое развитие 
в более позднее время.

1.1.2. Делопроизводство в период феодальной раздробленности 
(середина XII — конец XV века)
С развитием государственности растет число и разнообразие 
докумен тов. Рассмотрим главные их виды. Во-первых, это зако