Фасилитация рабочих групп

Фасилитация рабочих групп

2-е издание, исправленное

Никитин И.А.
Цулая М.Т.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

Фасилитация рабочих групп/ И.А. Никитин, М.Т. Цулая - М.: Национальный Открытый Университет
“ИНТУИТ”, 2016

Курс посвящен описанию и исследованию практических навыков, необходимых для организации
эффективного группового обсуждения и выработке оптимальных управленческих решений.
Преимущества группового принятия решений очевидны. Подобные решения тщательнее продуманы,
имеют множество сторонников, в целом получаются более качественными. Но воплотить в жизнь
эффективный процесс принятия групповых решений достаточно сложное мероприятие. Многие
решения, принятые группой, отличаются откровенно слабой, однобокой и не креативной позицией.
Причина этого кроется в современной менеджерской культуре, которая затрудняет реально
эффективное мышление в группах. Очень часто отдельные участники групп выносят суждения,
которые априори блокируют мышление остальных. Общепринятые нормы этичного рабочего
поведения не помогают эффективно организовать групповой мыслительный процесс. И все-таки,
если преодолеть все возникающие трудности и организовать групповую работу, ее результаты
позволят выйти из самых сложных и запутанных ситуаций. Успешная интеграция расходящихся
точек зрения дает высокий интеллектуальный потенциал, который может быть использован
руководством для выработки наиболее успешных и жизнеспособных решений. Для этого нужно
уметь побуждать людей активно и непредвзято высказываться, приветствовать разницу во мнениях,
стремиться понимать коллег, особенно на этапах, когда вскрываются противоречия и разногласия.
Именно при таких запутанных условиях возрастает роль участника совещаний, который сможет
облегчить складывающуюся конфронтационную обстановку и способствовать тому, чтобы группа
пришла к единому или небольшому набору решений, которые будут устраивать большинство
участников встречи. Эта роль в современно управленческой культуре называется – фасилитатор.
Описанию необходимых практических навыков, техник, методов и их отработке будет посвящен этот
курс. Фасилитатор – хранитель конструктивной дискуссии, которая с минимальной адаптацией
может быть использована в любой современной организации.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2018-2016
(c) Никитин И.А., Цулая М.Т., 2018-2016

3

Введение

Этот курс представляет собой свод практических данных и информации,
подтвержденных эффективной деятельностью авторов. В ней рассказывается о том,
каким образом можно, а порой необходимо, организовывать групповое обсуждение и
последующее принятие взвешенных и комплексных решений в условиях, когда
целесообразно задействовать интеллектуальный ресурс и точку зрения каждого из
многочисленных участников важных деловых встреч. Объектом практических
исследований этой книги является предмет фасилитации, который набирает все
большую популярность. Необходимо адаптироваться и оптимально применять в работе
ресурс, который становится преобладающим в актуальных и будущих реалиях
современного мира.

О курсе

Фасилитация – это отрасль прикладной психологии, которая направлена на то, чтобы
оказывать содействие людям и группам при решении личных и профессиональных
задач. Для этого фасилитация предлагает богатый инструментарий, который
перекликается с инструментарием бизнес-анализа. Это приводит к тому, что
фасилитация постепенно, шаг за шагом, становится частью деятельности по бизнесанализу, расширяя и дополняя его множеством различных методик из сферы
психологического консультирования.

Это логично, понятно и правильно. Обе профессиональные активности в своей основе
являются сервисными видами деятельности, направленными на решение задач с
высокой степенью неопределенности, применения для которых одних “точных”
математических наук недостаточно.

Человеческая душа – потемки. Коллективный разум – бездна, в которой можно найти
оптимальное решение или заблудиться, никогда из нее не выбравшись. Все зависит от
того, в каком направлении движется разум.

Современный человек – сотрудник компании является во многом продуктом
социальной культуры. Ее тренд с начала 90-х направлен в сторону клиповости
мышления и восприятия целостности мира через связность различных точек зрения.
Это продиктовано необходимостью учета и анализа большого количества разнородной
информации, поступающей из разрозненных источников. При таком развитии
ситуации классическое системное мышление (комплексный взгляд на вещи) не всегда
оправдано в силу длительности анализа и синтеза значимых для принятия решения
данных. Мир ускоряется, данные, технологии сменяют друг друга все быстрее и
быстрее.

Востребованность фасилитации как инструмента управления групповой динамикой
при обсуждении и выработке решений, которые содержат в себе точки зрения
специалистов различных профилей, создающих единый продукт/услугу/сервис, очень
важен (рис. 1.1 рис. 1.1). Руководители или лица, принимающие решения, при наличии
необходимости в выработке комплексного и эффективного ответа на возникшие

4

вопросы, а не просто доведения до всех участников встречи уже принятого
автократического и, как следствие, однобокого решения, несомненно должны
заинтересоваться механизмами фасилитации, которые предлагают не просто
объединение различных точек зрения, а выработку согласованных постулатов,
учитывающих мысли, идеи, наработки участников встреч, для достижения общих
целей.

По роду своей деятельности авторы этой книги являются действующими
профессиональными аналитиками, перед которыми на определенном этапе развития
встал вопрос повышения эффективности как принимаемых решений, так и проводимых
рабочих встреч. Фасилитация стала тем инструментом, который помог решить
поставленные задачи и перейти на новый качественный уровень работы.

Рис. 1.1. 

Стоит заметить, что изложенные в этой книге инструменты были протестированы как в
классических процессах разработки продуктов, так и в Agile. На практике
подтверждено, что с минимальной адаптацией инструменты фасилитации можно
использовать в любой рабочей среде.

5

Знакомство

Мы – профессиональные аналитики, которые постоянно заняты в проектах и процессах
разработки продуктов и сервисов для различных сфер деятельности современного
человека. В этой книге есть уклон в сторону информационных технологий, но, как
показывает обоснованная и богатая практика, любое удачное решение или успешное
достижение может быть применено практически в любом направлении деятельности.
Главное, понимать конкретную проблему или задачу и уметь применить к ней
эффективные принципы, выполнив их предварительную специализированную
адаптацию под конкретные условия и факторы.

Каждый эксперт или руководитель, имеющий определенный опыт, осознаёт, что
единоличное принятие решений становится все менее и менее эффективным. Нужно
уметь раскрывать и задействовать “творческий” ресурс коллег и сотрудников в
сложных и запутанных ситуациях (рис. 1.2 рис. 1.2).

Рис. 1.2. 

Интеграция различных, порой противоречивых точек зрения содержит глубокий
потенциал развития в аспектах обсуждаемых вопросов. Но сложность состоит в том,
что необходимо эффективно направлять (не путать с “управлять”) русло возникающих
дискуссий. Всем нужно учиться не противоборствовать, а уметь слышать и признавать
конструктивность точки зрения друг друга, даже если участники дискуссии находятся
на разных ступенях организационной иерархии.

Для того чтобы “научиться” работать в группах, следует готовить себя и группы к
профессиональной трансформации, которая должна стать мостом между
существующими типовыми принципами работы и желаемым результатом (табл. 1.1
таблица 1.1).

Таблица 1.1. Сравнение типовых и желаемых принципов групповой работы
Актуальные принципы

групповой работы

Навыки, необходимые

для развития

Желаемый порядок работы в

группах

Наиболее активные участники
Мотивация на
Участвуют все члены

6

подавляют мнение остальных
активную работу в
группе всех
участвующих

группы

Хаос при обсуждении вопросов
Взаимоуважение и
способность понять
точку зрения
оппонентов

Каждый уважает мнение
другого и дает ему
возможность наиболее
полно сформировать свою
точку зрения

Различие в точках зрения
порождает конфликты

Способность более
комплексно посмотреть
на обсуждаемый вопрос

Все точки зрения
интегрируются в общее
решение

Вопросы воспринимаются как
угроза

Необходимо учиться
задавать вопросы,
искренне интересуясь
ответами на них

Участники мотивируют и
“вдохновляют” друг друга
различными вопросами

Нежелание фокусироваться на
обсуждаемом вопросе

Взаимоуважение и
понимание важности
восприятия деталей
точки зрения оратора

Каждый участник группы
старается активно слушать
выступающего

Многие избегают “щекотливых”
тем

Искренний и
неподдельный интерес
в достижении
качественного
результата

Каждый высказывается по
всем “сложным вопросам”

“Закулисное” обсуждение
значимых вопросов

Развитие привычки
активно отстаивать
свою рабочую позицию

Каждый участник группы
настроен отстаивать свою
позицию

Решение находят наиболее
“быстрые” участники и не
стараются донести ее
достоинства и недостатки до
всех участвующих

Желание доводить до
конца принятые
решения и доносить их
суть до всех участников

Проблема или задача не
считается решенной, пока
все не примут
обоснованную
аргументацию решения

Предполагается, что принятое
решение все участники
разделяют в равной степени

Способность
интегрировать все
высказанные детали в
единую, комплексную
точку зрения

Решение должно отразить
наиболее широкий спектр
интересов участвующих

В таблице 1.1 таблица 1.1 представлен список навыков, совершенствованием которых
должен заниматься каждый современный специалист, заинтересованный в успешном
развитии. Но помимо того, что этими навыками должны обладать участники групп,
принимающих решения, сами группы в совокупности не должны скатываться на
традиционные рельсы обсуждений (рис. 1.3 рис. 1.3). На первых порах таким группам
необходим фасилитатор – тот, кто владеет приемами, которые помогут преодолеть
сложившуюся “организационную инерцию”. Он побуждает участвовать в дискуссии,
способствует взаимопониманию, помогает искать решения, взращивает общую
ответственность за принятые решения. Об этих принципах мы поговорим немного

7

позже. Сейчас же отметим, что они составляют суть эффективной организации работ в
группах.

Рис. 1.3. 

Каждой группе на пути к достижению общего консенсуса по обсуждаемым вопросам
необходимо пройти через ряд стадий, которые способствуют достижению общего
взаимопонимания в группах.

Примером этих стадий являются:

Изложение всех точек зрения по обсуждаемому вопросу.
Выработка общей платформы взаимопонимания.
Выработка общих решений.
Завершение обсуждения.

Группа самостоятельно или с участием фасилитатора должна пройти через эти стадии.
Только тогда возможно реализовать воплощение теоретических выгод от
использования фасилитации в реальную практическую пользу для компании.

Актуальность и востребованность предмета фасилитации

Что же такое фасилитация?

Фасилитация (англ. facilitate – облегчать, помогать) – облегчение взаимодействия
внутри группы, процесс оказания помощи группе в выполнении задачи, решении
проблемы или достижении соглашения ко взаимному удовлетворению участников.

Для того чтобы разобраться с явлением фасилитации, рассматривать ее с какой-то
одной точки зрения не является методологически правильным. Как любое сложное
явление или понятие, его необходимо системно рассмотреть с нескольких точек
зрения. Рассмотрим его с точек зрения процесса и результата.

С точки зрения процесса:

Фасилитация – создание и последующее управление структурой группы и
внутригрупповыми процессами, снижающими возможные коммуникационные и
ментальные проблемы, с которыми люди сталкиваются в результате групповой
работы.

Фасилитация как результат должна фокусироваться на следующих аспектах:

8

Кристаллизация ожидания по результату работы группы.
В каком объеме должен быть достигнут результат.
Рабочий процесс, в котором должна участвовать вся группа, соблюдая заранее
установленные правила для всех участников.
“Групповая энергия”, движущаяся на возможностях, участвующих во встрече.
Физический и психологический комфорт участников группы.

Выстроенный процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой
работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их группового и
личного потенциала.

Фасилитация – одновременно процесс и группа навыков, позволяющих эффективно
организовать обсуждение сложной проблемы или спорной ситуации и без потерь
времени выполнить все пункты повестки собрания или совещания. Успешная
фасилитация включает в себя предварительную подготовку, планирование и
конструктивный подход.

Необходимо осознавать, что для запуска процесса фасилитации необходимо
предварительно изучить набор методов тренерской работы, проведения обсуждений
или корпоративного обучения, при которых фасилитатор должен занимать равную
позицию с участниками группы и помогать им самостоятельно находить ответы на
вопросы и/или осваивать необходимые навыки (рис. 1.4 рис. 1.4).

Рис. 1.4. 

В начале при запуске этого вида деятельности необходим сотрудник, который будет
играть роль фасилитатора. Позднее, если “ростки” фасилитации приживутся на
корпоративной почве, то значимость этой роли может уменьшиться.

9

На первых порах внедрения фасилитации сотрудник, исполняющий фасилитатора,
должен позиционировать себя максимально абстрагированным от активного участия в
групповом принятии решений, но при этом быть способен мотивировать участников к
самостоятельному поиску необходимых данных и предположений, обеспечивая более
эффективную обработку найденной информации, ускоряя процесс решения
поставленной задачи. Фасилитатор должен избегать привнесения личных оценок,
собственного мнения и пр. До сих пор остается спорным предположение о том, должен
ли фасилитатор глубоко разбираться в содержании предмета или задач, с которыми
работает группа.

Основная цель внедрения процесса фасилитации – решить конкретные бизнес-задачи:

Проанализировать проблемы.
Собрать идеи и предложения.
Уточнить суть задачи.
Найти варианты решения.
Спланировать необходимые действия и т. д.

Результат эффективного процесса фасилитации – зафиксированные решения и
предложения, которые в дальнейшем должны быть воплощены в конкретные действия.

При организации фасилитационных мероприятий необходимо помнить, что основная
цель фасилитации – повышение групповой эффективности. Именно групповой
эффективности, а не эффективности деятельности отдельных участников.

Если мы посмотрим на фасилитацию с точки зрения результата, то это прежде всего
помощь группе в том, чтобы стать лучше, за счет:

повышения качества принимаемых в группе решений;
повышения роли “групповой ответственности” принимаемых решений;
снижения общего времени реализации принятых решений;
улучшения коммуникационных отношений между участниками рабочих групп;
повышения личной удовлетворенности участников группы.

О личности и задачах фасилитатора мы поговорим позже, уделив этому описанию
отдельную главу, но сейчас стоит сказать о том, что в процессе фасилитации он должен
вносить свой вклад, реализуя следующее (рис. 1.5 рис. 1.5):

помогая группе в определении и понимании общих целей;
помогая участникам группы оценить их специфические потребности;
создавая процесс, который поможет участникам группы эффективно использовать
время для выработки необходимых решений;
управляя и направляя групповую дискуссию и поддерживая ее в нужном
состоянии и направлении;
делая записи, которые отражают идеи/комментарии/замечания участников
(чартрайтинг);
помогая группе понять закономерность ее процессов, и на основе этих

10