Управление проектами средствами Microsoft Project

Управление проектами средствами Microsoft Project

2-е издание, исправленное

Скороход С.В.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

Управление проектами средствами Microsoft Project/ С.В. Скороход - М.: Национальный Открытый
Университет “ИНТУИТ”, 2016

Курс предназначен для освоения основных этапов технологии управления проектами в среде
Microsoft Office Project 2007: планирование задач и ресурсов, анализ проекта и отслеживание хода его
выполнения. Последовательность тем соответствует последовательности этапов управления
проектами. Материалы тем содержат как теоретическую часть, так и лабораторные (практические)
занятия.
Даётся краткое описание теоретических основ сетевого и календарного планирования как
фундамента технологии автоматизированного управления проектами. Рассматриваются приёмы
составления плана проекта, описания его ресурсов, назначения ресурсов для выполнения задач.
Описаны подходы к различным способам анализа проекта: параметрический анализ, PERT-анализ,
анализ стоимости, критического пути, анализ рисков. Значительное внимание уделяется
выравниванию ресурсов с целью преодоления их перегруженности. Освещены приёмы
отслеживания, способы ввода фактических данных о ходе выполнения работ и анализа хода
выполнения. Рассмотрены варианты составления отчётности по проекту.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2009-2016
(c) Скороход С.В., 2009-2016

3

Введение

Цели, задачи и план курса. Основные понятия управления проектами. Обзор систем
управления проектами.

1.1. Основные понятия управления проектами

Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или
работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов
являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового
вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного
продукта и т.д.

Проект обладает определенными свойствами.

1. Проект всегда имеет четко определенную цель, которая выражается в получении

некоторого результата. Достижение этого результата означает успешное
завершение и окончание проекта. Например, для проекта строительства здания
результатом является само здание, принятое в эксплуатацию.

2. Проект имеет четко очерченное начало, которое совпадает с началом первой

работы, направленной на достижение поставленной цели. Начало может
задаваться директивно, либо рассчитываться в результате составления плана работ
по проекту.

3. Проект имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последней

работы, направленной на получение заданного результата. Как и начало, конец
проекта может задаваться директивно, или рассчитываться при составлении плана
работ. Например, для проекта строительства здания конец проекта совпадает с
датой акта сдачи/приемки его в эксплуатацию.

4. Проект исполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта,

менеджеры, исполнители. Помимо основной команды в нем могут участвовать
сторонние исполнители, команды и организации, которые привлекаются на
временной основе для выполнения отдельных работ.

5. При реализации проекта используются материальные ресурсы. Их номенклатура и

количество определяются характером проекта и входящих в него работ. Так при
строительстве дома используются песок, щебень, цемент, кирпич и т.п.

6. Проект имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости

израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда реализующей
его команды и прочих расходов, связанных с особенностями конкретных видов
работ.

7. Проект имеет ограничения трех видов.

Ограничения по бюджету устанавливают предельную стоимость всего
проекта или отдельных видов работ.
Ограничения по времени задают предельные сроки окончания либо всего
проекта, либо некоторых работ. Например, тестовые испытания должны
проводиться в присутствии представителя заказчика, который будет
присутствовать в заданный период времени.
Ограничения по ресурсам определяются ограниченным составом команды

4

или графиками поступления материальных ресурсов.

Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментами его начала и
завершения. Он делится на четыре фазы.

1. Концептуальная фаза. Включает формулирование целей, анализ инвестиционных

возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое
обоснование) и планирование проекта.

2. Фаза разработки проекта. Включает определение структуры работ и исполнителей,

построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектносметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и
поставщиками.

3. Фаза выполнения проекта. Включает работы по реализации проекта, в том числе

строительство, маркетинг, обучение персонала и т.п.

4. Фаза завершения проекта. Включает в общем случае приемочные испытания,

опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.

Результат проекта – это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в
ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут
выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное
средство, строительный объект, реализованная учебная программа,
реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д. Об
успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим
затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным,
экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управляемыми параметрами проекта являются:

1. объемы и виды работ;
2. стоимость, издержки, расходы по проекту;
3. временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы

выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;

4. ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе человеческие или

трудовые, финансовые, материально-технические, а также ограничения по
ресурсам;

5. качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и

прочее.

Задачами управления проекта являются:

1. определение цели проекта и проведение его обоснования;
2. создание структуры проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит

выполнить);

3. определение необходимых объемов и источников финансирования;
4. подбор команды исполнителей, подготовка и заключение контрактов со

сторонними исполнителями;

5. определение сроков выполнения проекта:

5

6. составление графика его реализации:
7. расчет необходимых для проекта материальных ресурсов, заключение контрактов

с поставщиками;

8. расчет сметы и бюджета проекта:
9. планирование и учет рисков;
10. обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Управление проектом – это процесс планирования, организации и управления
работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило,
в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

Управление проектом состоит из трех основных этапов:

1. формирование плана проекта,
2. контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,
3. завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и
имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация
плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта,
равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится
заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями,
подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения
проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от
первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план
перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение
определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и
прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки/сдачи
выполненных работ.

В настоящее время для автоматизированного управления проектами используется
методология сетевого планирования и управления. Эта методология была разработана
в 1956 г. специалистами фирм “Дюпон” и “Ремингтон Ред” М.Уолкером и Д.Келли для
проекта по модернизации заводов фирмы “Дюпон”. Впечатляющим результатом ее
использования является проектирование корпорацией “Локхид” ракетной системы
“Поларис” для оснащения подводных лодок ВМС США. В результате применения
методов сетевого планирования работы были выполнены на два года раньше
намеченного срока! Одним из примеров успешного применения этого метода в России
является восстановление храма Христа Спасителя в Москве.

Сетевое планирование и управление состоит из структурного и календарного
планирования и оперативного управления.

Структурное планирование заключается в разбиении проекта на этапы и работы,
оценки их длительности, определении последовательности их выполнения.
Результатом структурного планирования является сетевой график работ, который
используется для оптимизации проекта по длительности.

6

Календарное планирование заключается в составлении временной диаграммы работ и
распределении между работами трудовых ресурсов (исполнителей). Результатом
календарного планирования является диаграмма Ганта, графически отображающая
периоды выполнения работ на оси времени. На этом этапе может выполняться
оптимизация ресурсов и бюджета проекта.

Оперативное управление состоит в регулярном сопоставлении фактического графика
работ с плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об
изменении первоначального структурного или календарного плана.

1.2. Обзор систем управления проектами

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного
обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке.
Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления
проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

1. Стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management

Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI ).

2. Стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10006.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в
рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Системы управления проектами используются для решения следующих основных
задач.

1. Структуризация и описание состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и

доходов проекта.

2. Расчет расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся

ограничений.

3. Определение критических операций и резервов времени для исполнения других

операций проекта.

4. Расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени.
5. Расчет распределения во времени потребности проекта в основных материалах и

оборудовании.

6. Определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени

их плановой загрузки.

7. Анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации

проекта.

8. Определение вероятности успешного исполнения директивных показателей.
9. Ведение учета и анализ исполнения проекта.
10. Моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия

оптимальных решений.

11. Ведение архивов проекта.
12. Получение необходимой отчетности.

7

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько
систем управления проектами.

Microsoft Office Project 2007 – это комплексное решение корпорации Microsoft по
управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами
любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов:

1. MS Office Project Standart – пакет начального уровня для управления простыми

проектами;

2. MS Office Project Professional – пакет для профессионального управления

проектами любой сложности на любом уровне управления;

3. MS Office Project Server – серверный продукт, который используется для

взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными
проектами;

4. MS Office Project Web Access – веб-интерфейс MS Project, позволяющий

участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet
Explorer.

Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик
“Технологии управления Спайдер”) - пакет управления проектами, спроектированный
и разработанный с учетом практического опыта, потребностей, особенностей и
приоритетов Российского рынка. Этот пакет - единственная отечественная разработка
среди популярных в России систем управления проектами.

Данный пакет в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

1. встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и

стоимости работ;

2. возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов

проектов;

3. оптимизированная для российских условий организация групповой работы и

мультипроектного управления.

Программные продукты компании Primavera Inc:

1. Primavera Project Planner Professional – профессиональная версия, предназначенная

для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с
требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую
очередь этот пакет предназначен для использования в составе корпоративной
информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая
решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического
пути, выравнивания ресурсов, и других задач моделирования проектов, групп
проектов, портфелей и программ.

2. SureTrack Project Manager ориентирован на контроль выполнения небольших

проектов или фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно,
так и совместно с Project Planner в корпоративной системе управления проектами.

8

Open Plan (разработчик Welcom Software Technology, сейчас Deltek) обеспечивает
полномасштабное мультипроектное управление, планирование по методу критического
пути и оптимизацию использования ресурсов в масштабах предприятия. Может
эффективно использоваться на всех уровнях контроля и управления проектами – от
высшего руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных
подразделений и рядовых исполнителей.

Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции:

1. создавать оперативные планы проектов с учетом различных ограничений;
2. определять уровень приоритетности проектов;
3. задавать относительную степень важности проектов для распределения ресурсов;
4. минимизировать риски;
5. проводить анализ хода выполнения работ.

Welcom предлагает использовать профессиональную и “облегченную” версию
продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они
полностью интегрированы.

Для создания компьютерной модели проекта с использованием одной из упомянутых
систем, необходимо проделать следующие шаги.

1. Укрупненно описать проект – создать иерархическую структуру работ.
2. Задать, какие составляющие стоимости будут использованы для финансового

анализа и управления проектом.

3. Составить перечень операций (работ, задач) проекта и задать их характеристики.
4. Составить перечень ресурсов проекта и задать их характеристики,
5. Задать взаимосвязи (ограничения на порядок исполнения) операций проекта.
6. Назначить ресурсы на исполнение операций проекта.
7. Назначить стоимости операциям, ресурсам и назначениям проекта.
8. Задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций.
9. Составить расписание исполнения работ проекта с учетом всех ограничений.
10. Оптимизировать состав используемых ресурсов.
11. Определить бюджет и распределение во времени плановых затрат проекта.
12. Определить и промоделировать риски и неопределенности.
13. Определить необходимые резервы, стоимости и потребности в материалах для

исполнения запланированных показателей с заданной надежностью.

14. Представить плановую информацию руководству и исполнителям.

В процессе исполнения проекта данные системы позволяют.

1. Вести учет.
2. Анализировать отклонения исполнения от запланированного.
3. Прогнозировать будущие параметры проекта.
4. Моделировать управленческие воздействия.
5. Вести архивы проекта.

9

1.3. Контрольные вопросы

1. Что такое проект?
2. Какими свойствами обладает проект?
3. Что такое жизненный цикл проекта и каковы его фазы?
4. Что является результатом проекта?
5. Какие параметры проекта выступают в качестве управляемых?
6. Какие задачи решаются при управлении проектом?
7. Что понимается под управлением проектом и каковы его основные этапы?
8. Каковы составляющие сетевого планирования и управления?
9. Для решения каких задач используются системы управления проектами?
10. Какие системы управления проектами распространены на российском рынке

программного обеспечения?

11. Какие шаги следует проделать, чтобы создать компьютерную модель проекта?
12. Какие средства контроля исполнения проекта имеют системы управления

проектами?

10