Управление проектами с использованием Microsoft Project 2013

Управление проектами с использованием Microsoft
Project 2013

2-е издание, исправленное

Спиридонов О.В.
Васючкова Т.С.
Иванчева Н.А.
Держо М.А.
Пухначева Т.П.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

Управление проектами с использованием Microsoft Project 2013/ О.В. Спиридонов, Т.С. Васючкова ,
Н.А. Иванчева , М.А. Держо , Т.П. Пухначева - М.: Национальный Открытый Университет
“ИНТУИТ”, 2016

Курс о работе с Microsoft Project предназначен для руководителей всех уровней, менеджеров и
офисных сотрудников, государственных служащих, работающих в органах управления.
Microsoft Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования
и выполнения проекта. Project позволяет наилучшим образом спланировать выполнение проекта,
обеспечить оптимальное использование ресурсов, эффективно контролировать реализацию проекта,
решать множество других рутинных и трудоемких задач. Обучение проводится по оригинальной
авторской методике, подкрепленной соответствующими учебно-методическими материалами.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2014-2016
(c) Спиридонов О.В., Васючкова Т.С., Иванчева Н.А., Держо М.А., Пухначева Т.П., 2014-2016

3

Основы планирования

В лекции изучаются самые общие основы управления проектами и интерфейс Project.
Приведены определения основных понятий, используемых при разработке проектов в
Project, дано понятие “проектного треугольника. Рассмотрены основные элементы
интерфейс программы. Показаны способы выбора и настройки представлений проекта,
в том числе возможность работы в комбинированных представлениях. Рассмотрены
возможности выбора и настройки таблиц Project, в том числе, добавление и удаление
полей (столбцов). Рассмотрены особенности работы с файлами предыдущих версий
Project. Показаны особенности отмены выполненных действий и возврата отмененных.

Видео

1. Основы планирования

Теоретические основы управления проектами

Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом
планирования и выполнения проекта. Работа в Project требует от пользователей
знакомства с теорией управления проектами, знания основных терминов и понятий.
Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины
содержатся в руководстве по управлению проектами “Project Management Body of
Knowledge” (PMBOK), которое, по существу, является сводом профессиональных
знаний по управлению проектами. Само понятие “проект” широко используется в
повседневной жизни. В теории управления проектами этот термин является ключевым,
и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: “проект - это временное
предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или
результатов”. При этом термин временное означает, что у любого проекта обязательно
есть конкретные начало и завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели
проекта. Завершением следует считать также осознание того, что цели проекта не
будут или не могут быть достигнуты или исчезла необходимость в проекте.

Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени,
сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная
цель, и она является уникальной, выделены ресурсы и существуют временные рамки
для достижения цели.

Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у
проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции
выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как проекты
являются временными и уникальными.

Конечные цели проекта и операционной деятельности различаются. Задача проекта –
достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная
деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса.
Особенность проекта заключается в том, что он завершается после выполнения

4

поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и
продолжают выполняться.

Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть
проведены в рамках обычной деятельности организации. Таким образом, проекты
часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана
организации.

Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное
достижение целей проекта в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, с
заданным качеством.

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к
операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.
Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов
управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и
управления, завершения.

В управление проектом входит:

определение требований;
установка четких и достижимых целей;
уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени
и стоимости;
коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и
ожиданиями различных участников проекта.

Таким образом, управление проектом состоит в планировании, организации и
управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии
реализации проекта.

Основы планирования

Составляющие проектного плана

План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах
задач, ресурсов, сроков, затрат.

Задача - деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения
определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится
любой проект, они представляют работу, которую нужно выполнить для достижения
поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической
последовательностью, а каждая задача - длительностью и требованиями к ресурсам.

Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач
необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между

5

собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)

Суммарная задача – состоит из нескольких задач. Результат суммарной задачи
обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в нее. Суммарная задача может
содержать в себе как задачи, так и другие суммарные задачи.

Веха – опорная точка, отмечающая важное событие в проекте и используемая для
контроля выполнения проекта. Любая задача с нулевой длительностью автоматически
отображается как веха. Однако имеется возможность отметить как веху любую задачу
с произвольной длительностью. Как правило, веха используется для обозначения
окончания основных этапов проекта.

Ресурсы – исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения
задачи.

Назначение – связь конкретной задачи с ресурсами, выделенными для ее выполнения.

Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд
проблем планирования:

определить конкретных сотрудников, ответственных за выполнение задачи, этапа
и т.д.;
контролировать объем работы, произведенной сотрудниками или оборудованием,
назначенными на задачу, или контролировать объем материалов, использованных
для выполнения задачи;
составлять более гибкое расписание задач;
перераспределять ресурсы для оптимизации загрузки персонала (сотрудников) и
оборудования;
произвести расчет времени, необходимого для выполнения задач, стоимость
использования ресурсов для выполнения задач, для выполнения всего проекта.

Трудозатраты – объем работ (в единицах рабочего времени) необходимый ресурсу
(исполнителю) для выполнения задачи.

Длительность задачи – время, которое запланировано для работы над задачей.

Трудозатраты отличаются от длительности задачи. Ресурсу может потребоваться 24
часа на выполнение задачи, а длительность задачи – 8 часов. Это означает, что на
выполнение данной задачи необходимо назначить не менее трех исполнителей.

После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать,
как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.

Зависимости и связи – определяют логику связи одной задачи с другой, показывая, как
одна задача влияет на другую. Например, задача №2 начинается только тогда, когда
закончится задача №1, или задача №1 и задача №2 начинаются обязательно в одно
время.

6

Проектный треугольник

Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках
временных и бюджетных ограничений. Какое влияние оказывают ограничения на
планирование проекта? Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта
или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение
отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на
выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к
уровню качества.

Такие важные параметры проекта как содержание проекта, время и стоимость связаны
между собой. Изменение значения одного из них вызывает изменение значений двух
других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или)
длительность. Совокупность указанных параметров называют тройным ограничением
или проектным треугольником. Это одна из простых моделей, показывающая
взаимозависимость характеристик проекта.

Тройное ограничение необходимо учитывать при согласовании разнообразных
требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих
трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт,
услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, в установленное время, в
пределах установленного бюджета.

Планирование проекта в Project

Процесс планирования в среде Project имеет свою специфику. После того как
определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание
основных этапов, создается план проекта; далее необходимо ввести и структурировать
список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости
между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и
материалов, назначить ресурсы на задачи. На основе введенной информации Project
создает расписание. Созданное таким образом расписание можно настраивать и
оптимизировать.

Начало работы с Project

Интерфейс программы

При первом запуске Project отображается начальный экран программы (рис. 1.1).

7

Рис. 1.1.  Окно Project 2013 при первом запуске

Нажав кнопку Начать, можно знакомиться с основными шагами создания проекта. Но
можно щелкнуть по ссылке Пропустить заставку (см. рис. 1.1) для того, чтобы сначала
изучить основные элементы окна программы.

Следует иметь в виду, что в последующем при запуске Project будет автоматически
отображаться список последних открытых файлов и шаблоны для создания проектов
(рис. 1.2).

Рис. 1.2.  Начальный экран Project 2013

8

Впрочем, при желании можно изменить параметры открытия Project.

Основные элементы интерфейса Project представлены на рис. 1.3.

Рис. 1.3.  Окно Project

Интерфейс Project 2013 является дальнейшим развитием пользовательского
интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office
2007.

Главный элемент пользовательского интерфейса Project 2013 представляет собой
ленту, которая идет вдоль верхней части окна (см. рис. 1.3). С помощью ленты можно
быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки,
раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в
логические группы, собранные на вкладках. Удалить ленту невозможно, однако, ее
можно скрыть (свернуть). Для скрытия ленты следует щелкнуть по направленной вверх
стрелке, расположенной в правом нижнем углу ленты (см. рис. 1.3).

В результате лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.4).

9

Рис. 1.4.  Окно Project со свернутой лентой

Ленту можно свернуть и иначе. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши в
любом месте ленты и в контекстном меню выбрать команду Свернуть ленту.

Чтобы быстро свернуть ленту, можно дважды щелкнуть мышью по названию активной
вкладки. При свернутой ленте двойной щелчок по названию вкладки разворачивает
ленту. Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию
клавиш Ctrl + F1.

Для использования ленты в свернутом состоянии необходимо щелкнуть по названию
нужной вкладки, а затем выбрать параметр или команду, которую следует
использовать. Например, при свернутой ленте можно выделить текст, щелкнуть
вкладку Задача и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора
размера шрифта лента снова свернется.

Следует обратить внимание, что все действия с лентой производятся в окне текущего
документа.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем меньше ширина, тем менее подробно
отображаются элементы вкладки. Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты,
все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по стрелке кнопки названия группы,
и будут отображены все элементы группы.

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Файл, Задача, Ресурс,
Отчет, Проект, Вид, Формат.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Следует обратить внимание, что вкладка Формат является контекстно-зависимой: ее
содержание зависит от типа объекта, с которым производится работа в текущий

10