Документоведение. Часть 2

 

 
 
 
 
 
 
 

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ 

 

Практикум 

 

 

 
 

Часть 2 

 
 
 
 
 
 

Липецк-2020 

 

 

 

Министерство просвещения Российской Федерации 

Федеральное государственное бюджетное образовательное  

учреждение высшего образования 

“Липецкий государственный педагогический университет  

имени П.П. Семенова-Тян-Шанского” 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ 

 

 

Практикум  

 

Часть 2 

 
 
 
 
 
 
 

 

Липецк-2020 

 

 

            Документоведение: 
практикум. 
– 
Липецк: 
ЛГПУ 
имени  

П.П. Семенова-Тян-Шанского, 2020. – Ч. 2. – 50 с. 
Составитель С.В. Мицук 
 

 
Настоящий 
практикум 
содержит 
десять 
лабораторных 
работ 
и  

контрольную работу по основам документоведения и делопроизводства. 

Практикум 
предназначен 
бакалаврам 
по 
направлениям 
10.03.01 

«Информационная безопасность» и 09.03.01 «Информатика и вычислительная 
техника» при усвоении дисциплин “Документоведение”, “Документоведение, 
стандартизация 
и 
техническая 
документация”, 
“Защита 
и 
обработка 

конфиденциальных 
документов”, 
“Компьютерные 
технологии 
в 

делопроизводстве”, а также может быть использовано при изучении курсов по 
выбору, связанных с автоматизированной обработкой документов. 

УДК 651.7/9 
ББК 60.844 
Д 638 

 

Рецензенты: 

Малыш В.Н., доктор технических наук, 

профессор  кафедры гуманитарных и естественнонаучных дисциплин 
РАНХиГС при Президенте Российской Федерации (Липецкий филиал); 

 

Скуднев Д.М., кандидат технических наук, доцент кафедры информатики, 

информационных технологий и защиты информации  ЛГПУ имени  

П.П. Семенова-Тян-Шанского. 

 
 

 Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования «ЛГПУ имени  
П.П. Семенова-Тян-Шанского», 2020 
 С.В. Мицук, 2020

 

УДК 651.7/9 
ББК 60.844
Д 638

Рекомендовано к печати кафедрой 
информатики, информационных  
технологий и защиты информации 
“ЛГПУ имени П.П. Семенова-Тян-Шанского”
Протокол № 2от 14.09.2020 г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Предисловие……………………………………………………………….......................
4

Работа № 1. Оформление деловых писем………….......................................................
5

Работа № 2. Информационно-справочные документы (часть 1)……………………..
8

Работа № 3. Организационные документы……………………………………………...
15

Работа № 4. Информационно-справочные документы (часть 2)…….............................
23

Работа № 5. Оформление дел………………………………………….............................
26

Работа № 6. Организационно-распорядительные документы ……….............................
31

Работа № 7. Распорядительные документы ……………………………………………
35

Работа № 8. Документирование управленческой ситуации …..……............................
39

Работа № 9. Регистрация документов в автоматизированной системе ……………...
39

Работа № 10. Составление отчетов в автоматизированной системе.………………...
47

Контрольная работа……………………………………………………….......................
48

Список литературы………………………………………………………………………
49

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРЕДИСЛОВИЕ 

 

Практикум по документоведению подготовлен на основе действующих 

общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности. 

Издание  рассчитано в первую очередь на студентов высших учебных за
ведений при изучении дисциплин “Документоведение”, “Делопроизводство”, 
“Защита и обработка конфиденциальных документов”. Оно предназначено для 
оказания помощи студентам при подготовке и выполнении ими лабораторного 
практикума по основам документоведения. Предполагается, что данный раздел 
является дополнительным при изучении дисциплины “Защита и обработка 
конфиденциальных документов” студентами направления 10.03.01 “Информационная безопасность”.   

В практикуме приводятся правила оформления основных видов официаль
ных организационно-распорядительных документов, для некоторых документов приводятся конкретные примеры. Контрольные вопросы к лабораторным 
работам затрагивают нюансы оформления отдельных реквизитов, знание которых позволяет избежать ошибок при оформлении документов. 

Практикум может представлять интерес также для руководителей и со
трудников предприятий, ответственных за организацию документационного 
обеспечения управленческой деятельности: секретарей-референтов, работников 
канцелярий, управлений делами, общих и организационных отделов, ведомственных архивов.  

 

 
 

 

 

Лабораторная работа № 1 

Оформление деловых писем 

 

Практическое задание: 
 

Подготовить деловые письма по следующей ситуации: 

компания ПАО «Интеркурс» осуществляет поставку компьютеров предприятиям города Воронежа, устанавливая на реализуемые машины операционную систему Windows Vista. ООО «Тетта» приобрела 30 компьютеров у вышеуказанной компании и установила, что все они являются неработоспособными, поскольку установленное оборудование не соответствует системным требованиям. 

Необходимо составить: 
1) рекламное письмо компании ПАО «Интеркурс»;  
2) письмо-запрос на поставку компьютеров ООО «Тетта»;  
3) письмо-сообщение фирмы ООО «Тетта» о выявленных недоработках и 

ответ на него. 

 

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо
просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ) [1]. 

При составлении писем-ответов должны соблюдаться определенные тре
бования: в тексте письма-ответа следует использовать те же обороты, которые 
автор использовал в письме-сообщении. Для этого необходимо, чтобы письмосообщение было составлено грамотно с точки зрения русского языка. Если же 
автор письма-сообщения допустил ошибки при составлении текста, то ошибки 
переносить в письмо-ответ, конечно, не рекомендуется. В тексте письма-ответа 
не следует вставлять ссылку на поступившее письмо. Для этого существует отдельно оформляемый реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа". В нём и отражаются сведения о письме-сообщении.  

Отрицательный ответ необходимо обосновать, поэтому письмо-отказ целе
сообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату, какие условия необходимо выполнить для получения положительного ответа на просьбу или запрос, а также, 
к кому можно обратиться для эффективного решения. 

 
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения ка
ких-либо официальных сведений или документов. [1] 

Письмо-запрос содержит обоснование необходимости предоставления до
полнительных документов и сведений. В таком письме могут содержаться 
ссылки на другие документы и нормативные акты. Запрашиваемые сведения 

должны соответствовать функциональной деятельности организации – автора 
запроса. 

Письмо-запрос чаще всего подписывается руководителем организации. 

Письмо-запрос требует письма-ответа.  

 

 

Письмо-сообщение – служебное письмо, информирующее адресата о ка
ких-либо событиях, фактах, представляющих для адресата служебный или 
коммерческий интерес. 

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на 

письмо-просьбу или письмо-запрос. Письмо-сообщение обычно имеет небольшое по объему содержание, отражающее суть информационного сообщения. 

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно 

с изложения сообщаемой информации: "Сообщаем Вам, что…", "Доводим до 
Вашего сведения, что…", "Считаем необходимым поставить Вас в известность 
о…". 

Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наимено
вание организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, 
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на 
учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе [2]. 

При оформлении деловой переписки необходимо учитывать, чтобы в каж
дом следующем письме правильно был оформлен реквизит “ссылка на регистрационный номер и дату документа”. В этом реквизите должны быть указаны 
дата и номер документа, на который даётся ответ. Регистрационные номера документов из разных организаций должны иметь различную нумерацию. Нумерация должна соответствовать хронологической последовательности деловой 
переписки. То есть номер документа, оформленного в более позднюю дату, 
должен иметь больший порядковый номер. 

Не следует путать реквизит “Подпись” и собственно личную подпись. 

Личная подпись – составной элемент реквизита “Подпись”, оформляется рукописным способом и располагается на одном уровне с другими элементами реквизита “Подпись”,  а именно – с наименованием должности и расшифровкой 
подписи. Расшифровка подписи включает в себя имя, отчество и фамилию. 
Инициалы указываются перед фамилией согласно государственному стандарту 
ГОСТ Р 6.30-2003. 

 

Закрытое акционерное общество

«ГЕРМЕС»

Ул. Ореховая, д.12, Москва, 118419

Тел.: (095) 957-21-01 (многоканальный)

Факс: (095) 234-19-82

http://www.germes1.ru; e-mail: info@germes.ru

ОКПО 29903912, ОГРН 1037839260427

ИНН/КПП 7714005824/772501001

12.08.2020
№ 804

На №  01-19/680 от 10.08.2020

О переводе на новую версию АСДОУ
«Документооборот»

Генеральному директору

ОАО «Электроцентробзор»

Д.М. Снежинскому

Уважаемый Дмитрий Михайлович!

Сообщаем Вам, что перевод на новую версию АСДОУ «Документооборот» 9.3.1

может быть осуществлен в удобное для Вас время в период с 17 по 21 августа 2020 г.

Генеральный директор          
Е.М. Корнеенко

Е.М. Каменецкая
956-11-21

 

Лабораторная работа № 2 

Информационно-справочные документы 

 

Практическое задание: 
 

 1) Набрать следующие документы в соответствии с правилами оформления 

реквизитов: 

 – заявление о приеме Вас на работу (с указанием должности) в ОАО 

“ЮКАС”; 

 – докладную записку о командировании Вас в ОАО “ЮКАС” для изучения 

новейших программных продуктов в области защиты информации; 

 – представление о назначении Вас на должность специалиста по защите 

информации, содержащее всю указанную в тексте работы информацию; 

3) добавить реквизиты: 
 – в заявление – отметку о наличии двух приложений и резолюцию; 
 – в представление – гриф согласования документа. 
  
 
  
Заявление – документ, содержащий просьбу физического или должност
ного лица организации или другому должностному лицу [3]. 

Заявления делятся на две основные группы:  

 кадровые заявления (о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об 

увольнении);  

 сообщения о недостатках, нарушениях в работе организаций или отдель
ных должностных лиц. 

В заявлениях второй группы не указывается нарушения прав и интересов 

граждан, а речь идёт именно о нарушении в функционировании должностных 
лиц. И это главный критерий отличия заявления от жалобы. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).  

Заявление оформляется на листе бумаги формата А4.  

Текст любого заявления принято начинать с сути обращения (прошу предо
ставить..., прошу проверить ...). После этого указывают детали данного обращения: факты, даты, цифровые доказательства. Заявление излагается в свободной форме. После текста заявления при необходимости указывают приложения 
(например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об 
образовании, характеристика). 

Заявление подписывается автором.  Если автор является физическим, а не 

должностным лицом, то наименование должности в реквизите “Подпись” не 
указывается.  Решение руководства организации или структурного подразделения оформляется в виде резолюции.  

Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному 

составу или другого документа письма автору о принятии решения, приказа о 
проведении проверки.  

Указание должностному лицу может содержаться и непосредственно в рек
визите “Резолюция”. В этом случае указывается конкретное действие, которое 
должен выполнить руководитель структурного подразделения для решения вопроса.  

Например:     Заведующему кафедрой МИИТ 
 
 
 
С.Г. Платонову 
Рассмотреть возможность  
использования оборудования  
в учебном процессе до 12.12.2019 
Ректор 
НГГУ           
Р.Б. Ковалев 

10.12.2019 
 

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида 

документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или 
адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не 
являющимся сотрудником организации), подпись [2]. 

Ниже приведены два варианта оформления заявления: 1-й вариант исполь
зуется при оформлении заявления автоматизированным способом, 2-й вариант 
больше подходит для рукописного оформления (наиболее часто встречающийся вариант). Во втором случае возможно написание слова “заявление.” строчными буквами с постановкой в конце слова точки. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вариант заявления №1  

Управление производства и внедрения 

информационных систем

ЗАЯВЛЕНИЕ

23.04.2020
№ 12

О предоставлении отпуска

Генеральному директору

В.В. Петрову 

Прошу предоставить  мне очередной оплачиваемый отпуск в период 

с 05.10.2020 по 11.10.2020.

Ведущий специалист                   
Д.А. Рубинов

 

Вариант заявления №2  

Генеральному директору
В.В. Петрову

эксперта технического отдела
Рубинова Дмитрия Алексеевича
Ул. Ленина, д.223, кв. 38, г. Липецк
тел. 8-905-6556324

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить  мне очередной оплачиваемый отпуск в период 

с 05.10.2020 по 11.10.2020.

Д.А. Рубинов

23.04.2020