Работа с офисными продуктами

Работа с офисными 
продуктами 

Спиридонов О. В.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”

Работа с офисными продуктами

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2015

2

Работа с офисными продуктами/ О.В. Спиридонов - М.: Национальный Открытый Университет
“ИНТУИТ”, 2015

В курсе рассказывается, как написать заявление или составить другой документ, написать статью или
даже книгу, как вести простой учет доходов и расходов с помощью электронных таблиц, как сделать
презентацию или семейный альбом.
Изложение ориентировано на неподготовленного человека, который только начинает пользоваться
компьютером. Курс посвящен изучению приемов работы с основными офисными продуктами –
текстовым редактором, электронной таблицей и программой для создания презентаций. В курсе с
помощью простых практических советов закладываются основы для дальнейшего самостоятельного
освоения популярных офисных программ.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2015
(c) О.В. Спиридонов, 2015

3

Знакомство с Microsoft Office

Представлены основные элементы интерфейса. Особое внимание обращено на ленту.
Показаны возможность скрытия и отображения ленты, особенности отображения
ленты при различных размерах окна. Рассмотрены вкладки основных компонентов
Microsoft Office 2010, приведены ситуации отображения контекстных вкладок.
Описаны способы работы с элементами управления: кнопками, списками и др.
Показаны возможности настройки панели быстрого доступа. Представлена минипанель инструментов. Рассмотрена работа с файлами в приложениях Microsoft Office
2010. Подробно описаны способы выделения фрагментов документа. Показана
возможность отмены выполненных и возврата отмененных действий.

Видео

Интерфейс Microsoft Office 2010. Общая информация

Лента

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2010 представляет
собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо
традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).

Рис. 1.1.  Лента

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы
управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды
упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения
Microsoft Word нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно

4

скрыть (свернуть).

Нажмите кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий
вкладок (рис. 1.2).

Рис. 1.2.  Сворачивание ленты

Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.2).

Рис. 1.3.  Окно со свернутой лентой

Ленту можно свернуть и иначе.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).
В контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной
вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать.
Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Word, щелкнуть

5

вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора
размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для
восстановления ленты дважды щелкните вкладку.

Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl
+ F1.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее
отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки
Главная при различной ширине окна.

Рис. 1.4.  Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024 точки

Рис. 1.5.  Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек

Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны.
Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы (рис. 1.6), и
будут отображены все элементы группы.

6

Рис. 1.6.  Отображение скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна
800 точек

При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок
перестают отображаться.

7

Рис. 1.7.  Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна

То же происходит и при существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна
(рис. 1.8).

Рис. 1.8.  Скрытие ленты и вкладок при уменьшении высоты окна

При увеличении размера окна лента автоматический появляется снова.

Вкладки

По умолчанию в окне отображается восемь постоянных вкладок: Файл, Главная,
Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная,
которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут
понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать
и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки
параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в
документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить еще одну постоянную вкладку: Разработчик.

Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в
другой режим, например, Удаление фона (рис. 1.9).

8

Рис. 1.9.  Отображение вкладок в режиме Удаление фона

Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с
таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при
переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на
него курсора.

Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис.
1.10).

Рис. 1.10.  Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с
таблицами появляются вкладки Конструктор и Макет (рис. 1.11).

Рис. 1.11.  Контекстные вкладки для работы с таблицами

При снятии выделения или перемещения курсора контекстная вкладка автоматически
скрывается.

9

Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.

Элементы управления

Элементы управления на лентах и вкладках объединены в группы, связанные с видом
выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с
буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев,
работы со стилями и редактирования (см. рис. 1.1).

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки,
раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.

Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, кнопка
Полужирный группы Шрифт вкладки Главная устанавливает полужирное начертание
шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 1.12).

Рис. 1.12.  Использование обычной кнопки

В некоторых случаях после нажатия кнопки вызывает диалоговое окно.

Обычно кнопки работают в режиме переключателей. То есть, для того чтобы
отказаться от назначенного кнопке действия надо еще раз нажать на нее. Например,
для отказа от полужирного начертания надо нажать на кнопку Полужирный группы
Шрифт вкладки Главная.

Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой части. При щелчке по стрелке
открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или
параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для
повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть
по стрелке кнопки Подчеркнутый группы Шрифт вкладки Главная и выбрать способ
подчеркивания (рис. 1.13). Чтобы еще раз назначить такое же подчеркивание, не нужно
щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке.

10