Деловая корреспонденция на английском языке. = Business Correspondence in English

Т.Г. Бортникова 
И.Е. Ильина 
С.А. Лычаная 
 
 
 
ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ  
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ 
 
BUSINESS CORRESPONDENCE 
IN ENGLISH 
 
 
Учебное пособие 
 
2-е издание, стереотипное 
 
 
Допущено Учебно-методическим объединением  
по направлениям педагогического образования  
в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений,  
обучающихся по направлению 540300 «Филологическое образование» 
 
 
 
 
 
 
 
 
Москва 
Издательство «ФЛИНТА» 
2024 

УДК 651.75+811.111(075.8) 
ББК  60.841+81.432.1я73 
 Б83 

Р е ц е н з е н т ы: 
доктор филологических наук, профессор 
Марина Николаевна Макеева; 
Доктор педагогических наук, доцент 
Михаил Владимирович Воропаев 

Бортникова Т.Г. 
Б83       Деловая корреспонденция на английском языке. = Business 

Correspondence in English : учеб. пособие / Т.Г. Бортникова, 
И.Е. Ильина, С.А. Лычаная. – 2-е изд., стер. – Москва : 
ФЛИНТА, 2024. – 128 с. – ISBN 978-5-9765-4905-0. – Текст : 
электронный. 

Пособие включает образцы аутентичных деловых писем 
по проблемам, связанным с ведением деловых контактов, 
различного рода задания для освоения основ переписки в сфе- 
ре бизнеса и упражнения-тренинги для обсуждения вопросов, 
затронутых в данных образцах. 
Для студентов высших учебных заведений, обучающихся 
по направлению 540300 – «Экономика». 

УДК 651.75+811.111(075.8) 
ББК  60.841+81.432.1я73 

ISBN 978-5-9765-4905-0 
    © Бортникова Т.Г., Ильина И.Е., 
Лычаная С.А., 2022 
© Издательство «ФЛИНТА», 2022 

CONTENT 

Предисловие ........................................................................... 
4 

Unit 1. Commercial Letter and its Parts. Letter Layout ......... 5 

Unit 2. Commercial Letter and its Parts. Business Trip .............. 
16 

Unit 3. Referring. Giving News. Holiday Time ....................... 28 

Unit 4. Request. Telexes .......................................................... 
37 

Unit 5. Complaints and their Adjustment ................................ 
47 

Unit 6. Personal Business Letters ............................................ 
58 

Unit 7. Informal Business Letters. Credit Check ..................... 
69 

Unit 8. Revision and Consolidation ......................................... 
78 

Additional Tasks ...................................................................... 
87 

Предисловие 
 
Специальная направленность данного учебного пособия – 
приобретение практических знаний по подготовке и оформле- 
нию деловых писем. Курс рассчитан на студентов-документо- 
ведов (специальность «Документоведение и документационное 
обеспечение управления» – 0613000) и поэтому содержит 
дополнительные практические задания для зачета (Additional 
Tasks). Однако книга может использоваться и студентами, 
изучающими различные разделы экономики, а также предпри- 
нимателями, которые связаны с зарубежными партнерами. 
Структура пособия отвечает этой задаче, потому что может 
служить как для поэтапного приема отработки материала, так и 
выполнять функции справочного характера. 
Пособие ориентировано на изучение деловой корреспонденции и разбито на несколько разделов. Каждый из них содержит 
общие сведения, письма-образцы с заданиями для их разбора и 
дискуссии. Обсуждение коммерческих проблем на английском 
языке – необходимый элемент работы при изучении материала 
данного курса. Каждый раздел включает правила для составле- 
ния и оформления писем, а также упражнения, направленные на 
освоение и отработку лексики с одновременным приобретением 
навыков деловой переписки. Завершением каждого блока явля- 
ются творческие задания – самостоятельное составление ответов 
на предложенные письма или написание деловых писем соглас- 
но данным, заключенным в служебных бумагах (служебных 
записках, распоряжениях и т.п.).  

UNIT 1. Commercial Letter and its Parts. 
Letter Layout 
 

1A. Study section: letter layout, the date, opening / closing a 

letter, subject headings 
 
1.1. Letter layout 
 
Look at these two letters. 
► 1. What can you notice about the layout of the paragraphs? 

2. Is there any punctuation in the addresses? 
3. What differences are there between the two letters? 

 

 
 

                              INTERCITY BANK Plc 
 
58 Jalan Thamrin  •  Jakarta  •  Indonesia 
Telephone 378012  •  Telex 6753 
 
Prapatan Office Supplies 
7 Jalan Prapatan 
Jakarta 

Your ref: 
Our ref: PL/da/247 
 
12 January 2021 
 

Dear Sirs 
 
We are expanding our offices in Jakarta and we will need extra desks, lights, 
chairs and filing cabinets. 
 
Please send us your catalogue with your prices, sizes and colours for these 
items. 
 
Yours faithfully 
 

Peter long 

 
Mr. Peter Long 
Manager 

INTERCITY BANK Plc 
 
58 Jalan Thamrin  •  Jakarta  •  Indonesia 
Telephone 378012  •  Telex 6753 
 
 

Mr. S Basuki 
Jakarta Furnishings 
7 Jalan Arjuna 
Jakarta 

Your ref: 
Our ref: PL/fh/246 
 
 
12 January 2021 

 
Dear Mr. Basuki 
 
Office furniture 
 
We are expanding our offices in Jakarta and we will need extra desks, lights, 
chairs and filing cabinets. 

 

Please send us your catalogue with your prices, sizes and colours for these 
items. 

 

Yours sincerely 
 

Susan Woods 

 
pp. Mr Peter Long 
Manager 
 
 
pp - in the place of 
 

1.2. Block style 
 
There are many ways to lay out a business letter. The letters 
from Intercity Bank are examples of a modern way, called 
‘block style’. Notice: 
- the name and address of the addressee are at the top on the left 

(The addressee is the person you are writing to.) 

- the date is on the right 
- there is no punctuation in the address or after ‘Yours faithfully / 

sincerely’ or ‘Dear...’ 

- the paragraphs start at the margin and there are line spaces 

between them 

- the writer’s name and title are under the signature. 
In this book, you will also see some other ways of laying out 
business letters, but ‘block style’ is the most useful to learn 
because it is accepted everywhere. 
 
1.3. The date 
 
Be careful with the date! In Britain, they write the day first, but in 
the United States they write the month first. This means that 

10 06 04 

is the tenth of June in Britain but in the United States it is the 
sixth of October! So write the date like this: 

10 June 2021 

and then everybody will know what you mean. Remember to use 
a capital letter for the month. You do not have to write th, rd, nd 
or st after the day. 
 
► How would you write these dates in a letter? 
a) Jan. 16th, 2021 
c) 6/11/04 (UK) 
e) 21.1.03 

b) 23rd March 2021 
d) 09-07-04 (USA) 
f) 04.08.03 (USA) 
 

1.4. Dear ... / Yours ... 
 
Here are some ways to open a letter. 
 
Dear Sirs 
- to a company 

Dear Sir 
- to a man if you do not know his name 

Dear Madam 
- to a woman if you do not know her name 

Dear Mr Smith 
- to a man 

Dear Mrs Smith 
- to a married woman 

Dear Miss Smith 
- to an unmarried woman 

Dear Ms Smith 
- to a married or unmarried woman 

Dear John 
- to a friend or someone you know well 

 
Note: It is wrong to open a letter with ‘Dear Mr. John’ or ‘Dear Mr. 
John Smith’. 
The way you close a letter depends on how you open it. 
 

Dear Sirs / Sir / Madam 
- Yours faithfully 

Dear Mr / Mrs / Miss / Ms Smith 
- Yours sincerely 

Dear John 
- Best wishes 

 
► 1. Join these openings to the right ending 
 
a) Mrs. Wilson 
 
b) Dear Madam 
 
c) Dear Ms Hemsuchi 
 
d) Dear Susanna 
 
e) Dear Mr. Gonzalez 
 

Best wishes 
Peter 
Peter 

Yours faithfully 
Richard Sanders 
Richard Sanders 

2. Now put in the missing openings and closings. 
 
a) The Manager 
Fuchi Bank 
Tokyo 
Dear___________ 
Yours___________ 
 

c) Ms B Carrillo 
Restaurante ‘Bien Padre’ 
Guadalajara 
Dear___________ 
Yours___________ 
 

e) Trufit Shoe Co. 
841 Pacific St 
Los Angeles 
______________ 
______________ 

 
b) 
d) The Manageress 
Bells Supermarket 
76 Oxford Road 
Bath BA2 5HD 
Dear John __________ 
__________________ 
 

f) Mrs H Cheng 
5 Hatton Road 
Hong Kong 
____________ 
____________ 
 

 
1.5. Practice 
 
There are ten mistakes in this letter. Can you find them? Write out 
the letter correctly, in ‘block style’. 
 
 

Island World Holidays                                         181 North Street 

London W1M 2FW 
Tel. 01-676 7095 

 

Miss Margareta Lindell, 

Slottsberget 26, 

Göteborg 41803, 

Sweden. 

 
Your ref 
Our ref FH/ts 
 
Dear Sir 
 

Thank you for your letter of the nineteenth of May twenty hundred and four. 

 

I have pleasure in sending you our brochure with details of all our holidays. 

 

I look forward to hearing from you. 
 
2021, may 21st. 
 

Best wishes 
Sales Manager 
Fred Henderson 
Fred Henderson 
 

 
 
1.6. Subject headings 
 
The letter to Jakarta Furnishings (1.1) has a heading, Office 
furniture. This says what the letter is about. It will help Mr. Basuki 
give the letter to the right person. Often, when we put a heading we 
then use the word above or above-mentioned, like this: 
 
 
Dear Mr. Chang 
 
Order No. 239 
 
The above-mentioned order of books has now arrived. 
 
Please can you come and collect it as soon as possible. 
 
Yours sincerely 
 

Mr. Michael Paine 

 
Mr. Michael Paine 
Sub-Manager