OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org Calc

2-е издание, исправленное

Спиридонов О.В.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

OpenOffice.org Calc/ О.В. Спиридонов - М.: Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”, 2016

OpenOffice.org Calc — табличный процессор, входящий в состав OpenOffice.org. Является свободным
программным обеспечением, доступным любому пользователю. Применяется для создания и
оформления таблиц, вычислений, обработки и анализа данных, построения диаграмм. Курс
предназначен для офисных сотрудников всех специальностей (руководители, менеджеры, секретари,
бухгалтеры и др.), студентов и учащихся. Обучение проводится по оригинальной авторской
методике, подкрепленной соответствующими учебно-методическими материалами.
Курс начинается со знакомства с интерфейсом OpenOffice.org Calc. Показаны основные элементы
интерфейса и приемы работы с ними. Рассмотрены способы работы с файловой системой, обращено
внимание на формат файлов OpenOffice.org Calc, показано преобразование файлов в другие форматы
и наоборот. Изучаются общие вопросы работы с документами и листами: выбор режимов просмотра,
перемещение, выделение фрагментов. Рассмотрены основные способы ввода и редактирования
данных, создания таблиц. Существенная часть курса посвящена вычислениям в OpenOffice.org Calc.
Рассмотрены общие вопросы работы с формулами и организации вычислений, а также использование
основных функций. Большое внимание уделено оформлению таблиц. Рассмотрено использование
числовых форматов, в том числе создание личных форматов. Представлены основные способы
форматирования ячеек и таблиц. Показаны возможности условного форматирования, использования
в оформлении стилей. Рассмотрены процедуры сортировки данных, в том числе многоуровневой,
отбора данных с использованием автофильтров и стандартных фильтров. Рассмотрена возможность
вычислений с использованием промежуточных и общих итогов. В курсе рассмотрена работа с
примечаниями, рассмотрены особенности совместной работы с документами в режиме записи
исправлений. Показаны основы защиты информации от несанкционированного просмотра и
изменения. Подробно описано создание диаграмм различного вида, их изменение, настройка и
оформление. Изучается установка параметров страниц, в том числе с использованием стилей,
подготовка к печати и настройка параметров печати документа.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2011-2016
(c) Спиридонов О.В., 2011-2016

3

Основы работы с OpenOffice.org Calc

Лекция знакомит пользователя с OpenOffice.org. Приведены аппаратные требования
для установки OpenOffice.org. Представлены основные преимущества перед другими
офисными пакетами. Представлены основные элементы интерфейса OpenOffice.org
Calc. Показаны возможности работы с меню окна OpenOffice.org Calc. Представлены
панели инструментов и возможности работы с ними. Описаны способы работы с
элементами управления панелей инструментов: кнопками, списками и др. Рассмотрены
приемы работы с контекстными меню и диалоговыми окнами. Разобраны приемы
работы с окнами Навигатора, Галереи и др. Дано представление о простейших
настройках OpenOffice.org Calc и способах восстановления стандартных настроек.
Показаны возможности справочной системы OpenOffice.org Calc.

Общая информация

OpenOffice.org Calc входит в пакет офисных приложений OpenOffice.org,
разработанный Sun Microsystems, Inc, ныне входящей в состав Oracle corporation
(ссылка: http://www.oracle.com/index.html - http://www.oracle.com/index.html).

В Российской Федерации официальным представителем OpenOffice.org является
компания ООО “Инфра-Ресурс” (ссылка: http://www.i-rs.ru - http://www.i-rs.ru).

OpenOffice.org Calc позволяет создавать таблицы и выполнять в них вычисления,
производить сортировки и выборки данных, создавать диаграммы, оформлять и
печатать таблицы. Документы можно сохранять в различных форматах, включая
стандартизированный формат OpenDocument format ( ODF ), формат Microsoft Excel (
.xls ) или HTML. Кроме того, можно экспортировать документ в формате переносимого
документа ( PDF ).

OpenOffice.org Calc устанавливается на компьютер в составе пакета OpenOffice.org.
Минимальные аппаратные требования для установки:

процессор с тактовой частотой более 600 МГц;
оперативная память не менее 128 Мб;
не менее 300 Мб свободного пространства на жестком диске.

Скачать пакет OpenOffice.org можно по ссылке ссылка:
http://download.openoffice.org/index.html - http://download.openoffice.org/index.html.

Основные преимущества OpenOffice.org перед другими офисными пакетами:

отсутствие лицензионной платы;
межплатформенность – официально существуют сборки для следующих
операционных систем и платформ: Microsoft Windows, GNU/Linux, Unix, Sun
Solaris, MacOS;
обширная языковая поддержка – интерфейс OpenOffice.org доступен на более чем
40 языках. Кроме этого, для 70 языков имеются орфографические словари,

4

словари переносов, тезауруса и диалектов;
совместимость файлов – в OpenOffice.org есть встроенная возможность экспорта в
форматы PDF и Flash, а также поддержка открытия и сохранения файлов в
форматах Microsoft Office, RTF, PDF, HTML, XML, WordPerfect, StarWriter и Lotus
123.

Работа в окне OpenOffice.org Calc

Основные элементы окна

В верхней части окна расположена строка заголовка (рис. 1.1). В ней указано
наименование открытого файла и название используемой программы OpenOffice.org
Calc. Если активным является созданный документ, не сохраненный как файл, то в
строке заголовка указано Без имени 1 (или другой номер созданного документа).

Рис. 1.1.  Основные элементы окна OpenOffice.org Calc

В левой части строки заголовка находится значок системного меню. Двойной щелчок
по значку закрывает окно. В правой части строки заголовка расположены кнопки
управления окном. Если окно не развернуто на весь экран, то ухватившись за строку
заголовка указателем мыши, его можно перемещать по экрану.

Ниже строки заголовка идет строка меню (см. рис. 1.1). Строку меню нельзя скрыть
или переместить в другую часть окна. Последовательность расположения меню можно

5

изменять. Можно создавать собственные меню.

Ниже строки меню располагаются панели инструментов (см. рис. 1.1). По умолчанию в
окне отображается две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. В
версии OpenOffice.org Calc 3.3 рядом с панелью Стандартная по умолчанию
отображается также панель Найти. Внешний вид панелей, их расположение в окне
может изменяться. Можно отображать различные панели, имеющиеся в OpenOffice.org
Calc, создавать собственные панели.

Под панелями инструментов расположена Панель формул (см. рис. 1.1). Панель
формул можно скрыть, но нельзя переместить в другую часть окна. В левой части
панели формул расположен раскрывающийся список Область листа (рис. 1.2). В нем
отображается адрес выделенной ячейки или диапазона ячеек листа. Кроме того, этот
элемент используют при работе с именованными ячейками и диапазонами. Основную
часть панели формул занимает Строка ввода (см. рис. 1.2). Она используется для ввода
и редактирования данных; в ней отображается содержимое ячеек. Между Областью
листа и Строкой ввода расположены кнопки, используемые при вводе данных и
создании формул.

Рис. 1.2.  Элементы панели формул

Основную часть окна занимает текущий лист текущего документа. Для перехода к
другому листу используют ярлыки листов, расположенные в нижней части окна (см.
рис. 1.1). При наличии большого числа листов можно прокручивать их ярлыки с
использованием кнопок, расположенных слева от ярлыков.

Справа и внизу обычно отображаются полосы прокрутки, вертикальная и
горизонтальная, соответственно (см. рис. 1.1). Для отображения большего числа
ярлыков листов можно при нажатой левой кнопке мыши перетащить вешку,
расположенную слева горизонтальной полосы прокрутки.

В нижней части окна находится строка состояния (см. рис. 1.1).

Работа с меню

Меню содержат команды, сгруппированные по функциональному признаку. Например,

6

меню Файл содержит команды для работы с файлами, меню Вставка – команды для
вставки различных элементов документа и объектов, меню Формат – команды,
используемые при оформлении документа.

Для открытия меню следует щелкнуть мышью по его названию (рис. 1.3).

Рис. 1.3.  Открытие меню Правка

Для выбора какой-либо команды в меню следует щелкнуть по ней мышью. После
выбора команды произойдет соответствующее ей действие или будет отображено
диалоговое окно.

Если команда отображена бледным шрифтом (например, команда Связи на рис. 1.3), то
она в данный момент не выполнима.

Рядом с некоторыми командами указаны заменяющие их комбинации “горячих”
клавиш.

Черная стрелка-треугольник означает наличие подчиненного меню, открывающегося
при наведении указателя мыши (например, команда Изменения на рис. 1.4).

7

Рис. 1.4.  Открытие подчиненного меню

Галочка слева от названия команды означает, что данная команда уже выбрана и
действует (например, команда Записывать на рис. 1.4). Для прекращения действия
такой команды следует щелкнуть по ней мышью. В некоторых случаях вместе галочки
признаком включенной команды является более ярко выделенный значок команды
меню.

Работа с панелями инструментов

Панели инструментов предназначены для облегчения работы пользователя.

По умолчанию в окне отображается три панели инструментов: Стандартная,
Форматирование и Найти.

Можно отобразить в окне любую нужную панель инструментов:

Откройте меню Вид.
Выберите команду Панели инструментов.
В появившемся подчиненном меню выберите требуемую панель (рис. 1.5).

8

Рис. 1.5.  Выбор отображаемой панели инструментов

Уже отображенные панели инструментов в подчиненном меню отмечены галочкой (см.
рис. 1.5).

Для отображения некоторых панелей инструментов можно использовать кнопки
других панелей. Например, для отображения панели инструментов Рисование можно
нажать кнопку Функции рисования панели Стандартная. В некоторых случаях
использование кнопок является единственным способом отображения нужной панели.
Например, панель инструментов Цвет можно отобразить только нажатием кнопки Цвет
в панели Изображение.

В отдельных случаях панели инструментов отображаются автоматически. Например,
при выделении рисунка автоматически отображается панель Изображение.

Любая панель инструментов в окне может быть как закрепленной у одной из границ
окна, так и свободной. Например, на рис. 1.6 панели Стандартная, Форматирование и
Найти являются закрепленными, а панели Изображение и Сервис – свободными.

9

Рис. 1.6.  Закрепленные и свободные панели инструментов

Свободные панели можно перемещать, ухватившись мышью за строку заголовка.

Перетаскиванием границ можно изменять пропорции размеров (ширину и высоту)
свободных панелей.

Свободную панель можно закрепить. Для этого выполните одно из следующих
действий.

Перетащите панель за строку заголовка к одной из границ области документа.
Дважды щелкните мышью в строке заголовка панели инструментов.
Щелкните мышью по треугольнику в правой части строки заголовка панели и
выберите команду Закрепить панель инструментов или Закрепить все панели
инструментов (рис. 1.7).

Рис. 1.7.  Закрепление панелей инструментов

Для оптимального использования площади окна небольшие панели можно закреплять
по несколько штук в одной строке.

Закрепленную панель можно сделать свободной. Для этого следует навести указатель
мыши на метку панели (вертикальный ряд точек) так, чтобы он превратился в
четырехнаправленную стрелку и при нажатой левой кнопке мыши перетащить панель в
поле документа (рис. 1.8).

10