Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом
Преодоление офисного хаоса: как работать эффективно в рабочее время
В современном офисном пространстве, где интеллектуальный труд преобладает, эффективность работы часто страдает из-за хаоса. Сергей Бехтерев в своей книге "Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом" предлагает 150 быстрых правил оперативного управления, основанных на многолетнем опыте консультирования крупнейших компаний. Цель книги — помочь менеджерам повысить эффективность работы, освободив время для личных целей.
Фокус на главном: принципы оперативного управления
Ключевой принцип оперативного управления — максимальная фокусировка на выполнении приоритетных задач, избегая отвлечений. Автор выделяет четыре основных вектора менеджмента: оперативное, системное, стратегическое управление и управление смыслом. Оперативное управление, в частности, направлено на достижение максимальных результатов в течение одного дня. Книга фокусируется на борьбе с "офисным хаосом", который включает в себя как внутренние, так и внешние отвлекающие факторы.
Выживание в Open Space: правила работы в общем кабинете
Офисное пространство, особенно Open Space, часто становится источником отвлечений. Книга предлагает правила для эффективной работы в общем кабинете, включая контроль громкости звонков, ограничение личных разговоров, использование переговорных комнат для встреч, координацию планов и соблюдение тишины.
Планирование: ключ к результативности
Реалистичное планирование — основа эффективной работы. Автор подчеркивает важность создания единого электронного списка задач, расстановки приоритетов и использования календаря для планирования. Ключевой принцип — планировать все задачи, привязанные ко времени, и бюджетировать время на выполнение приоритетных задач.
Время как корпоративный ресурс: координация и встречи
Эффективная координация рабочих графиков и назначение встреч критичны для продуктивности. Книга предлагает правила для координации, включая открытый доступ к календарям, планирование оперативных коммуникаций, использование единой цветовой раскраски встреч и правильное назначение встреч.
Коммуникации: почта и телефон
Эффективные коммуникации через электронную почту и телефон — залог продуктивной работы. Автор предлагает правила написания писем, включая четкие темы, структурированный текст и использование функций "Заместитель" и "Представитель".
Управление совещаниями
Совещания могут быть источником энергии, если правильно организованы. Автор выделяет четыре типа совещаний: оперативные, системные, стратегические и идеологические. Книга предлагает правила подготовки, проведения и отслеживания итогов совещаний, включая четкую повестку, роли участников и протоколирование.
Делегирование: помощник как сверхзвуковой самолет
Делегирование функций оперативного управления — ключ к повышению эффективности. Автор предлагает делегировать задачи, связанные с внесением контактов, приглашением на встречи, подготовкой совещаний, протоколированием, напоминаниями, обработкой звонков и организацией поздравлений.
От правил к принципам
Книга завершается призывом к созданию культуры, основанной на принципах, таких как фокусировка на главном, уважение к времени и друг другу, реалистичное планирование, эффективные коммуникации и делегирование.
ISBN 978-5-9614-6632-4 © Бехтерев С., 2018 © ООО «Альпина Паблишер», 2018 Все права защищены. Никакая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети интернет и в корпоративных сетях, а также запись в память ЭВМ для частного или публичного использования, без письменного разрешения владельца авторских прав. По вопросу организации доступа к электронной библиотеке издательства обращайтесь по адресу mylib@alpina.ru. УДК 65.011 ББК 65.290 Б55 Благодарим А. Корчуганову за помощь в подготовке книги Редактор А. Никольский Бехтерев С. Б55 Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом / Сергей Бехтерев. — М. : Альпина Паблишер, 2018. — 326 с. ISBN 978-5-9614-6632-4 Как часто бывает, что по-настоящему эффективно работать получается только в нерабочее время — рано утром, вечером или по выходным? Практика показывает, что примерно половина рабочего времени в офисе используется неэффективно из-за царящего там хаоса, и приходится работать дольше, чтобы выполнить хотя бы часть плана. Сергей Бехтерев использовал свой многолетний опыт консультирования крупнейших компаний, чтобы собрать лучшие практики борьбы с офисным хаосом. С помощью приведенных в этой книге правил и рекомендаций вы существенно повысите эффективность своей работы и сможете посвятить освободившееся время самому важному: семье, здоровью, спорту, образованию, друзьям и другим целям, на которые вас не хватало раньше. УДК 65.011 ББК 65.290
ПРЕДИСЛОВИЕ Иногда, чтобы работать полноценные 8 часов, мне приходилось проводить на работе 14. Постоянные неожиданные операционные вопросы, возникающие в течение дня, отвлечения на не всегда полезные корпоративные рассылки, затянутые совещания, личные звонки и много других увлекательных пожирателей времени постоянно отвлекали меня от главных задач. Мой друг и консультант по управлению Сергей Бехтерев знает об этих проблемах всё, потому что я такой далеко не один. Более того, Сергей знает не только про эти проблемы, но и про то, как с ними бороться, и в этой книге он представляет 150 правил, благодаря которым у каждого менеджера будет в два раза больше времени на работу, чем сейчас. При этом количество рабочих часов увеличивать не надо! Здесь впервые представлены все основные беды российских офисов и дан исчерпывающий ответ на то, как победить царящий там хаос. Немного жалею, что у меня не было этой книги раньше. И завидую, что теперь она есть у вас. Уверен, эта книга произведет революцию в борьбе с офисным хаосом во многих организациях! Книга должна стать настольной для любого управленца, и я искренне рекомендую ее всем, кто заботится о продуктивности отведенного на работу времени! Максим (Комбат) Батырев, бизнес-спикер, основатель компании Batyrev Consulting Group, автор книг «45 татуировок менеджера» и «45 татуировок продавана»
Посвящаю эту книгу своему наставнику и учителю Глебу Алексеевичу Архангельскому. С Вашей помощью появилась на свет эта книга. Благодарю Вас безмерно за все, что Вы сделали! И нахожусь в предвкушении от того, что Вам еще предстоит сделать!
Глава 7. Помощник как служебный сверхзвуковой самолет: правила делегирования функций оперативного управления Глава 8. Выполнить на 100% точно в срок: правила управления задачами Глава 9. Быстрое взаимодействие в структуре организации: правила субординации Глава 10. Создаем сильную организацию: как правильно внедрять правила оперативного управления Послесловие. От правил к принципам Приложения с. 184 с. 196 с. 222 с. 262 с. 289 с. 294 Создаем! Внедряем! Контролируем! Улучшаем! Мы … правила игры
Введение. Почему не получается работать в рабочее время Глава 1. Фокус на главном: принципы оперативного управления Глава 2. Как выжить в Open Space: правила работы сотрудников в одном кабинете Глава 3. Результат каждый день: правила планирования времени Глава 4. Время как корпоративный ресурс: правила координации рабочих графиков и назначения встреч Глава 5. Скорость обмена информацией: правила обмена информацией по почте и телефону Глава 6. Правила управления совещаниями с. 8 с. 20 с. 42 с. 62 с. 82 с. 114 с. 140 КАК РАБОТАТЬ В РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Правила победы над офисным хаосом
Введение ПОЧЕМУ НЕ ПОЛУЧАЕТСЯ РАБОТАТЬ В РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ
ПОЧЕМУ НЕ ПОЛУЧАЕТСЯ РАБОТАТЬ В РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Что такое оперативное управление? Почему не получается работать в рабочее время? 1 2 3 с. 12 Как построена эта книга с. 15 с. 17
Много лет назад один из клиентов обратился к нам с такой просьбой: «Помогите справиться с хаосом вокруг. Я могу нормально работать только до начала и после окончания рабочего дня. И еще по выходным дням. В рабочее время работать почти не получается». Странность его просьбы сначала меня удивила. Как это — не получается работать в рабочее время?! Но в течение месяца к нам обратилось еще несколько человек с подобной проблемой! Мы стали разбираться, и оказалось, что в современных офисах, в которых сотрудники заняты интеллектуальным трудом, существуют огромные резервы для повышения производительности! Как вы позже увидите, время эффективной работы составляет во многих компаниях не более 50%! Люди искренне стараются добиться максимального результата, но в очередной раз уходят домой с чувством вины из-за невыполненного плана, намеченного утром.
Введение. Почему не получается работать в рабочее время 11 Откуда берется чувство вины? Ответ на этом рисунке: Рис. 1. Как мы обычно планируем и работаем Причинами огромных потерь времени являются внезапные прерывания работы и отвлекающие моменты. Все это мы будем называть офисным хаосом. Если на большинстве мировых производств давно царят кайдзен*, бережливое производство и ISO 9001 и ни одной минутки рабочего времени не тратится зря (ну разве что иногда), то в офисном пространстве многих, в том числе известных корпораций резервы для улучшений очень даже значительны. Результаты исследований компаний Basex и McKinsey показали, что прерывания в работе офисных сотрудников стоят экономике США $588 млрд в год, так как крадут 40–60% самого продуктивного рабочего времени. Примерно 3–5 часов каждый день! Мы не поверили и решили провести подробнейший хронометраж расхода времени менеджеров среднего звена в компаниях, обратившихся к нам с подобной проблемой. Цифры получились впечатляющими — в среднем лишь 3 часа 28 минут в день расходуется продуктивно! Остальное — всевозможные потери! Только вдумайтесь: 3 часа 28 минут! Виноваты ли в этом сотрудники? Мы склонны считать, что в этом виновата сложившаяся во многих организациях хаотичная система оперативного управления. Система, которую могут проанализировать и улучшить сами сотрудники, занимающиеся интеллектуальным трудом. * Японская философия постоянного совершенствования, в данном контексте эффективного использования рабочего времени. — Прим. ред.
Похожие