Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

ISBN 978-5-9614-6632-4
© Бехтерев С., 2018
© ООО «Альпина Паблишер», 2018

Все права защищены. Никакая часть этой книги 
не может быть воспроизведена в какой бы то ни было 
форме и какими бы то ни было средствами, включая 
размещение в сети интернет и в корпоративных 
сетях, а также запись в память ЭВМ для частного 
или публичного использования, без письменного 
разрешения владельца авторских прав. По вопросу 
организации доступа к электронной библиотеке издательства 
обращайтесь по адресу mylib@alpina.ru. 

УДК 65.011
ББК 65.290
 
Б55

Благодарим А. Корчуганову за помощь в подготовке книги

Редактор А. Никольский

Бехтерев С.
Б55  
Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом / 
Сергей Бехтерев. — М. : Альпина Паблишер, 2018. — 326 с.

ISBN 978-5-9614-6632-4

Как часто бывает, что по-настоящему эффективно работать получается только 
в нерабочее время — рано утром, вечером или по выходным? Практика показывает, 
что примерно половина рабочего времени в офисе используется неэффективно 
из-за царящего там хаоса, и приходится работать дольше, чтобы выполнить хотя бы 
часть плана. Сергей Бехтерев использовал свой многолетний опыт консультирования 
крупнейших компаний, чтобы собрать лучшие практики борьбы с офисным хаосом. 
С помощью приведенных в этой книге правил и рекомендаций вы существенно повысите 
эффективность своей работы и сможете посвятить освободившееся время самому 
важному: семье, здоровью, спорту, образованию, друзьям и другим целям, на которые 
вас не хватало раньше.

УДК 65.011
ББК 65.290

ПРЕДИСЛОВИЕ

 Иногда, чтобы работать полноценные 8 часов, мне приходилось проводить 
на работе 14. Постоянные неожиданные операционные вопросы, 
возникающие в течение дня, отвлечения на не всегда полезные корпоративные 
рассылки, затянутые совещания, личные звонки и много 
других увлекательных пожирателей времени постоянно отвлекали 
меня от главных задач.
Мой друг и консультант по управлению Сергей Бехтерев знает 
об этих проблемах всё, потому что я такой далеко не один. Более того, 
Сергей знает не только про эти проблемы, но и про то, как с ними бороться, 
и в этой книге он представляет 150 правил, благодаря которым 
у каждого менеджера будет в два раза больше времени на работу, 
чем сейчас. При этом количество рабочих часов увеличивать не надо!
Здесь впервые представлены все основные беды российских офисов 
и дан исчерпывающий ответ на то, как победить царящий там хаос. 
Немного жалею, что у меня не было этой книги раньше. И завидую, 
что теперь она есть у вас.
Уверен, эта книга произведет революцию в борьбе с офисным 
хаосом во многих организациях!
Книга должна стать настольной для любого управленца, и я искренне 
рекомендую ее всем, кто заботится о продуктивности отведенного 
на работу времени!

Максим (Комбат) Батырев, 
бизнес-спикер, основатель компании Batyrev Consulting Group, 
автор книг «45 татуировок менеджера» 
и «45 татуировок продавана»

Посвящаю эту книгу своему наставнику и учителю 
Глебу Алексеевичу Архангельскому.
С Вашей помощью появилась на свет эта книга. 
Благодарю Вас безмерно за все, что Вы сделали! 
И нахожусь  в предвкушении от того, что Вам 
еще предстоит сделать!

Глава 7. Помощник как 
служебный сверхзвуковой 
самолет: правила делегирования 
функций оперативного 
управления

Глава 8. Выполнить 
на 100% точно в срок: 
правила управления 
задачами

Глава 9. Быстрое взаимодействие 
в структуре 
организации: правила 
субординации

Глава 10. Создаем 
сильную организацию: 
как правильно внедрять 
правила оперативного 
управления

Послесловие. 
От правил к принципам

Приложения

с. 184

с. 196

с. 222

с. 262

с. 289

с. 294

Создаем!

Внедряем!

Контролируем!

Улучшаем!

Мы
…
правила игры

Введение. Почему 
не получается работать 
в рабочее время

Глава 1. Фокус 
на главном: принципы 
оперативного 
управления

Глава 2. Как выжить 
в Open Space: правила 
работы сотрудников 
в одном кабинете

Глава 3. Результат 
каждый день: 
правила 
планирования 
времени

Глава 4. Время как корпоративный 
ресурс: правила 
координации рабочих 
графиков и назначения 
встреч

Глава 5. Скорость 
обмена информацией: 
правила обмена 
информацией по почте 
и телефону

Глава 6. Правила 
управления 
совещаниями

с. 8

с. 20

с. 42

с. 62

с. 82

с. 114

с. 140

КАК РАБОТАТЬ 
В РАБОЧЕЕ 
ВРЕМЯ

Правила победы 
над офисным 
хаосом

 Введение

ПОЧЕМУ 
НЕ ПОЛУЧАЕТСЯ 
РАБОТАТЬ В РАБОЧЕЕ 
ВРЕМЯ

ПОЧЕМУ НЕ ПОЛУЧАЕТСЯ 
РАБОТАТЬ В РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Что такое 
оперативное 
управление?

Почему 
не получается 
работать в рабочее 
время?

1

2

3

с. 12

Как построена 
эта книга

с. 15

с. 17

Много лет назад один из клиентов обратился 
к нам с такой просьбой: «Помогите 
справиться с хаосом вокруг. Я могу 
нормально работать только до начала и после 
окончания рабочего дня. И еще по выходным 
дням. В рабочее время работать почти 
не получается».
Странность его просьбы сначала 
меня удивила. Как это —  не получается 
работать в рабочее время?! Но в течение 
месяца к нам обратилось еще несколько 
человек с подобной проблемой! Мы стали 
разбираться, и оказалось, что в современных 
офисах, в которых сотрудники заняты 
интеллектуальным трудом, существуют 
огромные резервы для повышения 
производительности! Как вы позже 
увидите, время эффективной работы 
составляет во многих компаниях не более 
50%! Люди искренне стараются добиться 
максимального результата, но в очередной 
раз уходят домой с чувством вины из-за 
невыполненного плана, намеченного утром.

Введение. Почему не получается работать в рабочее время 
11

Откуда берется чувство вины? Ответ на этом рисунке:

Рис. 1. Как мы 
обычно планируем 
и работаем

Причинами огромных потерь времени являются внезапные прерывания 
работы и отвлекающие моменты. Все это мы будем называть 
офисным хаосом. Если на большинстве мировых производств 
давно царят кайдзен*, бережливое производство и ISO 9001 и ни одной 
минутки рабочего времени не тратится зря (ну разве что иногда), 
то в офисном пространстве многих, в том числе известных корпораций 
резервы для улучшений очень даже значительны.
Результаты исследований компаний Basex и McKinsey показали, 
что прерывания в работе офисных сотрудников стоят экономике США 
$588 млрд в год, так как крадут 40–60% самого продуктивного рабочего 
времени. Примерно 3–5 часов каждый день!
Мы не поверили и решили провести подробнейший хронометраж 
расхода времени менеджеров среднего звена в компаниях, обратившихся 
к нам с подобной проблемой. Цифры получились впечатляющими —  
в среднем лишь 3 часа 28 минут в день расходуется продуктивно! 
Остальное —  всевозможные потери! Только вдумайтесь: 3 часа 
28 минут!
Виноваты ли в этом сотрудники? Мы склонны считать, что в этом 
виновата сложившаяся во многих организациях хаотичная система 
оперативного управления. Система, которую могут проанализировать 
и улучшить сами сотрудники, занимающиеся интеллектуальным трудом.

* 

Японская философия постоянного совершенствования, в данном контексте эффективного 
использования рабочего времени. —  Прим. ред.

Как работать в рабочее время

1

Мы как управленческие консультанты занимаемся тем, что помогаем 
командам менеджеров договориться друг с другом и сформировать 
свои собственные правила игры. Про бизнес-консультантов как-
то метко сказал один из наших постоянных клиентов: «Консультанты 
подобны пчелам —  летают от одной компании к другой и опыляют их 
лучшими практиками».
В данной книге мы* расскажем о своем опыте борьбы с офисным 
хаосом, полученном в ходе реализации более чем 200 успешных 
проектов настройки систем оперативного управления в самых разных 
компаниях по всей территории СНГ. В нашей копилке уже более 
600 правил оперативного управления, успешно внедренных в различных 
компаниях. Для этой книги мы отобрали основные и часто 
используемые правила, которые принесли максимальный результат 
большинству наших клиентов. Те самые 20% правил, которые дают 
80% системного результата.
Давайте разберемся с понятиями и определим, что означает «оперативное 
управление».

 Что такое 
оперативное 
управление?

В нашей классификации** векторов (функций) менеджмента (см. рис. 2) 
предлагаем следующее определение понятия «оперативное управление»:


Оперативное управление —  это набор технологий, правил 
и принципов, применяемых в организации для достижения максимального 
результата в течение одного дня.

* 
Здесь и далее я часто буду применять обобщающие слова «мы», «у нас», «нам», 
так как вся информация в этой книге была получена по крупицам за 12 лет благодаря 
результатам сотен клиентов и усилий более десяти консультантов, которые 
работали под моим руководством. Без клиентов и консультантов книга бы не получилась 
такой. Все эти люди немного соавторы этой книги. — Прим. авт.
** 
Классификация, которую используют в компании «Правила Игры». — Прим. авт.

Введение. Почему не получается работать в рабочее время 
13

Рис. 2. Основные 
векторы (функции) 
менеджмента

Помимо оперативного управления мы выделяем еще три вектора 
приложения усилий менеджера, которые повышают эффективность 
организации:

 
 Системное управление —  принятая в организации методология, 
которая отвечает за постоянное повышение эффективности 
деятельности с помощью неповторения допускаемых 
ошибок за счет улучшения бизнес-процессов и существующих 
правил. Когда каждый имеет право на ошибку, но никто не имеет 
права на ее повторение.

 
 Стратегическое управление —  применяемая в организации 
методология анализа и управления стратегией как способа 
победы на конкурентном рынке. Стратегия позволяет определить 
ключевые точки приложения усилий, поставить перед 
организацией цели и определить ключевые проекты улучшения 
для последовательного достижения поставленных целей.

 
 Управление смыслом —  методология объединения команды, 
управляющая отношением сотрудников к организации.

Каждый менеджер, имеющий в подчинении сотрудников, выполняет 
все эти функции менеджмента и отвечает на важнейшие для 
управления вопросы:

 
 Насколько результативно мы поработали сегодня, добились ли 
максимальных результатов и приблизились ли к нашей цели?