Документационное обеспечение внутривузовского менеджмента

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  
ВНУТРИВУЗОВСКОГО МЕНЕДЖМЕНТА 

И.А. ПАНОВ, С.Д. РЕЗНИК

Монография

Под общей редакцией
доктора экономических наук, профессора С.Д. Резника

Москва 
ИНФРА-М 
202

Панов И.А., Резник С.Д.
Документационное обеспечение внутривузовского менеджмента :  монография  /  под общ.  ред.  проф.  С.Д. Резника. – 
Москва : ИНФРА-М, 2024. – 110 с. — (Научная мысль). – 
10.12737/13135.

ISBN 978-5-16-011366-1 (print)
ISBN 978-5-16-103565-8 (online)

Показана система принятия управленческих решений, рассмотрено документирование управленческой деятельности в высшем учебном заведении.
Представлены основные документы, порядок их составления, требования, 
предъявляемые к ним, и этапы оформления управленческих решений.
Монография адресована руководителям и управленческому персоналу вузов, аспирантам и соискателям, а также может быть использована в качестве методического пособия для руководителей структурных подразделений (отделы, 
кафедры, деканаты факультетов и т.д.) высших учебных заведений.

ББК74.58:65.290-2 

УДК 378:005
ББК 74.58:65.290-2
 
П16

© Панов И.А., 
Резник С.Д., 2016
ISBN 978-5-16-011366-1 (print)
ISBN 978-5-16-103565-8 (online)

П16

Подписано в печать 18.01.2024. 
Формат 60×90/16. Печать цифровая. Бумага офсетная. 
Гарнитура Newton. Усл. печ. л. 6,875. 
ППТ12. Заказ  № 00000

ТК 440200-2136007-250815
ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»
127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1.
Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86.     Факс: (495) 280-36-29.
E-mail: books@infra-m.ru                 http://www.infra-m.ru

Р е ц е н з е н т ы :
В.В. Бондаренко, д.э.н., проф., директор Пензенского филиала Финансового 
университета при Правительстве РФ;
С.М. Васин, д.э.н., проф., заведующий кафедрой «Экономическая теория и 
меж дународные отношения» Пензенского государственного университета

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 1

Отпечатано в типографии ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М» 
127214, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1 
Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29

ПРЕДИСЛОВИЕ 
В современной России чрезвычайно сложна и актуальна проблема совершенствования управления вузом как социально-экономической системой. 
В основном это вызвано значительным ухудшением внешних условий: снижением государственного финансирования высшего образования, агрессивной конкурентной политикой вузов-лидеров, приближением демографического спада и т.д. Кроме того, сами вузы оказались 
плохо приспособленными к функционированию в рыночных условиях. 
В значительной степени это относится к низкой эффективности системы 
управления вузом. 
Осуществляемые социально-экономические и политические реформы 
кардинальным образом изменили содержание и характер управленческой 
деятельности в сфере высшего образования. В связи с этим все большее 
внимание уделяется проблеме повышения эффективности управленческих решений с помощью совершенствования системы документационного обеспечения, в том числе с использованием информационных технологий.  
Система высшего образования, действующая в режиме постоянного 
реформирования, объективно требует осуществления именно новых подходов к управлению, предполагающих усиление его конкретных функций, разработку вариантных структурных моделей, внедрение новых технологий, а также научное обоснование планируемых управленческих 
действий. 
В процессе функционирования вуза как социально-экономического 
объекта важнейшей особенностью управленческой деятельности является обоснование, принятие и организация выполнения решений. Повышение уровня организации и эффективности управления в вузе во многом зависит от того, насколько рационально организовано делопроизводство и насколько профессионально оформляются управленческие решения, чем гарантируется успех управления в целом. 
Анализ ситуации в управлении высшими учебными заведениями как 
сложными социально-экономическими системами показывает, что методы принятия управленческих решений на основе организации работы 
с документами, сформировавшиеся у большинства руководителей в 
прежних условиях управления, становятся недостаточными для выполнения усложнившихся управленческих функций. Поэтому в современных условиях для повышения эффективности управления необходима 
оптимизация процессов принятия управленческих решений и методов работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.  
В правильной организации оформления управленческих решений заложена основа сохранности и эффективного использования информации. 
Рациональные формы и методы создания и обработки решений могут 
быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и исполнения управленческих 

решений и документной информации будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил, норм и регламентов оформления. 
Структурно монография содержит три главы. 
В первой главе обобщен опыт развития унификации и трафаретизации 
управленческих документов, представлен алгоритм исследования оптимизации процессов принятия управленческих решений, показана актуальность внедрения унифицированных трафаретов управленческих документов, являющихся инструментом управления в вузе как социальноэкономической системе. Исследованы теоретические основы принятия 
управленческих решений в системе документационного обеспечения 
подразделений управления вуза. Уточнены методические основы принятия управленческих решений. 
Во второй главе приведены результаты исследования, анализ процессов разработки и применения унифицированных форм документов, а 
также их использование в регламентах принятия основных управленческих решений. Проведен анализ оптимизации управленческих решений в 
вузе с использованием информационных технологий. Представлен порядок оценки качественных параметров организации и системы принятия 
управленческих решений кадровой службы вуза. 
В третьей главе представлена модель системы оптимизации принятия 
управленческого решения в кадровой службе высшего учебного заведения, уточнена методика оценки экономической эффективности оптимизации процессов принятия управленческих решений. Выявлены резервы 
повышения качества управленческих решений в системе кадровой 
службы при использовании информационных технологий. 
Авторы выражают глубокую признательность рецензентам: директору Пензенского филиала Финансового университета при Правительстве РФ, д.э.н., профессору В.В. Бондаренко, заведующему кафедрой 
«Экономическая теория и международные отношения» Пензенского государственного университета, д.э.н., профессору С.М. Васину.  
Авторы будут признательны за предложения и замечания по улучшению работы, которые можно прислать по адресу: 440028, г. Пенза, ул. 
Г. Титова, 28, ПГУАС, кафедра «Менеджмент». 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  
ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ОСНОВЕ  
РАЗВИТИЯ ИХ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ 
1.1. Теоретические подходы к принятию управленческих решений  
в подразделениях управления вуза 
В условиях стремительного прогресса общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное принятие решения в области управления определяет жизнеспособность любого 
предприятия, организации. Принятие управленческого решения составляет основу управления, а его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении управленческой информации. 
На сегодняшний день управленческая информация является полноценным ресурсом производства. Качество управленческой информации 
определяет качество управления. 
При принятии многих управленческих решений можно столкнуться с 
непредсказуемостью, вероятностным характером конечного результата, 
на который оказывает влияние множество различных факторов, как внутренних, так и внешних. Непредсказуемость результатов тем ниже, чем 
выше уровень профессионализма управленческого персонала (недостаточные знания в сфере менеджмента организации, управления персоналом, недостаточность навыков использования методов социально-психологического воздействия, технологии разработки и принятия управленческих решений). 
В управлении организацией решение связывает все стороны профессиональной деятельности руководителя – формулирования итоговой 
цели, описания ситуации, характеристики проблемы до разработки путей 
преодоления проблемы и достижения определенного результата управления. Управленческое решение, включающее оценку ситуации, определение альтернатив, выбор лучшей из них, формулировку задания и организационно-практическую работу по его реализации, в конечном итоге 
определяет эффективность всей системы и процессов управления. 
Принятие решений является важной частью любой управленческой 
деятельности. Эффективность управления во многом обусловлена качеством таких решений. В решениях фиксируется вся совокупность отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности и управления 
организацией. Если коммуникации – своего рода «стержень», пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений – это 
«центр», вокруг которого вращается жизнь организации. Эффективное 
принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных 
решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений. 
Существуют разнообразные точки зрения на то, какие решения, принимаемые руководителем, считать управленческими. Некоторые специалисты относят к таковым, например, решение о принятии человека на ра

боту, решение об увольнении с нее и т.п. Оправданной также представляется точка зрения, согласно которой к управленческим следует относить те решения, которые затрагивают организацию работы самого предприятия. 
Принятие решения представляет собой выбор из имеющихся вариантов или альтернатив направления действий, обеспечивающих непрерывный процесс управления. Основой принятия эффективных 
управленческих решений является качественная и своевременная информация. 
Основными характеристиками управленческих решений являются: 
‒ 
обоснованность; 
‒ 
своевременность; 
‒ 
комплексность подхода; 
‒ 
законность; 
‒ 
четкая формулировка задач; 
‒ 
обеспеченность исполнения;  
‒ 
согласованность с ранее принятыми решениями; 
‒ 
обеспечение контроля исполнения. 
Персонал подразделений управления в течение своей деятельности 
вынужден постоянно принимать управленческие решения, он накапливает определенный опыт в этой области. Во многом технология управления зависит от личных качеств работников, особенностей управления, 
принятых в той или иной организации. 
Рассматривая деятельность кадрового подразделения как основного в 
оформлении и принятии управленческого решения можно отметить, что 
анализ процессов, протекающих внутри этого подразделения, является 
постоянной задачей в системе управления персоналом высшего учебного 
заведения, начиная от кадрового планирования и приема персонала до 
организации взаимодействия подразделений управления при принятии 
управленческих решений. 
Анализ любого из кадровых процессов предполагает системный подход к исследованию изучаемого явления, изучение всей системы принятия управленческого решения. В связи с этим возникает необходимость 
исследования соответствующих процессов через ракурс определенной, 
выбираемой нами методологии и методики. При помощи методологии 
мы имеем возможность построить модель, способную служить обоснованием и объяснением данных нашего анализа. Посредством конкретных 
методов такой анализ способен выявить различные стороны процессов, 
протекающих в кадровом подразделении при принятии управленческих 
решений, собрать необходимую информацию, на основе которой можно 
принять соответствующее управленческое решение. 
При проектировании любого социального исследования разрабатывается его методика, то есть совокупность приемов, операций и правил изучения. 
Содержание методики, а также результаты, получаемые с ее помощью, зависят от целей и задач исследования. 

При изучении процессов, происходящих в кадровом подразделении, 
связанных с оптимизацией принятия управленческого решения, можно 
выделить следующие три основные задачи. 
1. Определение степени эффективности системы принятия управленческого решения. На современном этапе развития системы принятия 
управленческого решения все элементы этой системы находятся в такой 
тесной взаимосвязи и взаимозависимости, что изучение какого-либо одного процесса (например, управленческое решение связанное с организацией подготовки и переподготовки кадров) без учета других составляющих (решение по ротации персонала, планированию карьеры, стимулированию) не несет достаточной информации и может быть оценено с 
точки зрения его эффективности лишь в совокупности всех процессов, 
связанных с принятием управленческого решения. 
2. Определение прогрессивности (или регрессивности) развития системы принятия управленческого решения, а также того или иного кадрового процесса. 
3. Выявление узких мест и, наоборот, тех элементов существующей 
системы принятия управленческого решения, которые способствуют ее 
дальнейшему прогрессу. Для того чтобы методика исследования процессов принятия управленческих решений в организации могла способствовать решению поставленных задач, необходимо в основу анализа заложить следующие основополагающие принципы: системность; комплексность; объективность; сравнение с предшествующей динамикой развития 
процессов принятия управленческих решений в организации. 
При построении методики исследования системы оптимизации принятия управленческих решений необходимо учитывать то обстоятельство, что продуктивность и эффективность методики не могут быть определены каким-либо одним интегрирующим показателем, а лишь через 
комбинацию показателей или критериев. Часть из них определяется путем сбора и анализа статистических данных, то есть количественными 
методами оценок. 
Однако, учитывая исключительную сложность самого предмета исследования и специфику управленческого труда сотрудников кадрового 
подразделения управления, ряд показателей базируется на качественных 
методах оценки, основанных, прежде всего, на субъективной суммарной 
оценке работниками подразделений управления тех или иных аспектов 
существующей в организации практики оформления и принятия управленческих решений. 
1.2. Специфические условия принятия управленческих решений  
в высшем учебном заведении как социальной и экономической  
системе 
Высшее образование традиционно считается сферой преимущественно государственных интересов, поскольку именно государство формирует эту сферу, определяет условия ее функционирования и основные 
направления развития, предоставляет общественные ресурсы для ее деятельности, обеспечивает гарантии доступности образования для населения. 

Формирование гражданского общества в совокупности с рыночными 
отношениями поставили сферу образования в новые условия функционирования. Основным направлением государственной политики в образовании становится распространение на эту сферу рыночных отношений. 
В подтверждение этого можно выделить ряд положений Федеральной целевой программы развития образования [26]. Так, например, цель политики модернизации образования в перспективе определена как обеспечение конкурентоспособности России на мировом уровне, а ее достижение 
может быть обеспечено за счет оптимального соотношения затрат и качества в сферах образования и науки. 
Оптимизация принятия управленческих решений в отечественной 
системе образования была актуальна на всех этапах ее развития. Сложность совершенствования системы принятия решений связана, во-первых, с тем, что вузы – это крупные, достаточно разнообразные в своей 
деятельности и в настоящее время динамично развивающиеся организации. 
Среди важнейших задач, выдвинутых современной российской экономикой, особое место принадлежит комплексу мер, направленных на 
развитие и совершенствование систем управления высшими учебными 
заведениями как социальной и экономической системой. Эти вопросы достаточно актуальны, так как в новых условиях рыночной экономики приходится искать наиболее эффективные способы управления персоналом 
образовательной организации, учебным процессом, научной, методической, социальной работой, обеспечивающие в итоге высокое качество 
подготовки специалистов. 
Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда, в котором главный смысл заключается в следующих функциях: постановка целей; разработка способов и приемов достижения целей; организация совместной 
деятельности. 
Зарубежные авторы связывают развитие и совершенствование административного управления со следующими факторами [25, 36]: ростом 
управленческого аппарата; появлением новых управленческих функций; 
ростом объемов информации, документооборота и т.д. 
Управление – самостоятельный вид профессиональной деятельности 
людей, направленный на достижение организацией, действующей в рыночных условиях, определенных целей управления путем рационального 
использования всех видов ресурсов организации [84]. 
По утверждению современных исследователей, одной из самых значимых характеристик вуза как социально-экономической системы является его взаимосвязь с внешней и внутренней средой. Современное высшее учебное заведение представляет собой сложную социально-экономическую систему с большим количеством внешних и внутренних факторов, воздействующих на нее и определяющих ее социально-экономическую эффективность. Поэтому разработка системы механизмов опти

мизации процессов принятия управленческих решений в вузах с использованием методов моделирования обусловлена применением системного 
подхода. 
На рис. 1 представлена разработанная модель системы управления 
вузом. Модель отражает взаимосвязи и влияние факторов внешней 
среды, характеризующиеся высоким уровнем конкуренции на рынке 
образовательных услуг, наличием национальных образовательных проектов, демографическим положением в стране, внутренней политикой 
государства и финансовым обеспечением образовательного процесса, 
оказывающих воздействие на процесс функционирования системы 
управления вузом и ее социально-экономическую эффективность. 
С учетом данных факторов задача управления в вузе сводится не только 
к эффективному обеспечению учебного процесса, но и разработке механизмов управления, непосредственно связанных с принятием управленческих решений. 
Факторы внутренней среды обусловлены наличием ресурсов вуза, которые несколько отличаются от ресурсов предприятий. Ресурсы, используемые в вузе, можно классифицировать на несколько видов в зависимости от их роли, материального представления и особенностей воздействия на процесс функционирования вуза [78, с. 66]: персонал; здания; 
учебное оборудование; библиотека; территория; издательство; общежития; охрана; социальная структура; обеспечивающая хозяйственная 
структура.  
Если рассматривать систему управления вуза в широком понимании 
этого термина, то она представляет собой непрерывный процесс воздействия управляющей системы (субъекта управления) на управляемую подсистему (объект управления) для достижения оптимальных результатов 
при наименьших затратах времени и ресурсов. 
Каждый работник подразделения управления, принимающий участие 
в оформлении управленческого решения, обязан владеть теорией, практикой и искусством управления, уметь четко определять цели своей деятельности, стратегию и тактику, необходимые для их достижения. 
Управленческий персонал в процессе управления вузом занят переработкой информации с использованием технических средств управления. 
Основным результатом трудовой деятельности является изучение проблем в принятии управленческих решений, а после выбора наиболее эффективного варианта – реализация и контроль исполнения решений 
[86, с. 126]. 
Деятельность высшего учебного заведения как организации осуществляется под непосредственным контролем и при участии управленческого персонала. Таким образом, управленческий труд в этой сфере 
непосредственно участвует в создании конечного продукта, то есть в подготовке специалистов, а также влияет на повышение эффективности и 
конкурентоспособности высшего учебного заведения. 

Рис. 1. Модель системы управления вузом