Архивы документов по личному составу

АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ 
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Е.С. ГЕРАСИМОВА

Москва 

ИНФРА-М 

2023

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

 

УДК 930.25(075.8)
ББК 79.3я73
 
Г37

Герасимова Е.С.

Г37 
 
Архивы документов по личному составу : учебное пособие / Е.С. Ге
расимова. — Москва : ИНФРА-М, 2023. — 186 с. — (Высшее образование). — DOI 10.12737/1894391.

ISBN 978-5-16-017879-0 (print)
ISBN 978-5-16-110888-8 (online)

Учебное пособие основано на читаемом на кафедре архивоведения 

курсе, в котором последовательно излагается история формирования 
комплекса документов по личному составу с XVIII в. по настоящее время. Показано развитие системы организации, хранения и использования 
этой документации в XX–XXI вв. Освещаются история, теория и практика 
такой части архивоведения, как архивы документов по личному составу, 
в частности вопросы описания и экспертизы указанных документов. Рассмотрены теоретические и практические вопросы, связанные с хранением, 
использованием и доcтупом к данным документам, определением их ценности как исторических источников.

Соответствует требованиям федеральных государственных образова
тельных стандартов высшего образования последнего поколения.

Для студентов вузов, специализирующихся в области документоведе
ния, работников ведомственных архивов, а также всех изучающих историю 
России, источниковедение, историю государственных учреждений, историю архивного дела.

УДК 930.25(075.8)

ББК 79.3я73

Р е ц е н з е н т ы:

Б.В. Альбрехт, кандидат исторических наук, старший научный сотрудник 

Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела;

Н.С. Федорук, кандидат исторических наук, доцент, доцент Новгородского 

государственного университета имени Ярослава Мудрого;

О.В. Снытко, главный специалист Государственного архива Новгородской 

области

ISBN 978-5-16-017879-0 (print)
ISBN 978-5-16-110888-8 (online)
© Герасимова Е.С., 2023

Список сокращений

Нормативные правовые акты

Закон об архивном деле — Федеральный закон от 22.10.2004 

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Закон № 43-ФЗ — Федеральный закон от 02.03.2016 

№ 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

Закон № 127-ФЗ — Федеральный закон от 18.06.2017 

№ 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Органы власти

МВД России — Министерство внутренних дел Российской 

Федерации

Минкультуры России — Министерство культуры Российской 

Федерации

Минобороны России — Министерство обороны Российской 

Федерации

Росархив — Федеральное архивное агентство
ФСБ России — Федеральная служба безопасности Рос
сийской Федерации

ФСО России — Федеральная служба охраны Российской 

Федерации

Прочие сокращения

ВНИИДАД — Всесоюзный научно-исследовательский ин
ститут документоведения и архивного дела

ГА РФ — Государственный архив Российской Федерации
ГАУ — Главное архивное управление
Д. — дело
Л. — лист
Оп. — опись

Список сокращений

РГАЭ — Российский государственный архив экономики
СЗ СССР — Собрание законов и распоряжений рабоче- 

крестьянского правительства Союза Советских Социалистических Республик

СИФ ОЦНТИ — Справочно-информационный фонд Отрас
левого центра научно-технической информации

СНК РСФСР (СССР) — Совет народных комиссаров Рос
сийской Советской Федеративной Социалистической Республики (Союза Советских Социалистических Республик)

СП СССР (РСФСР) — Собрание постановлений прави
тельства СССР (РСФСР)

СУ РСФСР — Собрание узаконений и распоряжений Ра
бочего и Крестьянского правительства Российской Советской 
Федеративной Социалистической Республики

Ф. — фонд
ЦГАЛИ СПб — Центральный государственный архив лите
ратуры и искусства Санкт-Петербурга

ЦГАНХ СССР — Центральный государственный архив на
родного хозяйства Союза Советских Социалистических Республик

ЦК КПСС — Центральный комитет Коммунистической 

партии Советского Союза

ЭК — экспертная комиссия
ЭПК — экспертно-проверочная комиссия

Введение

Учебное пособие подготовлено на основе курса, читаемого 

на кафедре архивоведения, в рамках которого последовательно 
излагается история формирования комплекса документов 
по личному составу с XVIII в. по настоящее время, показано 
развитие системы организации, хранения и использования этой 
документации в XX–XXI вв.

История развития документов по личному составу изложена 

в главах пособия, посвященных истории, описанию, экспертизе, использованию указанных документов. При обобщении 
материала изложены теоретические и практические вопросы, 
связанные с хранением, использованием документов по личному 
составу, определением их ценности как исторических источников. В связи с этим в данном контексте большое внимание уделяется изучению истории формирования личного дела, анализу 
законодательства, установлению сроков хранения и процеду рам 
экспертизы ценности.

Пособие может быть рекомендовано студентам вузов, спе
циализирующихся в области документоведения, работникам 
ведомственных архивов, а также всем изучающим историю 
России, источниковедение, историю государственных учреждений, историю архивного дела.

Пособие состоит из введения, двух разделов, которые со
держат семь глав, а также заключения. Материал в пособии изложен в историческом разрезе, что позволяет установить закономерности развития документов по личному составу, проследить 
становление формуляра личного дела, выявить особенности создания и оформления документов в различные периоды истории 
нашей страны. Первый раздел посвящен истории возникновения 
и развития документов по личному составу, приведен состав 
названных документов конца XX — начала XXI в. Во втором 
разделе последовательно раскрываются основные вопросы фор

Введение

мирования, описания, хранения, экспертизы ценности, комплектования данных документов и дел, а также их использования 
в государственных и муниципальных архивах в XX–XXI вв.

В конце пособия приведен библиографический список, 

который студенты могут использовать для самостоятельной 
работы при исследовании исторических, источниковедческих 
и теоретических проблем, связанных с документами по личному 
составу.

Актуальность данного пособия заключается в возра
стании значимости работы с документами по личному составу 
в условиях усиления ответственности по современному архивному праву за их сохранность на предприятиях различных организационно-правовых форм, а также в условиях роста активности инспектирующих и архивных учреждений по проверке 
соблюдения сроков их передачи на долговременное и постоянное 
хранение. Это явилось, в свою очередь, результатом осмысления 
горького опыта 1990-х гг. (утраты миллионов единиц хранения 
в процессе «ложных» и настоящих банкротств), что также нанесло немалый ущерб правам и интересам граждан.

Рассматриваемый комплекс документов, объединенный 

общим понятием «документы по личному составу», образуется 
в разных структурных подразделениях (на участках работы) 
организации. Все эти документы содержат информацию, защищающую социальные права человека и работника1. У всех 
кадровых документов есть важная особенность: они содержат 
личную информацию работников — физических лиц, поэтому 
при работе с ними важно соблюдать требования федерального 
законодательства в сфере защиты персо нальных данных.

Документы по личному составу по истечении 75 и 50 лет 

(срока хранения) могут использоваться в социологических, 

1 
О классификации документов по личному составу подробно см.: 
Экспертиза ценности документов и отбор в состав Архивного фонда 
Российской Федерации документов по личному составу: метод. рекоменд. / сост. М.П. Жукова, Б.В. Альбрехт, Л.А. Кондратьева, Е.В. Макаров, Е.Р. Симонова. М., 2014.

Введение

статистических исследованиях по истории учреждений, 
предприятий и организаций. Одновременно они могут служить источниками при изучении проблем формирования советских кадров, социальной структуры общества, разработки 
социального состава служащих советского государственного 
аппарата.

Цель учебного пособия — представить студентам историю 

формирования документов по личному составу, дать их описание, раскрыть научно-справочный аппарат, осветить вопросы 
организации комплектования, экспертизы ценности, учета и хранения. С помощью пособия студенты не только получат знания, 
но и усвоят практические навыки в области архивов документов 
по личному составу.

Сегодня, когда имеется большое количество справочников, 

статей в журналах, методических пособий, содержащих сведения 
о документах по личному составу и о работе с ними, нет необходимости пересказывать их содержание в учебном пособии, 
а студентам — запоминать эту информацию. Важно, чтобы студенты после изучения изложенного в пособии материала получили представление об этапах развития документов по личному 
составу, их формирования, хранения и использования с точки 
зрения их исторического и практического значения.

Кроме того, пособие позволит студентам получить знания 

и навыки составления описи документов по личному составу 
при проведении экспертизы ценности документов по личному 
составу на заседании экспертной комиссии (ЭК) или экспертнопроверочной комиссии (ЭПК), что напрямую связано с должностными обязанностями архивиста, а также знания и навыки 
создания и использования справочно-поисковых средств и решения задач архивной эвристики в процессе исполнения архивистами социально-правовых запросов граждан и организаций 
и решения вопросов правового регулирования доступа к документам, их рассекречивания и засекречивания.

Введение

В результате освоения дисциплины студент будет:
знать
— основы законодательства РФ, регулирующие организацию 

хранения, научно-технической обработки, учета и использования документов по личному составу в архивах;

— нормативно-методические документы, содержащие пра
вила систематизации и хранения, научно-технической обработки, учета и использования документов по личному составу 
в архивах;

— систему архивов РФ, в которых хранятся документы 

по личному составу, главные тенденции их развития, их основные виды, методику хранения и использования документов 
в архивах организаций и государственных, муниципальных архивах;

— порядок доступа к документам по личному составу в ар
хиве организации и в государственном, муниципальном архиве;

уметь
— выполнять операции по обработке документов на стадии 

их хранения;

— организовать текущее хранение документов по личному 

составу и их подготовку для передачи на архивное хранение;

— разрабатывать локальные нормативные правовые акты, 

необходимые в деятельности организации (положение об архиве 
организации, положение об экспертной комиссии организации);

владеть
— методами организации хранения, проведения экспертизы 

ценности документов, описания и использования документов, 
содержащих персо нальные данные.

Автор выражает благодарность доктору исторических наук, 

профессору, члену-корреспонденту РАН В.П. Козлову, кандидату исторических наук, профессору, заведующему кафедрой 
архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Буровой и кандидату исторических наук, доценту Л.Н. Простоволосовой за помощь (замечания и ценные советы) при подготовке пособия.

Раздел I. 

ИСТОРИЧЕСКИЕ И ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ 

АСПЕКТЫ ВОЗНИКНОВЕНИЯ 
И РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТОВ 

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Глава 1. 

КРАТКИЙ ИСТОРИОГРАФИЧЕСКИЙ  

ОЧЕРК АРХИВОВ ДОКУМЕНТОВ 

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

В отечественном архивоведении термин «материалы (доку
менты) по личному составу» используется давно. Первоначально 
термин «материалы по личному составу» охватывал небольшой 
круг документов (документации), которые привлекались для 
выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате. В дальнейшем толкование этого термина было расширено. Так, в «Методических указаниях по экспертизе ценности документальных 
материалов по личному составу учреждений бывшей царской 
России» 1960 г.1 речь шла о более широком комплексе документов, характеризующих правовые, служебные и другие отношения отдельных лиц с государственными, общественными 
и частными учреждениями. В «Перечне документальных материалов по личному составу государственных, общественных 
и кооперативных учреждений, организаций и предприятий 

1 
Методические указания по экспертизе ценности документальных материалов по личному составу учреждений бывшей царской России. 
М., 1960.

Глава 1. Краткий историографический очерк архивов документов по личному составу 

СССР с указанием сроков хранения» 1963 г.1 названные выше 
материалы «характеризуют правовые, трудовые, служебные 
и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными, 
общественными и кооперативно-колхозными учреждениями, 
организациями, предприятиями. Они подтверждают трудовой 
стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении рабочих и служащих, получение образования 
учащимися и некоторые другие стороны жизни»2. Термин «документы по личному составу» обозначает обширный массив 
документов, которые образуются в процессе документирования 
взаимоотношений работодателя и работника.

Впервые в России в законодательном порядке определение 

документов по личному составу было закреплено в 2004 г.: «Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем»3. Однако 
в силу историографической традиции изучения документов 
по личному составу в широком источниковедческом контексте 
предметом данного пособия правомерным будет избрать весь 
исторически сложившийся комплекс документов биографического характера по истории трудовых отношений.

В архивоведческой литературе проблема изучения доку
ментов по личному составу рассматривалась небольшим числом 
авторов. Наиболее полное освещение она получила в работах 
А.В. Елпатьевского4. Ряд других исследователей затрагивают 

1 
Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций 
и предприятий СССР с указанием сроков хранения. М., 1963.

2 
Колосова Э.В. Об основах отбора материалов по личному составу 
на государственное хранение // Материалы научной конференции 
по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. Ч. 3. М., 1976. С. 442–449.

3 
Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон 
от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Российская газета. 2004. № 237.

4 
Елпатьевский А.В. О документальных источниках современных историко-биографических и генеалогических исследований // Археографический ежегодник за 1971 г. М., 1972. С. 80–86; Елпатьевский А.В. 
К истории документирования актов гражданского состояния 