Делопроизводство
Покупка
Основная коллекция
Тематика:
Основы делопроизводства
Издательство:
Дашков и К
Автор:
Кузнецов Игорь Николаевич
Год издания: 2023
Кол-во страниц: 405
Дополнительно
Вид издания:
Справочная литература
Уровень образования:
ВО - Бакалавриат
ISBN: 978-5-394-05261-3
Артикул: 616636.04.99
Доступ онлайн
В корзину
В учебно-справочном пособии обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного делопроизводства. Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения внутренних и внешних документов, раскрыты способы и методы оптимизации документооборота. Пособие базируется на действующей общегосударственной нормативной базе, особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, изучающих делопроизводство и секретарское дело, а так-же всех интересующихся подобной тематикой.
Тематика:
ББК:
УДК:
ОКСО:
- ВО - Бакалавриат
- 38.03.01: Экономика
- 38.03.02: Менеджмент
- ВО - Магистратура
- 38.04.01: Экономика
- 38.04.02: Менеджмент
ГРНТИ:
Скопировать запись
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов.
Для полноценной работы с документом, пожалуйста, перейдите в
ридер.
И. Н. Кузнецов ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Учебно-справочное пособие 12-е издание Москва Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°» 2023
УДК 651.4/8 ББК 650.050.2 К89 Кузнецов, Игорь Николаевич. Делопроизводство : учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. — 12-е изд. — Москва : Издательскоторговая корпорация «Дашков и К°», 2023. — 405 с. ISBN 978-5-394-05261-3. В учебно-справочном пособии обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного делопроизводства. Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения внутренних и внешних документов, раскрыты способы и методы оптимизации документооборота. Пособие базируется на действующей общегосударственной нормативной базе, особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, изучающих делопроизводство и секретарское дело, а также всех интересующихся подобной тематикой. К89 ISBN 978-5-394-05261-3 © Кузнецов И. Н., 2010 © Кузнецов И. Н., 2020, с изменениями © ООО «ИТК «Дашков и К°», 2020 Рецензенты: С. К. Купрейчик — кандидат юридических наук; Н. Л. Бондаренко — кандидат юридических наук.
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.1. Система организационно-правовой документации . . . . . . . . . . . 9 1.2. Система распорядительной документации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.3. Система справочно-информационной документации . . . . . . . 38 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 2.1. Традиционный и электронный документооборот . . . . . . . . . . . . 60 2.2. Работа с входящими документами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 2.3. Работа с исходящими и внутренними документами . . . . . . . . . 68 2.4. Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 3.1. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. . . . . . . . . . . . . . 81 3.2. Соcтавление текстов служебных документов. . . . . . . . . . . . . . . 112 4. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ, ФИНАНСАМ, СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ. . . 139 4.1. Документация по трудовым отношениям . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 4.2. Финансовая документация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 4.3. Документы по снабжению и сбыту. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 5. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 5.1. Краткая характеристика деловых писем . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 5.2. Международные письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 6. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ . . . . 237 6.1. Технология учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 6.2. Исполнение и обработка подготовленных конфиденциальных документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
6.3. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 7. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 7.1. Оформление дел длительных сроков хранения. . . . . . . . . . . . . 297 7.2. Состав учетных документов архива . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 7.3. Оборудование архивохранилищ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 7.4. Использование документов архива. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ И РЕКОМЕНДОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312 СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ . . . . . . . . 324 ПРИЛОЖЕНИЯ: Приложение 1. Образцы основных видов документации. . . . . . . 349 Приложение 2. Расположение реквизитов на титульном листе документа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365 Приложение 3. Схемы расположения реквизитов документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 Приложение 4. Образцы бланков документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368 Приложение 5. Написание названий документов. . . . . . . . . . . . . . . 372 Приложение 6. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 Приложение 7. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378 Приложение 8. Перечень типовых сроков исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380 Приложение 9. Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях . . . . . . . . . . . . . 383 Приложение 10. Языковые средства для написания документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 Приложение 11. Рекомендации по использованию при написании документов отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний. . . . . . . . . . . . 401
ВВЕДЕНИЕ Управление людьми представляет собой компонент управления любой организацией, наряду с управлением материальными и природными ресурсами. Однако по своим характеристикам люди существенно отличаются от любых других используемых организациями ресурсов, а следовательно, требуют особых методов управления. Большое значение приобретают вопросы практического применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства, а следовательно, обеспечить рост производства в целом. Нельзя сказать, что эффективность производства зависит исключительно от эффективного управления персоналом. Существует множество иных факторов, оказывающих влияние на эту величину, однако тенденции развития производственного потенциала в странах с эффективной экономикой показывают, что управлению персоналом в системе управления предприятием уделяется первостепенное значение. Сам сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации. Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: • сбор и обработку документной информации; • подготовку решения; • принятие и документирование решения; • доведение решения до исполнителей; • исполнение решения; • контроль исполнения; • сбор информации об исполнении;
• передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; • хранение и поиск информации. В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.). Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений — важнейшее направление управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от формы собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу. Составной частью делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления документов. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Актуальность учебной дисциплины “Делопроизводство” обусловлена возрастающим интересом к проблемам делопроизводства как инструменту повышения эффективности управления. Особое внимание уделяется организационной структуре служб делопроизводства, подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, рассматриваются развернутые характеристики основных нормативов в области управления. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве.
Дисциплина “Делопроизводство” занимает одно из ключевых мест в подготовке специалиста — экономиста и юриста, продуктивно действующего в условиях рыночной экономики современного общества, вооружая его умениями и навыками, которые будут сопровождать его на протяжении всей учебной и производственной деятельности. Целью освоения дисциплины является достижение следующих результатов образования: 1) знания: на уровне представлений: — основных методов, категорий, функций делопроизводства; — основных принципов и правил эффективного делопроизводства; — основ документоведения; — приемов использования документооборота; — правил ведения делопроизводства; на уровне воспроизведения: — понятийного аппарата дисциплины; — основных этапов делопроизводства; — общего и особенного в документоведении; на уровне понимания: — места документоведения в формировании культуры делопроизводства и документооборота, — роли делопроизводства в профессиональной деятельности; 2) умения: теоретические: — на основе собранной информации определять цели, выбирать средства ведения деловой документации; — применять принципы, формы, методы делопроизводства в юридической деятельности; — на основе теории делопроизводства вести документооборот; — самостоятельно осваивать знания, необходимые для работы с документооборотом в конкретных сферах экономических практик;
практические: — оперировать знаниями, полученными по делопроизводству в профессиональной деятельности; — вести профессиональную документацию, руководствуясь правилами эффективного делопроизводства; — извлекать и систематизировать информацию из различных источников для ведения грамотного документоведения; — применять знания в своей профессиональной деятельности; — критически оценивать личные достоинства и недостатки; 3) навыки: — анализа документов; — оформления и ведения документации; — граждански и политически взвешенного поведения; — использования в профессиональной деятельности знаний по делопроизводству; — логически верно, аргументировано и ясно строить устную и письменную речь. Знания, полученные при изучении дисциплины, позволяют сформировать наиболее оптимальный комплекс сведений по делопроизводству и использовать его профессиональной деятельности. Интегрированным результатом изучения дисциплины должно стать приобретение обучаемыми делопроизводственной и документоведческой компетенции как совокупности личных качеств студента (ценностно-смысловых ориентаций, знаний, умений, навыков и способностей) и способности решать проблемы, самостоятельно находить ответы на вопросы, возникающие в его повседневной жизни, средствами, предоставляемыми учебными курсами “Делопроизводство”, “Документационное обеспечение управления”, “Документационное обеспечение управления персоналом”. Учебно-справочное пособие базируется на действующей общегосударственной нормативной базе, особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 1.1. Система организационно-правовой документации 1.1.1. Назначение и состав Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация системы и процессов управления, т. е.: — создание организации, включая выбор ее организационно- правовой формы; — регистрация организации; — установление ее структуры; — определение штатной численности, номенклатуры должностей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и др.; — регламентация деятельности структурных подразделений и работников; — формирование коллегиальных и совещательных органов управления; — регламентация деятельности аппарата управления; — лицензирование деятельности в необходимых случаях; — установление режима работы и системы охраны; — организация труда работников и оценка труда работников; — реорганизация организации; — ликвидация организации и некоторые другие виды работ. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее ком-
петенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности ( например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае
реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников и др.) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях — распорядительными документами руководителя. Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых ( в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
1.1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов Учредительные документы — это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав. Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Устав — правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации. Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица). Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения
Доступ онлайн
В корзину