Делопроизводство

И. Н. Кузнецов

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Учебно-справочное пособие

12-е издание

Москва
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°»
2023

УДК 651.4/8
ББК 650.050.2
К89

Кузнецов, Игорь Николаевич.
Делопроизводство : учебно-справочное пособие /
И. Н. Кузнецов. — 12-е изд. — Москва : Издательскоторговая корпорация «Дашков и К°», 2023. — 405 с.

ISBN 978-5-394-05261-3.

В учебно-справочном пособии обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного делопроизводства.
Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, 
дана характеристика особенностей подготовки, оформления и 
ведения внутренних и внешних документов, раскрыты способы и методы оптимизации документооборота. 
Пособие базируется на действующей общегосударственной 
нормативной базе, особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями 
ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Для секретарей, секретарей-референтов, работников 
служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, изучающих делопроизводство и секретарское дело, а также всех интересующихся подобной тематикой.

К89

ISBN 978-5-394-05261-3 
© Кузнецов И. Н., 2010
© Кузнецов И. Н., 2020, 
    с изменениями
© ООО «ИТК «Дашков и К°», 2020

Рецензенты:
С. К. Купрейчик — кандидат юридических наук;
Н. Л. Бондаренко — кандидат юридических наук.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1.1. Система организационно-правовой документации . . . . . . . . . . . 9

1.2. Система распорядительной документации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1.3. Система справочно-информационной документации  . . . . . . . 38

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

2.1. Традиционный и электронный документооборот . . . . . . . . . . . . 60

2.2. Работа с входящими документами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2.3. Работа с исходящими и внутренними документами . . . . . . . . . 68

2.4. Текущее хранение документов. 
Списание и уничтожение документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

3.1. Оформление служебных документов 
в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. . . . . . . . . . . . . . 81

3.2. Соcтавление текстов служебных документов. . . . . . . . . . . . . . . 112

4. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДОВЫМ
ОТНОШЕНИЯМ, ФИНАНСАМ, СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ. . . 139

4.1. Документация по трудовым отношениям  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

4.2. Финансовая документация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

4.3. Документы по снабжению и сбыту. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

5. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

5.1. Краткая характеристика деловых писем  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

5.2. Международные письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

6. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ  . . . . 237

6.1. Технология учета и рассмотрения поступивших 
конфиденциальных документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

6.2. Исполнение и обработка подготовленных 
конфиденциальных документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

6.3. Формирование и хранение дел, уничтожение 
документов, дел и носителей информации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

7. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

7.1. Оформление дел длительных сроков хранения. . . . . . . . . . . . . 297

7.2. Состав учетных документов архива  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

7.3. Оборудование архивохранилищ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

7.4. Использование документов архива. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ И РЕКОМЕНДОВАННЫХ
ИСТОЧНИКОВ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ  . . . . . . . . 324

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение 1. Образцы основных видов документации. . . . . . . 349

Приложение 2. Расположение реквизитов на титульном 
листе документа  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Приложение 3. Схемы расположения реквизитов 
документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Приложение 4. Образцы бланков документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Приложение 5. Написание названий документов. . . . . . . . . . . . . . . 372

Приложение 6. Примерный перечень документов, 
подлежащих утверждению  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Приложение 7. Примерный перечень документов, 
на которых ставится гербовая печать  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Приложение 8. Перечень типовых сроков исполнения 
документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Приложение 9. Отраслевые квалификационные 
характеристики должностей работников, занятых 
на предприятиях, в учреждениях и организациях  . . . . . . . . . . . . . 383

Приложение 10. Языковые средства для написания 
документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Приложение 11. Рекомендации по использованию 
при написании документов отдельных наиболее часто 
употребляемых слов и устойчивых словосочетаний. . . . . . . . . . . . 401

ВВЕДЕНИЕ

Управление людьми представляет собой компонент управления любой организацией, наряду с управлением материальными и природными ресурсами. Однако по своим характеристикам 
люди существенно отличаются от любых других используемых 
организациями ресурсов, а следовательно, требуют особых методов управления. 
Большое значение приобретают вопросы практического 
применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность 
любого производства, а следовательно, обеспечить рост производства в целом.
Нельзя сказать, что эффективность производства зависит 
исключительно от эффективного управления персоналом. Существует множество иных факторов, оказывающих влияние 
на эту величину, однако тенденции развития производственного потенциала в странах с эффективной экономикой показывают, что управлению персоналом в системе управления предприятием уделяется первостепенное значение.
Сам сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации. Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: 
• сбор и обработку документной информации; 
• подготовку решения; 
• принятие и документирование решения; 
• доведение решения до исполнителей; 
• исполнение решения; 
• контроль исполнения; 
• сбор информации об исполнении; 

• передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; 
• хранение и поиск информации. 
В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией 
входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, 
поиску, переработке содержащейся информации (различные 
виды вычислений и т. п.).
Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений — важнейшее направление управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от формы собственности 
должны в своей деятельности руководствоваться положениями 
и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу. 
Составной частью делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления документов. 
Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. 
Актуальность учебной дисциплины “Делопроизводство” обусловлена возрастающим интересом к проблемам делопроизводства как инструменту повышения эффективности управления. 
Особое внимание уделяется организационной структуре 
служб делопроизводства, подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение 
документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, рассматриваются развернутые характеристики основных нормативов в области управления. Отдельной 
темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве. 

Дисциплина “Делопроизводство” занимает одно из ключевых мест в подготовке специалиста — экономиста и юриста, продуктивно действующего в условиях рыночной экономики современного общества, вооружая его умениями и навыками, которые 
будут сопровождать его на протяжении всей учебной и производственной деятельности. 
Целью освоения дисциплины является достижение следующих результатов образования: 
1) знания: 
на уровне представлений: 
— основных методов, категорий, функций делопроизводства; 
— основных принципов и правил эффективного делопроизводства; 
— основ документоведения;
— приемов использования документооборота; 
— правил ведения делопроизводства;
на уровне воспроизведения: 
— понятийного аппарата дисциплины; 
— основных этапов делопроизводства; 
— общего и особенного в документоведении; 
на уровне понимания: 
— места документоведения в формировании культуры делопроизводства и документооборота, 
— роли делопроизводства в профессиональной деятельности; 
2) умения: 
теоретические: 
— на основе собранной информации определять цели, выбирать средства ведения деловой документации; 
— применять принципы, формы, методы делопроизводства 
в юридической деятельности; 
— на основе теории делопроизводства вести документооборот; 
— самостоятельно осваивать знания, необходимые для работы с документооборотом в конкретных сферах экономических практик; 

практические: 
— оперировать знаниями, полученными по делопроизводству в профессиональной деятельности; 
— вести профессиональную документацию, руководствуясь правилами эффективного делопроизводства; 
— извлекать и систематизировать информацию из различных источников для ведения грамотного документоведения; 
— применять знания в своей профессиональной деятельности; 
— критически оценивать личные достоинства и недостатки; 
3) навыки: 
— анализа документов; 
— оформления и ведения документации; 
— граждански и политически взвешенного поведения; 
— использования в профессиональной деятельности знаний по делопроизводству; 
— логически верно, аргументировано и ясно строить устную и письменную речь. 
Знания, полученные при изучении дисциплины, позволяют сформировать наиболее оптимальный комплекс сведений 
по делопроизводству и использовать его профессиональной деятельности. 
Интегрированным результатом изучения дисциплины 
должно стать приобретение обучаемыми делопроизводственной и документоведческой компетенции как совокупности личных качеств студента (ценностно-смысловых ориентаций, знаний, умений, навыков и способностей) и способности решать проблемы, самостоятельно находить ответы на вопросы, возникающие в его повседневной жизни, средствами, предоставляемыми учебными курсами “Делопроизводство”, “Документационное обеспечение управления”, “Документационное обеспечение 
управления персоналом”.
Учебно-справочное пособие базируется на действующей 
общегосударственной нормативной базе, особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Система организационно-правовой документации

1.1.1. Назначение и состав

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, 
фирм, — организация системы и процессов управления, т. е.:
— создание организации, включая выбор ее организационноправовой формы;
— регистрация организации;
— установление ее структуры;
— определение штатной численности, номенклатуры должностей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и др.;
— регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
— формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
— регламентация деятельности аппарата управления;
— лицензирование деятельности в необходимых случаях;
— установление режима работы и системы охраны;
— организация труда работников и оценка труда работников;
— реорганизация организации;
— ликвидация организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения фиксируется 
в организационно-правовых документах, содержащих правила, 
нормы, положения, определяющие статус организации, ее ком

петенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в 
целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, 
ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся устав 
организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных 
и совещательных органов, аппарата управления (руководства), 
штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой 
основой деятельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это 
органом — вышестоящей организацией, руководителем данной 
организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем 
структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным 
документом руководителя (приказом или распоряжением) или 
коллегиальным органом.
С точки зрения срока действия организационно-правовые 
документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до 
их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).
По мере изменения характера деятельности учреждения и 
организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае