Профессиональный администратор проекта. Полное руководство

Москва
Лаборатория знаний
2022

 

ПРОЕКТЫ

ПРОГРАММЫ

ПОРТФЕЛИ

Н. В. Артонкина

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ
АДМИНИСТРАТОР 
ПРОЕКТА

Полное руководство

Электронное 
издание

УДК 65.0
ББК 65.29
А89

С е р и я
о с н о в а н а
в
2010 г.
Артонкина Н. В.
А89
Профессиональный
администратор
проекта.
Полное
руководство / Н. В. Артонкина. — Электрон. изд. — М. : Лаборатория знаний, 2022. — 448 с. — (Проекты, программы,
портфели). — Систем.
требования:
Adobe
Reader
XI
;
экран 10". — Загл. с титул. экрана. — Текст : электронный.
ISBN 978-5-93208-599-8
Книга посвящена администрированию проектов. Рассматриваются такие связанные с работой администратора проектов области, как методология управления проектами, делопроизводство,
документационное обеспечение управления проектами, бюджет
проекта и первичные документы, заключение договора. Каждая
из этих областей вынесена в отдельную главу книги. Заключительные главы книги посвящены работе в наиболее используемых
программах MS Office: MS Word, MS Excel и MS Project. При
этом рассмотрен далеко не весь функционал этих программ,
а
только
те
инструменты,
которые
чаще
других
используют
в своей работе администраторы проектов.
Для администраторов проектов.
УДК 65.0
ББК 65.29

Деривативное издание на основе печатного аналога: Профессиональный администратор проекта. Полное руководство /
Н. В. Артонкина. — М. : Лаборатория знаний, 2022. — 445 с. : ил. —
(Проекты, программы, портфели). — ISBN 978-5-00101-330-3.

В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений,
установленных
техническими
средствами
защиты
авторских
прав,
правообладатель вправе требовать от нарушителя возмещения убытков
или выплаты компенсации

ISBN 978-5-93208-599-8
© Лаборатория знаний, 2022

ВВЕДЕНИЕ
Администратор проекта — кто он?

Администратор проекта — обязательный и незаменимый специалист практически на любом проекте. Однако каждый руководитель проекта по-своему понимает, в чем же должна заключаться 
его «незаменимость».
На практике одна группа руководителей проектов считает, что 
функции администратора проектов больше связаны с секретарскими 
функциями: телефонные переговоры, ведение переписки, организация командировок, организация и протоколирование совещаний. 
В то время как другие руководители проектов считают администратора проекта своей правой рукой с соответствующей передачей ему 
определенных полномочий. В первом случае все более или менее понятно — это скорее секретарь проекта, поэтому требования к квалификации с точки зрения наличия знаний в области проектного 
управления минимальны. Во втором случае все немного сложнее. 
Профессиональный стандарт этой профессии отсутствует, и его разработка в ближайшее время не планируется (согласно реестру разработки/пересмотра профессиональных стандартов Минтруда России). Определенно можно сказать, что на практике такая профессия 
уже давно существует и достаточно востребована (если верить сайту 
www.HH.ru), а значит, потребность в ней все-таки есть. 
Представим следующую ситуацию. Компания выполняет проект 
по внедрению информационной системы. Руководитель этого проекта определен, и он (сразу или спустя какое-то время) понимает, 
что ему нужен будет помощник — администратор проекта. Каким 
будет профиль этой должности? Какие предъявлять требования к 
опыту работы и к образованию соискателя? Здесь стоит отметить 
несколько нюансов. Прежде всего, на администрирование проектов необходимо взглянуть с двух позиций: со стороны компаниизаказчика и со стороны компании-исполнителя. В первом случае 
речь идет больше о соблюдении процессов компании: при согласовании договорных документов, рассмотрении технической документации, при организации и протоколировании встреч и т. д. 
Либо, если речь идет об уже существующем проектном офисе в 
компании-заказчике, администратор проектов занимается уже администрированием программ и/или портфеля проектов компании, 
а не отдельно взятых проектов. Но это, как говорится, уже «дру

ВВЕДЕНИЕ

гая история». Администрирование проектов на стороне компанииисполнителя предполагает не только больший объем работы, но 
и более, скажем так, специфический. Во-первых, администратор 
проекта может быть привлечен сразу на несколько проектов с разными заказчиками, причем с загрузкой на 100%. Понятно, что это 
не приветствуется и не афишируется, но на практике в консалтинговых компаниях это довольно частое явление. В этом случае администратору проекта придется «разобраться» в нюансах управленческих процедур сразу нескольких компаний. Кроме того, большая 
часть документации создается именно в компании, выполняющей 
проект, вплоть до протоколов совещаний. Здесь потребуются уже 
знания юриспруденции, делопроизводства, бухгалтерского учета, 
проектного менеджмента и т. д. Одним словом, администратору 
проекта необходимо быть мастером на все руки. Так что же всетаки должен знать и уметь администратор проектов?

Профессиональный стандарт 
«Руководитель проектов в области 
информационных технологий»

Начнем изучение вопроса с рассмотрения профессионального стандарта «Руководитель проектов в области информационных технологий» (далее — профстандарт). Как уже было отмечено, отдельного 
профессионального стандарта для администраторов проектов нет. 
А может, он и не нужен?! Что ж, обратимся к тексту стандарта.
Данный профессиональный стандарт введен в действие еще в 
2014 г. В 2016 г. он был актуализирован, но были изменены всего 
лишь виды экономической деятельности, а точнее, цифровые коды.
Профстандартом определены следующие обобщенные трудовые 
функции:
 управление проектами в области информационных технологий 
(ИТ) на основе полученных планов проектов в условиях, когда 
проект не выходит за пределы утвержденных параметров;
 управление проектами в области ИТ малого и среднего уровня 
сложности в условиях неопределенностей, порождаемых запросами на изменения, с применением формальных инструментов 
управления рисками и проблемами проекта;
 управление проектами в области ИТ любого масштаба в условиях высокой неопределенности, вызываемой запросами на 
изменения и рисками, и с учетом влияния организационного 
окружения проекта; разработка новых инструментов и методов 
управления проектами в области ИТ.

Администратор проекта — кто он?

Профстандартом выделены три квалификационных уровня для 
данного специалиста: 6, 7, 8 (табл. В1).
Как мы видим, в профстандарте упоминается такая должность, как «помощник руководителя проектов». Но при более 
детальном рассмотрении функций помощника руководителя проектов становится очевидным, что это скорее младший руководитель проекта, нежели администратор проекта, поскольку эти 
функции больше лежат в плоскости именно управления проектом 
(рис. В1), не говоря уже о том, что для выполнения данных функций требуются определенные знания именно в области информационных технологий (например, для выполнения таких функций, 
как идентификация конфигурации информационной системы, 
аудит конфигурации (информационной системы), проверка реализации запросов на изменения). Да и наименование должности 
предполагает, что в будущем он будет именно руководителем проектов. Кстати, это очень устоявшийся стереотип, что любой администратор проектов в конечном счете обязательно должен стать 
руководителем проектов. 

Функции помощника руководителя проектов

Рис. В1. Функции помощника руководителя проектов

ВВЕДЕНИЕ

Таблица В1
Квалификационные уровни руководителя проектов

Код
Уровень 
квалификации
Наименование 
должности
Требования 
к образованию
Требования 
к опыту

А
6
Помощник 
руководителя 
проектов.
Руководитель 
проектов

Высшее образование (бакалавриат) по одной из специальностей:
 информационные технологии;
 прикладная математика и информатика;
 бизнес-информатика;
 прикладная информатика;
 информатика и вычислительная техника;
 информационные системы.
Программы повышения квалификации в 
области проектного менеджмента

Рекомендуется: работа по 
профессиям 
«системный 
аналитик» и/или
«архитектор 
программного обеспечения» не менее 
года

В
7
Руководитель 
проектов.

Ведущий 
руководитель 
проектов

Высшее образование (специалитет/магистратура) по одной из специальностей:
 информационные технологии;
 прикладная математика и информатика;
 бизнес-информатика;
 прикладная информатика;
 информатика и вычислительная техника;
 информационные системы.
Программы повышения квалификации в 
области проектного менеджмента

Рекомендуется: работа по 
профессиям 
«системный 
аналитик» и/или
«архитектор 
программного обеспечения» не менее 
двух лет

Администратор проекта — кто он?

Окончание табл. В1

Код
Уровень 
квалификации
Наименование 
должности
Требования 
к образованию
Требования 
к опыту

С
8
Руководитель 
проектов 
и программ 
проектов.

Руководитель 
комплексных 
проектов.

Ведущий 
руководитель 
проектов

Высшее образование (специалитет/магистратура) по одной из специальностей:
 информационные технологии;
 прикладная математика и информатика;
 бизнес-информатика;
 прикладная информатика;
 информатика и вычислительная техника;
 информационные системы.
Программы повышения квалификации в 
области проектного менеджмента.
Программы повышения квалификации в 
области общего менеджмента, управления 
финансами, управления персоналом

Опыт работы руководителем не менее пяти лет

ВВЕДЕНИЕ

Мнение экспертов о функциях 
администратора проектов

А что думают эксперты о функциях администратора проектов? Несмотря на то что в профессиональной литературе этот вопрос рассматривался крайне мало и скорее «вскользь», мнения экспертов все 
же расходятся относительно того, какие функции должен выполнять администратор проекта и какова его роль в проекте в целом. 
Согласно одному из экспертных мнений [18], администратору 
проектов предлагается поручить выполнение следующих функций:
 формирование электронных версий документов и размещение 
их в электронной библиотеке;
 хранение документации по проекту;
 создание архива электронной библиотеки проекта.
В данном описании перечень функций администратора проектов минимален. 
Помимо роли администратора проекта выделяется также роль «секретаря офиса управления проектами», функции которого шире [18]:
 поддерживает в актуальном состоянии шаблоны, терминологию 
и другие элементы корпоративного стандарта системы управления проектами;
 обновляет регламент управления проектами и офис управления 
проектами и связанных шаблонов;
 оценивает правильность применения исполнителями существующей методологии управления проектами;
 обучает сотрудников методологии, документообороту и программному обеспечению управления проектами и аттестует их;
 накапливает базу знаний по проектам;
 накапливает и отслеживает базу данных по человеческим ресурсам, их навыкам и опыту;
 распространяет новости и оповещает о событиях по проектам;
 отчитывается перед руководителем ОУП.
Данные функции находятся больше в методологической плоскости. Речь идет скорее о методологии ОУП.
Также рассматривается роль администратора портфеля проектов, выполняющего следующие функции [18]:
 включает проект в существующую программу проектов или создает новую программу проектов;
 объединяет планы проектов в портфеле проектов;
 формирует регулярные отчеты по портфелю проектов;
 анализирует консолидированную информацию о ходе проектов; 
 оповещает заинтересованных лиц в случае сдвигов сроков задач 
в связанных проектах; 

Администратор проекта — кто он?

 выполняет окончательный аудит бумажного и электронного архивов проекта и контролирует архивирование данных и др.
В этом случае речь идет об администрировании именно портфеля проектов, а не единичных проектов.
Существует также мнение [25], что роль администратора проекта 
заключается в помощи руководителю проекта в выполнении задач 
по проекту и на него можно возложить следующие обязанности:
 организация библиотеки проекта;
 введение в курс новых членов команды проекта относительно 
рабочей среды, процедур и направлений проекта;
 подготовка отчетов о состоянии проекта;
 регистрация и рассылка протоколов, решений и другой информации по итогам проводимых совещаний;
 формирование информации о текущем статусе документов;
 ведение информации о персонале проекта (образование, квалификация, обучение, вхождение в организационную единицу, 
телефон/адрес, история назначений по проекту и др.) и т. п.
Кроме того, описывается проектная роль координатора проектов, который помогает руководителю проекта именно в управлении проектом, выполняя следующие функции [25]:
 введение в действие и поддержка плана качества работ по проекту, его стандартов и процедур;
 контроль того, чтобы управление на этапах проводилось согласованно и эффективно;
 введение в действие и поддержка рабочего и финансового планов;
 мониторинг и анализ рисков, спорных вопросов и проблем, требующих проведения корректирующих действий со стороны менеджера проекта;
 выполнение координационных и связующих функций внутри 
организации-исполнителя и т. п.
Ориентируясь на собственный опыт, могу сказать, что именно 
эта точка зрения наиболее приближена к реальности. Я занимала 
должность координатора проектов. Эта должность была введена в 
штатное расписание компании (системный интегратор) именно для 
администраторов проектов, имеющих большой опыт в администрировании проектов, т. е. не в управлении проектами. На координаторов проектов помимо администрирования проектов возлагались 
также обязанности по обучению новичков в администрировании 
проектов (либо администраторов, имеющих сравнительно небольшой опыт в этой области). Кроме того, на территориально-распределенных проектах, когда на каждом объекте внедрения есть отдельный администратор проекта, координатор проекта выполнял 
роль руководителя группы администраторов проектов. В этом слу

ВВЕДЕНИЕ

чае в задачи координатора проекта входило управление группой администраторов проектов: организация их взаимодействия, распределение и контроль выполнения поставленных перед ними задач. 
Таким образом, должность координатора проектов позволила 
мне, не меняя рода занятий, приобрести управленческие и преподавательские навыки. 
Общий перечень моих обязанностей на должности координатора 
проектов был следующим:
 управление группой администраторов проекта — организация 
их взаимодействия, распределение и контроль выполнения поставленных перед ними задач;
 наставничество администраторов проектов;
 организация проектного делопроизводства и документооборота;
 документационное обеспечение проектов и взаимоотношений с 
подрядными организациями; оформление, согласование, учет, 
хранение, прием, отправка документации;
 организация договорной работы в рамках проекта: подготовка, 
согласование, подписание;
 формирование и мониторинг календарных планов проектов, 
корректировка сроков и ресурсов проекта;
 формирование и контроль исполнения планового бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств в рамках 
проекта;
 поддержка коллегиальных органов проектов: организация совещаний, подготовка и согласование протоколов, контроль исполнения решений и т. д.;
 сбор информации, составление и ведение (мониторинг и актуализация) реестров и/или других форм, принятых к использованию на проекте, для учета данных по рискам, показателям, 
объектам и т. п.;
 информационное наполнение и сопровождение проектного портала;
 осуществление коммуникаций с участниками проекта и с представителями компании-заказчика в ходе выполнения своих 
обязанностей;
 выполнение поручений руководителя проекта, связанных с текущей проектной деятельностью.
Упомянем еще один взгляд на роль администратора проектов 
[20], при котором она вообще не рассматривается. При таком подходе работа с проектной документацией поручается отдельному 
специалисту (менеджеру), подчиненному напрямую руководителю 
проекта. Примерные функции менеджера:
 обработка, регистрация и оформление входящих/исходящих 
документов;