Документ. Архив. История. Современность. Выпуск 20

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ  

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УРАЛЬСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМЕНИ ПЕРВОГО ПРЕЗИДЕНТА РОССИИ Б. Н. ЕЛЬЦИНА

ДОКУМЕНТ

АРХИВ

ИСТОРИЯ

СОВРЕМЕННОСТЬ

Сборник научных трудов

Выпуск 20

Издается с 2001 г.

Екатеринбург

Издательство Уральского университета

2020

УДК 002
ББК Ч81 + Т3(2)
        Д 638 

Редакционная коллегия:

Л. Н. Мазур, докт. ист. наук, доцент (гл. редактор)
О. В. Горбачев, докт. ист. наук, проф.
А. М. Сафронова, докт. ист. наук, доцент
А. А. Бакшаев, канд. ист. наук, доцент
А. П. Килин, канд. ист. наук, доцент
Т. А. Селезнева, ст. преп.
В. В. Шибаев, канд. ист. наук

Рецензенты:

Кафедра всеобщей истории  

Уральского государственного педагогического университета  

(заведующий кафедрой доктор исторических наук, профессор В. Н. Земцов)

Н. Г. Суровцева, кандидат исторических наук, доцент кафедры  

автоматизированных систем документационного обеспечения управления 

Российского государственного гуманитарного университета

Документ. Архив. История. Современность : сб. науч. тр. / 

гл. редактор Л. Н. Мазур ; М-во науки и высшего образования 
Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. – Вып. 20. – Екатеринбург: 
Изд-во Урал. ун-та, 2020. – 358 с.

ISBN 978-5-7996-3069-0

В сборнике представлены статьи по проблемам истории Урала  

и России, источниковедения, методологии, документоведения и архивному делу.

Предназначен для студентов, аспирантов и преподавателей, 

специалистов в области истории, архивоведения, документоведения  
и информационного обеспечения управления.

УДК 002
ББК ББК Ч81 + Т3(2)

ISBN 978-5-7996-3069-0  
© Уральский федеральный университет, 2020

Д 638

█ 

Раздел 1
ЭСТАФЕТА НАУЧНОГО ПОИСКА

УДК 65.01                                                             М. А. Докучаева

К ВОПРОСУ ОБ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СЭД
К ВОПРОСУ ОБ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СЭД

Статья посвящена изучению человеческого фактора как одного из 

аспектов, влияющих на эффективное внедрение СЭД в организациях холдингового типа. Дается краткая характеристика этапов внедрения СЭД 
на примере филиала ПАО «Газпром», обеспечивающего охрану объектов 
и продукции в УрФО. Рассматривается применение методики Ф. Герц- 
берга при изучении мнения пользователей об эффективности реализации 
СЭД, приводятся некоторые результаты исследования, в т. ч. карта оценки «важность – исполнение» пользователями параметров СЭД, а также 
некоторые выводы и рекомендации адаптации персонала в процессе внедрения СЭД.

Ключевые слова: СЭД, электронный документ, фактор, организация, 

система, пользователь, работник, труд, экспертиза.

Проект внедрения СЭД в филиале ПАО «Газпром» , специализи
рующемся на охране объектов и имущества холдинга, расположенных 
на территории Свердловской, Челябинской, Курганской и Тюменской 
областей [О реструктуризации] (далее – филиал), является сложным 
как организационно, так и технически. Во-первых, организация занимается охранной деятельностью порядка десяти лет (условно молодая), но сотрудники обладают достаточно консервативным мышлением, многие из них впервые столкнулись с электронной почтой, 
специальными программами, электронными таблицами и базами данных. Во-вторых, разветвленная корпоративная сеть передачи данных, 
в которой работают сотрудники, пока не может обеспечить высокую 
скорость, особенно в северных территориях, что обусловлено особенностями развития российского рынка связи и широкополосного доступа в интернет. Изменить сложившиеся условия и ограничения российского рынка связи в ближайшие пять лет может только внедрение 
© Докучаева М. А., 2020

Раздел 1. Эстафета научного поиска 
4

стандарта 5G в рамках проекта «Цифровая экономика» [Российский 
телеком-рынок].

Проект внедрения СЭД в рассматриваемой организации остано
вился в развитии на этапе реализации 50 % возможного функционала 
и включения в работу 30 % потенциальных пользователей системы1. 
Системы электронного документооборота, применяемые в крупных 
холдингах или государственных структурах (именно они в первую 
очередь заинтересованы в упорядочении традиционного делопроизводства), представляют собой информационные системы, предназначенные для управления всеми документами (за исключением тех, что 
содержат сведения, составляющие государственную или коммерческую тайну). Однако внедрение и использование СЭД ставят своей 
целью не только повышение эффективности существующих процессов традиционного документооборота, но все чаще охватывают более 
широкий спектр задач. В их числе стратегическое, тактическое, оперативное планирование, координация и контроль.

Одним из трендов является использование для работы с докумен
тами систем класса ECM (Enterprise content management), представляющих собой полноценные платформы, на базе которых реализуются 
различные решения, включая СЭД. Платформу такого класса в организации, на базе которой проводилось исследование, начали реализовывать в 2012 г. Был выбран продукт на базе Enterprise Office Solution 
for SharePoint (далее – EOSS) и серверной части СУБД MS SQL Server, 
разработчик – компания «Электронные офисные системы» (ЭОС). 
Разработчики предоставили базовое техническое решение, адаптация 
которого к сложившимся процессам документооборота осуществлялась собственными силами работников филиала, включая разработку 
соответствующих нормативных документов и инструкций пользователей. 

К 2017 г. для реализации данного решения были приобретены 

серверная лицензия EOSS, ее клиентская часть «Участник» для 31 % 
потенциального количества пользователей из числа административно-управленческого персонала, опция «Сканирование без распознавания», а также сертифицированные ключи электронно-цифровой 
подписи (ЭП) для всех лиц, принимающих участие в согласовании  
и издании внутренних документов (6 % административно-управленческого состава). 

Первоначально была разработана и внедрена инструкция по ра
боте с документами в СЭД [О вводе в эксплуатацию]. В дальнейшем 

1 Приведена экспертная оценка автора. С 2018 по 2020 гг. в организации постепенно 

продолжилось техническое совершенствование системы и расширение круга пользователей на базе сложившегося функционала.

М. А. Докучаева. К вопросу об оценке эффективности внедрения СЭД
5

было разработано пять инструкций пользователей: по работе с входящими документами, по работе с поручениями, по работе с регистрацией и рассылкой исходящих документов, по работе с внутренними 
запросами руководителей структурных подразделений и по информационно-справочной работе по зарегистрированным документам.

В 2017 г. в филиале приказом руководителя была введена в опыт
ную эксплуатацию СЭД [О начале опытной эксплуатации системы]. 
За шесть лет реализации СЭД произошло сокращение количества регистрируемых документов на 8 % по сравнению с первым годом работы организации, и на 49 % по сравнению со временем максимального 
роста документооборота (2012).

Сокращение количества регистрируемых документов было до
стигнуто за счет исключения дублирования регистрации документов 
администрации (исходящих, приказов, распоряжений) на самостоятельных удаленных участках делопроизводства. Кроме того, сокращение произошло за счет уменьшения количества служебных записок. Ряд вопросов, которые ранее документировались служебными 
записками, стали решаться в рабочем порядке с использованием электронной переписки и поручений в СЭД.

За период с 2012 по 2017 гг. в единую корпоративную сеть пере
дачи данных было включено 90 % автоматизированных рабочих мест 
административно-управленческого состава, все руководители отделов администрации и начальники отрядов охраны обеспечены сертификатами ключей с электронно-цифровой подписью [Отчет о работе 
ОСиО].

Уровень исполнительской дисциплины по документам и поруче
ниям, включенным в СЭД, повысился до 93 % [Отчет о работе АПР].  
В Прилож. 1 приведены результаты освоения базового функционала 
СЭД, реализованного к концу 2017 г. Необходимо отметить, что СЭД 
обеспечила прозрачность учета, регистрации, движения документов 
и информирования работников по принимаемым управленческим 
решениям. Вместе с тем, параллельно СЭД использовалась традиционная технология работы с документами. Фактически посредством 
внедрения СЭД были упрощены только справочно-информационная 
работа по документам организации и анализ исполнительской дисциплины.

План развития СЭД филиала предусматривал с 2018 г. переход  

в новое качественное состояние – согласование договоров, а также организационных и распорядительных документов в электронном виде 
и последующее их производство с помощью безбумажной технологии, 
а также обновление версии самой платформы. Но в середине 2017 г. 
в организации произошли изменения, связанные с реинжинирингом 

Раздел 1. Эстафета научного поиска 
6

бизнес-процессов филиала, повлекшие за собой кадровые изменения 
и смену приоритетов развития. 

В 2018 г. проект внедрения СЭД в филиале вступил в наиболее 

острую фазу сопротивления изменениям. Для членов рабочей группы 
эту фазу можно определить как информированный пессимизм, переходящий в фазу решимости и преданности (отступать нельзя, вложено 
много сил и средств), для новых пользователей – как депрессию, для 
тех, кто работает в системе не первый год – как проверку технологии. 
В результате в период с 2018 по 2020 г. развитие проекта СЭД в филиале осуществлялось только в техническом направлении: обновлении 
новой версии платформы СЭД и расширении числа пользователей  
с 30 % в 2017 г. до 58 % к концу 2019 г. Наметилась устойчивая тенденция на поддержание традиционной технологии параллельно с электронным документооборотом. 

Стало очевидно, что толчком к развитию СЭД может послужить 

только соответствующий социальный заказ при соответствующей 
административной поддержке. Для изучения данного вопроса в начале 2020 г. было проведено социологическое обследование, позволившее оценить эффективность внедрения СЭД с учетом человеческого фактора.

В современной науке человеческий фактор рассматривается  

в контексте различных теорий, одна из них – двухфакторная теория 
мотивации Ф. Герцберга (1959). Идея Герцберга заключалась в том, 
что у человека удовлетворенность от работы зависит от внутренних 
и содержательных характеристик труда, а неудовлетворенность – от 
внешних условий и контекста деятельности. Все факторы Герцберг 
разделил на гигиенические и мотивационные [Двухфакторная мотивационная теория]. К первой группе отнесены политика фирмы  
и администрации, безопасность и комфортные условия труда (приемлемая освещенность, хорошее отопление и т. д.), график работы, 
оплата труда, наличие оплачиваемых праздничных дней, наличие 
оплачиваемого больничного, проведение мероприятий в области социального обеспечения, здравоохранения и других социальных программ, отношения с коллегами и руководством, уровень прямого контроля работы. 

Эта группа факторов, по мнению автора теории, практически 

никогда не определяет полную удовлетворенность работника. К хорошим условиям люди привыкают быстро, начинают хотеть чего-то 
большего. В то же время наличие хороших условий труда позволяет 
предупредить чувство неудовлетворенности от работы, а их отсутствие может стать причиной недовольства работников, основой для 
саботажа отдельных видов деятельности. Отрицательно оцениваемые 

М. А. Докучаева. К вопросу об оценке эффективности внедрения СЭД
7

гигиенические факторы могут привести к полной неудовлетворенности работой. 

Ф. Герцберг пришел к выводу, что условия работы нельзя рас
сматривать как мотивирующие. Например, увеличение зарплаты уже 
через год перестает мотивировать человека, так как он привыкает  
к новому уровню личного дохода [Проблема мотивации труда]. Этот 
фактор будет поддерживать ощущение удовлетворенности трудом, но 
не будет его формировать. Иначе говоря, гигиенические факторы подкрепляют базовую потребность человека в безопасности.

Что касается мотивирующих факторов, то в теории Герцберга 

они связаны с самой трудовой деятельностью и ее характером. Они 
базируются на потребности человека в личностном росте и развитии. 
К ним относятся успех, общественное признание, интересное содержание деятельности, возможность профессионального роста, степень 
ответственности за результаты труда, служебное положение. 

Суть двухфакторной теории мотивации труда заключается в том, 

что удовлетворенность и неудовлетворенность деятельностью являются двумя независимыми друг от друга измерениями. Формула этой 
теории может быть описана следующим образом: если работа неинтересна, не обеспечивает карьерный рост и общественное признание, то 
даже в хороших условиях труда человек будет чувствовать неполную 
удовлетворенность, и повышения производительности труда происходить не будет.

Следует отметить, что в исследуемой организации условия труда, 

т. е. гигиенические факторы, являются одними из лучших в стране. Работники имеют стабильную заработную плату, которая выше средней 
по рынку труда, работают по преимуществу в комфортных условиях, 
обеспечены современной компьютерной техникой. Работодатель ежегодно индексирует заработную плату, выплачивает «13-ю зарплату», 
оплачивает больничные листы, страховки, оздоровительные мероприятия, включая санаторно-курортное лечение, предоставляет льготные 
условия для получения ипотеки ключевым работникам [Льготы для 
сотрудников Газпрома]. Возможно, именно поэтому мотивационные 
факторы, связанные с изменением содержания труда, могут иметь 
особое значение. Отметим, что СЭД, как система управления документами, влияет на содержание труда работников, поскольку с внедрением системы возникает новый производственный процесс, обеспечивающий прозрачность результата труда управленца.

Опираясь на двухфакторную мотивационную теорию Герцберга, 

автор выделил 12 гигиенических факторов, определяющих условия 
труда работников, использующих в своей деятельности СЭД: 

Раздел 1. Эстафета научного поиска 
8

1) доступность СЭД для работы в течение рабочего дня, отсут
ствие сбоев в работе оборудования;

2) доступность консультаций по функционалу СЭД;
3) материальное поощрение за работу в СЭД;
4) политика руководства в отношении к СЭД как к новаторской 

системе работы с документами;

5) наличие субординационной последовательности при работе  

в СЭД;

6) заинтересованность руководства в эксплуатации СЭД всеми 

сотрудниками;

7) уровень контроля деятельности работников, взаимодействую
щих с СЭД;

8) соблюдение техники безопасности труда при работе в СЭД;
9) наличие дополнительных стимулов для тех, кто качественно 

работает в СЭД;

10) современность техники, используемой для работы в СЭД;
11) объем документации, который работник заводит в СЭД в те
чение дня;

12) доброжелательная атмосфера за счет поощрительного отно
шения руководства к работникам, взаимодействующим с СЭД.

Кроме того, можно выделить 12 факторов, составляющих моти
вационные условия труда работников, использующих в деятельности 
СЭД:

1) нематериальное поощрение работников;
2) возможность саморазвития при работе в СЭД;
3) возможность оказывать влияние на других сотрудников через 

СЭД;

4) личные успехи при работе в СЭД;
5) справедливость СЭД как системы оценки исполнительской 

дисциплины;

6) эффективность СЭД как инструмента, повышающего резуль
тативность труда;

7) уважение в коллективе к работникам, освоившим СЭД;
8) работа в СЭД как интересный вид деятельности;
9) внимание руководства к деятельности работника в СЭД;
10) возможность продвижения по службе после освоения СЭД;
11) возможность улучшать и модернизировать СЭД;
12) повышение степени ответственности работника: высокая сте
пень ответственности конкретного работника за информацию, внесенную в СЭД.

М. А. Докучаева. К вопросу об оценке эффективности внедрения СЭД
9

Для определения оптимальных условий эффективной эксплуа
тации СЭД был использован метод оценки «важности – исполнения» 
мотивационных и гигиенических факторов с помощью метода оценки 
«важность – исполнение» [Новаторов], при котором каждая группа 
факторов оценивается экспертами с точки зрения важности для них 
лично и реализации в настоящий момент.

Сопоставление оценок, полученных в ходе исследования, позво
ляет построить карту приоритетов и выделить следующие четыре 
группы факторов:

1) факторы, нуждающиеся в коррекции в первую очередь;
2) факторы, которые необходимо поддерживать на сложившемся 

уровне;

3) факторы, которые можно улучшать при наличии дополнитель
ных ресурсов;

4) факторы, которые можно игнорировать, так как они не акту
альны или непроработаны.

Для сбора информации использовалось анкетирование экспер
тов − работников организации, ежедневно работающих в СЭД. Для 
проведения опроса автором были разработаны таблица интерпретации вопросов-индикаторов и анкета. Анкетирование преследовало 
следующие задачи:

1) определить уровень развития функционала СЭД;
2) определить степень удовлетворенности работников организа
ции условиями внедрения СЭД;

3) на основе двухфакторной мотивационной теории определить 

условия внедрения СЭД, требующие изменения;

4) выявить социально-демографические характеристики участ
ников исследования;

5) определить мнение участников опроса о целесообразности и 

направлениях дальнейшего развития СЭД.

Выбор экспертов для проведения исследования опирался на сле
дующие принципы:

1) наличие у эксперта лицензии на доступ в СЭД;
2) участие эксперта в деятельности рабочей группы по внедре
нию СЭД;

3) ежедневное активное использование СЭД для выполнения тру
довых функций;

4) наличие эксперта на рабочем месте в период проведения опро
са (отсутствие может быть обусловлено командировкой, отпуском или 
болезнью) и его согласие на участие в опросе.

Раздел 1. Эстафета научного поиска 
10

Анкетирование было проведено в январе 2020 г., в нем приняли 

участие 22 сотрудника филиала, что составило 2/3 от числа тех, кто 
пользуется СЭД ежедневно. Среди опрошенных 40 % относятся к руководящему управленческому персоналу; 60 % − сотрудники администрации, представляющие различные направления деятельности; 
более 60 % опрошенных работают в Екатеринбурге. 

Большинство экспертов используют СЭД для контроля исполне
ния поручений, более 2/3 обращаются к СЭД для поиска документов, 
более половины собственноручно заводят данные по исполнению документов, ведут учет документов, 40 % формируют поручения подчиненным, 36 % выполняют технический контроль вместо своего руководителя, 27 % согласовывают документы и анализируют их.

В целом работниками филиала используется весь функционал 

СЭД, но каждый сотрудник в отдельности использует только часть 
его в соответствии с направлением своей деятельности и правами 
доступа. Следовательно, в СЭД нет функций, которые не использовались бы совсем, т. е. ресурс системы задействован полностью. Сведения о функциях, реализуемых в СЭД участниками анкетирования, 
приведены в Прилож. 1.

Примерно четверть участников опроса − члены рабочей группы 

по внедрению СЭД, 27 % − продвинутые пользователи, 31 % считают 
себя развивающимися пользователями, пользуются СЭД 1–3 года, по 
9 % − пользуются СЭД 3–5 лет и менее года. Данные о самооценке 
экспертов о степени владения СЭД показывают, что эксперты имеют 
разный опыт использования СЭД. 

Средний возраст опрошенных составил 41–45 лет, 2/3 – женщи
ны, что на 10 %, больше, чем в среднем по организации), а возрастной 
состав близок к структуре по организации в целом. 

Культура работы с документами формировалась у большинства 

опрошенных в других организациях, где они работали до поступления на работу в филиал. Большинство из них (40 %) ранее работали 
в коммерческих организациях, в т. ч. финансовых, 27 % − в других 
структурах холдинга, 9 % не имели ранее опыта работы или имеют 
опыт гражданской государственной службы. Немногие из опрошенных экспертов имеют опыт работы в сфере государственной безопасности и в правоохранительных органах. Эти данные подтверждают 
разнородность культуры работы с документами у опрошенных экспертов, что, как указывалось ранее, является одним из факторов, влияющих на эффективность использования СЭД. Также они свидетельствуют об информационной «закрытости» работников, имевших опыт 
работы в силовых и правоохранительных структурах, поскольку среди пользователей СЭД они практически не представлены.