Документационное обеспечение управления

Москва  2021

М ИНИС ТЕРС ТВО НАУКИ И ВЫСШ ЕГО О Б РА З О ВА Н И Я РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

«МИСиС»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ ПРОМЫШЛЕННЫМИ ПРЕДПРИЯТИЯМИ 

ИМ. В.А. РОМЕНЦА

Кафедра индустриальной стратегии

Н.В. Галиева
Ж.К. Галиев

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебник

Рекомендовано редакционно-издательским 
советом университета

№ 4331

УДК 338.45 
 
Г15

Р е ц е н з е н т ы : 

канд. техн. наук, доц. Ю.М. Максименко; 

д-р техн. наук, проф. В.А. Умнов (ФГБОУ ВО «РГГУ»)

 
Галиева Н.В.

Г15  
Документационное обеспечение управления: учеб
ник / Н.В. Галиева, Ж.К. Галиев. – М. : Изд. Дом 
НИТУ «МИСиС», 2021. – 188 с.

ISBN 978-5-907227-50-7

В учебнике рассмотрены теоретические основы документаци
онного обеспечения управления. Уделяется много внимания информационным технологиям, которые используются для этой области деятельности, таким как текстовый редактор Word 2007, 
Microsoft Outlook 2016, DIRECTUM.

Предназначен для студентов, обучающихся в бакалавриате по 

направлениям 38.04.03 «Государственное и муниципальное управление», «Индустриальная стратегия», а также для бакалавров экономических специальностей.

УДК 338.45 

 Н.В. Галиева,  

Ж.К. Галиев, 2021

ISBN 978-5-907227-50-7
 НИТУ «МИСиС», 2021

Содержание

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО 
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

1.1. Основные понятия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
1.2. Оформление управленческих документов . . . . . . . . . . . . . . .14

1.2.1. Общие требования  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.2. Форматы бумаги и поля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.2.3. Бланки документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1.3. Особенности подготовки и оформления отдельных  
видов документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

1.3.1. Организационные документы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.3.2. Распорядительные документы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
1.3.3. Информационно-справочные документы . . . . . . . . . . . 45
1.3.4. Составление и оформление документов личного 
характера . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Глава 2. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

2.1. Теория по Word 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

2.1.1. Основные понятия и методы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
2.1.2. Набор и редактирование текста . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
2.1.3. Таблица . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.1.4. Работа с рисованными объектами . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2.2. Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Практическая работа № 1. Работа со сложным текстом . . . . 77
Практическая работа № 2. Создание таблицы . . . . . . . . . . . . 86
Практическая работа № 3. Создание схемы . . . . . . . . . . . . . . 90
Практическая работа № 4. Создание формулы . . . . . . . . . . . . 95

Глава 3. ПРОГРАММЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ  
СЕКРЕТАРЯ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98

3.1. Шаблоны документов из Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
3.2. Microsoft Outlook  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

3.2.1. Назначение и функциональные возможности . . . . . . 100
3.2.2. Планирование задач . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
3.2.3. Планирование встреч и событий с помощью  
Календаря  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
3.2.4. Работа с электронной почтой . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

3.3. Практическая работа по Microsoft Outlook  . . . . . . . . . . . . .107

Глава 4. ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 
ДОКУМЕНТООБОРОТОМ (ЭСУД) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

4.1. Стандарт по ЭСУД  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

4.1.1. О документах и управлении документами . . . . . . . . . 131
4.1.2. Документные системы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
4.1.3. Характеристики документных систем . . . . . . . . . . . . 134

4.1.4. Определение требований к документам . . . . . . . . . . . 137
4.1.5. Процессы создания, ввода в систему и управления 
документами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
4.1.6. Создание документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
4.1.7. Хранение документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
4.1.8. Использование документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
4.1.9. Отбор и передача документов на хранение или 
уничтожение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

4.2. Общие понятия электронных систем документооборота . .142
4.3. Конкретные виды и версии СЭДОУ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

4.3.1. Евфрат 15.1  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
4.3.2. 1С: Документооборот 8.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
4.3.3. 1С: Университет ПРОФ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
4.3.4. БОСС-Референт . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.5. Система «Дело» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.6. Мастер-Док 3.0.5.14 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Глава 5. ЕДИНАЯ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО 
ДОКУМЕНТООБОРОТА DIRECTUM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154

5.1. Краткая характеристика программы . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
5.2. Структура программы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
5.3. Модули программы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
5.4. Основы работы с программой . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

5.4.1. Предназначение функциональных модулей  . . . . . . . 157
5.4.2. Вход в систему  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
5.4.3. Выход из системы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
5.4.4. Проводник системы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
5.4.5. Структура и назначение проводника системы . . . . . . 158
5.4.6. Модуль «Управление электронными документами» 161
5.4.7. Модуль «Управление деловыми процессами» . . . . . . 163
5.4.8. Модуль «Канцелярия» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

5.5. Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169

Практическая работа № 1. Проводник системы . . . . . . . . . . 169
Практическая работа № 2. I. Поиск информации  . . . . . . . . 176

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Библиографический список . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187

ВВЕДЕНИЕ

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности 

(бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. 
В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и 
оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами. В ежедневной практической 
деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и 
внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением 
и другими процессами делопроизводства.

Организация эффективной работы с документами, совер
шенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является 
важнейшим направлением управленческой деятельности. Все 
учреждения, организации и предприятия независимо от форм 
собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ 

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 

УПРАВЛЕНИЯ  

1.1. Основные понятия

Приступая к изучению курса, прежде всего, следует оз
накомиться с основными профессиональными терминами и 
определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство, или документационное обеспечение 

управления (ДОУ) — отрасль деятельности, обеспечивающая 
документирование и организацию работы с официальными документами. 

Современное документационное обеспечение управления 

включает:

 
– обеспечение своевременного и правильного создания до
кументов (документирование);

 
– организацию работы с документами (получение, передача, 

обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение);

 
– информационное обеспечение.

Постепенно параллельно с термином «делопроизводство» 

начал использоваться термин документационное обеспечение 
управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения 
к терминологии, употребляемой в компьютерных программах 
и литературе.

Документирование — это процесс создания и оформления 

документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях 
по установленным правилам».

Документирование в аппарате управления может осущест
вляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или 
на искусственных языках с использованием соответствующих 
носителей (флеш-диски, лазерные диски, винчестеры и др.). 
На сегодняшний день в управленческой практике преоблада

ющим способом документирования является компьютерная 
печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным 
способом.

Во многих случаях документирование является обязатель
ным, предписывается законами и актами государственного 
управления.

Организация работы с документами — это обеспечение дви
жения документов в аппарате управления, их использования 
в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение докумен
тов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы 
с документами входит:

 
– прием и первичная обработка документов;

 
– их предварительное рассмотрение и распределение;

 
– регистрация документов;

 
– контроль исполнения документов;

 
– информационно-справочная работа;

 
– исполнение документов;

 
– их отправка;

 
– систематизация (формирование дел) и текущее хранение 

документов.

Носителем информации выступает документ.
В Федеральном законе «Об информации, информационных 

технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ 
закреплено следующее определение понятия «документ».

Документ — это зафиксированная на материальном носите
ле информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его эле
ментов, которые называются реквизитами (наименование, 
автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет 
следующее определение.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления 

официального документа.

Различные документы состоят из разного набора рекви
зитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и 
форме данного документа. Для многих документов число 
реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число 
и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном 
носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как ре
зультат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном 
материале.

Официальные документы — это документы, созданные 

юридическими или физическими лицами, оформленные и 
удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую 
категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как 
официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Многие формы управленческой деятельности выражаются 

посредством соответствующих документов: распорядительная 
деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных 
планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; 
контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. 
Поэтому документы можно классифицировать в соответствии 
с их назначением как средства:

 
– регламентации деятельности (уставы, положения, регла
менты, правила, инструкции и др.);

 
– распорядительной деятельности (приказы, указания, по
становления, решения, распоряжения и др.);

– накопления и обобщения информации (отчеты, акты, до
клады и др.);

 
– передачи информации (письма, телеграммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку
менты, отражающие деятельность различных коллегиальных 
органов (протоколы), которые могут выступать и средством 
осуществления распорядительной деятельности, и средством 
накопления и обобщения информации.

Юридическая сила документа — это свойство официаль
ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным 
порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

 
– соблюдать при его подготовке действующие нормы зако
нодательства;

 
– издавать документы только в пределах своей компетен
ции;

 
– соблюдать действующие в определенное время общегосу
дарственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно
сятся: наименование организации, дата и регистрационный 
номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных докумен
тах используются различные реквизиты. Так, заявление 
должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть 
составлен на бланке организации, содержать указание на вид 
документа (приказ), текст, передающий распорядительные 
действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и 
подпись. Для штатного расписания организации необходимы 
не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, 
заверенный печатью. Для определенных видов документов 
в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

В управленческой практике принято различать документы 

по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино
писным способом или распечатанный с компьютера, отражает 
работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный 

документ, текст которого переписан с чернового документа 
или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждаю
щие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) 
считается подлинным.

Подлинник официального документа — это первый (или 

единичный) экземпляр документа, обладающий юридической 
силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизво
дящий информацию подлинного документа и все его внешние 
признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись 
и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они 

не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую 
силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информа
ционной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом 
в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных 
информационных и телекоммуникационных систем, может