Текст по полочкам: Краткое пособие по деловой переписке

Максим Ильяхов

Текст по полочкам

Краткое пособие по деловой переписке

МОСКВА


ISBN 978-5-9614-7450-3

Все права защищены. Никакая часть этой книги 
не может быть воспроизведена в какой бы 
то ни было форме и какими бы то ни было 
средствами, включая размещение в сети интернет и в корпоративных сетях, а также запись 
в память ЭВМ для частного или пуб личного использования, без письменного разрешения владельца авторских прав. По вопросу организации 
доступа к электронной библиотеке издательства обращайтесь по адресу mylib@alpina.ru.

© Максим Ильяхов, 2022
© ООО «Альпина Паблишер», 2022

УДК 338.24
ББК 65.291.2
 
И49

Публикуется в авторской редакции

Ильяхов М.

И49  
Текст по полочкам: Краткое пособие по деловой переписке / Максим Ильяхов. — М. : Альпина Паблишер, 2022. — 176 с., ил.

ISBN 978-5-9614-7450-3

Деловая переписка — это всегда важно, но далеко не всегда просто. 
Ошибки в ней могут иметь серьезные последствия — от неправильного 
понимания ваших мыслей и идей до разрушения бизнеса. Краткое пособие Максима Ильяхова поможет вам сделать письменное общение 
с партнёрами и клиентами максимально эффективным и безопасным. 
Здесь вы найдете самые полезные советы и инструменты из всех книг 
автора, а также его ответы на вопросы сотрудников и руководителей 
российских компаний на тренингах и мастер- классах. Вы узнаете, как 
избежать досадных ошибок в переписке, научитесь ставить задачи, 
критиковать и предъявлять претензии, отчитываться, грамотно использовать визуализацию для презентаций, составлять коммерческие предложения и т. д. Также в книге есть электронное приложение — методичка 
по деловой переписке, которую можно использовать как универсальный 
шаблон.

УДК 338.24
ББК 65.291.2

Содержание

О чем эта книга 
6

Разные инструменты 
для разных задач 
8

Текст и иллюстрации 
10

Одно сообщение —
одно дело 
12

Любому тексту —
заголовок 
18

Проверить начала абзацев 
24

Длинный текст
делить на разделы 
28

Ключевое — в перечень 
36

Ввести читателя
в курс дела 
42

К абстракциям —
примеры 
50

Рассказывай
и показывай 
54

Контекст и отношения 
60

Заметить
и учесть контекст 
64

Не делать вид 
74

Писать о читателе 
80

Позаботиться
о собеседнике 
90

Гигиена труда 
100

Цифровой этикет 
106

Принципы на практике 
114

Текст о компании 
116

Резюме встречи 
124

Рассылка о промоакции 
126

Типовой товар
в магазине 
132

Коммерческое
предложение 
138

Письмо с задачей 
144

Претензия коллеге 
149

Благодарность
и поздравления 
154

Слайд презентации 
158

Блиц

Как повысить
информативность
текста 
166

Раздражающие фразы
в деловой переписке 
168

Нюансы
деловой переписки 
170

Онлайн-ресурсы 
172

Что дальше 
174

Главное за 15 секунд

У вас есть плохо написанный, 
нечитаемый текст: 
письмо, КП, презентация, 
текст о компании или 
новость — что угодно, 
что будут читать другие люди

Можно попробовать начать 
его сокращать

Этому посвящена книга 
«Пиши, сокращай»

Можно попробовать
разложить текст
по полочкам

Текст уже читаемый,
хотя мы 
не изменили 
ни слова

Главное за 15 секунд

У вас есть плохо написанный, 
нечитаемый текст:
письмо, КП, презентация,
текст о компании или 
новость — что угодно, 
что будут читать другие люди

Можно попробовать
разложить текст
по полочкам

Текст уже читаемый,
хотя мы 
не изменили
ни слова

Можно попробовать начать 
его сокращать

Этому посвящена книга
«Пиши, сокращай»

Если добавить
визуализацию,
станет еще понятнее

И потом уже можно 
сокращать 
сколько угодно

Это долго, непросто
и не всегда возможно

Если добавить
визуализацию,
станет еще понятнее

И потом уже можно
сокращать 
сколько угодно

Это долго, непросто
и не всегда возможно

Е
в
с

О чем эта книга

Это книга о деловом общении: как составлять письма и коммерческие предложения, переписываться в чате, ставить задачи, 
конфликтовать, поздравлять и благодарить коллег и клиентов.
С 2018 года я обучаю деловой переписке сотрудников компаний: банков, страховых, промышленных, торговых, юридических и ИТ-компаний. На каждом тренинге участники жаловались на одни и те же проблемы: 
— тяжело читать длинные профессиональные тексты;
— сократить эти тексты невозможно, они наполнены терминами и традиционными оборотами;
— у авторов нет времени, чтобы вычищать текст от лишних 
слов; они не редакторы, им нужно работать.
Отдельная боль руководителей — когда сотрудники пересылают им цепочку писем без пояснений, что тут и зачем. 

Задача книги — помочь решить проблемы делового общения 
как можно быстрее, проще и не уходя в дебри редактуры. У меня 
нет цели сделать вас редакторами, которые смогут писать длинные статьи и вести соцсети. Тем более нет цели ломать традиции 
делового общения, которые делают вас успешными сегодня. Эта 
книга о том, как с помощью простых приемов улучшить результаты общения.
Первый раздел посвящен простым текстовым приемам. 
Это необходимый минимум деловой переписки, который не потребует от вас изменения стиля, удаления важных деталей или 
упрощения терминов. Приемы такие:

Одно сообщение — одно дело
Любому тексту — заголовок
Проверить начала абзацев
Длинный текст делить на разделы

Ключевое — в перечень
Ввести читателя в курс дела
К абстракциям — примеры
Рассказывай и показывай 

Читайте книгу с начала, чтобы получить быстрый прирост качества писем, задач, сообщений и КП. 

6

Второй раздел посвящен контексту и отношениям с адресатом. 
Это то, что влияет на результативность общения еще до того, как 
читатель открыл письмо или чат. В каком настроении читатель 
придет к вам? С какими ожиданиями? Создаете ли вы в нем желание помочь? Или он хочет вам отказать уже с первых строк? 
Читайте этот раздел, если чувствуете, что собеседник намеренно 
не хочет слышать голос разума. 
Третий раздел — примеры самых распространенных текстов в деловом общении: рекламы, КП, писем, рассылок, благодарностей. В конце — как делать запоминающиеся слайды 
презентаций. Обращайтесь к этому разделу, когда вам нужно составить какой-то из этих документов.
Электронное приложение к книге — это готовый внутренний регламент делового общения. Считайте, что это руководство по мотивам книги, которое вы сможете принять  на уровне 
своего отдела или всей компании, чтобы сообщить сотрудникам: 
«Мы пишем так». Корректируйте этот регламент под свои задачи. 
Когда в компании записаны правила внутреннего общения, сотрудникам намного легче работать. Ссылка — с. 172.
Здесь нет ничего нового (почти). Материал книги — выжимка из трех книг: «Пиши, сокращай», «Ясно, понятно» и «Новые правила деловой переписки». В сумме это более тысячи 
страниц. Для книги «Текст по полочкам» я отобрал самое важное, что нужно для работы. Цель — уложить все необходимые 
знания в книгу, которую вы прочитаете за 30 минут.  Если вы 
уже прочитали все три книги, «Текст по полочкам» поможет систематизировать знания. 
В книгу добавлены ответы на вопросы о деловой переписке, которые волнуют сотрудников и руководителей российских компаний: «Вы» или «вы»; «как заставить клиента писать 
нормально», «когда можно отправлять голосовые сообщения», 
«можно ли писать в личный мессенджер» и подобные (с. 170).
Если вы работаете в офисе или на удаленке, эта книга для вас. 
Приятного чтения! 

7

Разные инструменты
для разных задач

В книге собраны приемы, применимые в деловой переписке в начале 2020-х годов в России. Большая часть этих приемов поможет вам в большей части ситуаций. Обратите внимание: в большей части, но не всегда.
Дело в том, что деловая переписка ведется в разных компаниях, среди разных людей из разных культур, с разными отношениями и ожиданиями, в разных традициях. То, что сработает в одной ситуации, может не сработать в другой. 
В России одновременно есть всё: и просвещенные компании, и адские галеры. Где-то для сотрудников установлены автоматы с органическим сельдерейным соком; там сотрудники 
беспокоятся об экологичности общения и хотят сделать жизнь 
клиентов лучше. Но есть и такие, в которых за неподчинение 
боссу в тебя может полететь хрустальная пепельница, и там все 
работают не ради клиента, а ради босса. И есть огромный диапазон между. Всё это существует. 
А еще есть вы — автор. Вам всегда виднее, какие из показанных здесь приемов будут полезны в вашем контексте. Попадет 
ли это в ожидания читателя? Будет ли это ему привычно? Ожидает ли он от вас использования подобных приемов? Только вы 
можете определить, что из этого вам поможет, а что — нет. 
В целом все приемы в книге нацелены на то, чтобы сделать 
текст читаемее, проще и яснее; чтобы ваш адресат мог как можно 
быстрее понять суть и, если нужно, углубиться в детали. С таким 
запросом ко мне приходят руководители: «Сделайте так, чтобы 
тексты в нашей компании было легко читать». 
Но есть компании, которые не ставят себе таких задач. Бывают сферы и ситуации, в которых традиции важнее, чем ясность и простота. Есть документы, в которых важно соблюсти 
протокол; которые тридцать лет пишутся по одному и тому же 
шаблону; для которых установлены строгие деловые или процессуальные традиции. И если это ваш случай — вам виднее, что 
из этих приемов применимо, а что нет. 

8

Когда эти инструменты полезны? Есть несколько ситуаций, 
когда вам могут быть полезны приемы из этой книги: 

Вам предстоит передать другим много важной информации в письменном виде — отчет, презентацию, какое-то длинное письменное объяснение. Общим принципам работы в таких 
жанрах посвящена первая глава, переворачивайте страницу.

Вам нужно обратиться за помощью к человеку, который не обязан вам помогать. Например — поставить задачу не подчиненному, а коллеге. В книге есть пример такой задачи — с. 144.

Вы заметили, что эффективность вашего общения снизилась. 
Раньше ваши задачи исполняли сразу, а сейчас работа как будто 
буксует. Ваши коллеги чаще помогают другим, а не вам. Вероятно, дело в контексте — читайте об этом на с. 64.

Вы замечаете, что вашему тексту не хватает логики: будто мысль 
перепрыгивает с одной темы на другую и вы не можете этим 
управлять. Изучите первый раздел, в особенности — с. 28.

Вы стараетесь хорошо структурировать текст и расставлять акценты, но люди как будто проскальзывают по верхам и не хотят 
вникать. Тогда обратите внимание на «контракт с читателем» — 
этот термин я ввожу на с. 48.

У вас трудности со сложными жанрами — «холодными» коммерческими предложениями (с. 142), претензиями (с. 149) или 
поздравлениями (с. 154). 

Вы ощущаете напряжение от работы, даже по выходным. В этом 
случае изучите главу о гигиене труда: возможно, если вы передадите эти знания коллегам, вам станет легче. См. с. 100.

Задача этой книги — дать вам инструменты, которые помогут 
легче и быстрее решать рабочие задачи. Изучайте эти инструменты и выбирайте из них те, которые подходят вам.

9