Основы работы в Microsoft Office 2013

Рекомендовано в качестве учебного пособия 
для студентов высших учебных заведений,
обучающихся по укрупненной группе специальностей 
09.00.00 «Информатика и вычислительная техника» 
(квалификация (степень) «бакалавр»)
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
Москва                                        
ИНФРА-М

УДК 002
ББК 32.81
К89
Рецензенты:
Н.Л. Куликова — кандидат технических наук, доцент, доцент кафедры
«Моделирование информационных систем и сетей» Российского
государственного социального университета;
Ю.Ф. Опадчий — доктор технических наук, старший научный сотрудник,
профессор кафедры «Прикладная математика, информационные технологии
и электротехника» «МАТИ» – Российского государственного технологического
университета имени К.Э. Циолковского
Кузин А.В., Чумакова Е.В.
К89
Основы работы с Microsoft Office 2013 : учебное пособие / А.В. Кузин, Е.В. Чума>
кова. — М
 : ФОРУМ : ИНФРА>М, 2022. — 160 с. — (Высшее образование).
ISBN 978>5>00091>024>5 (ФОРУМ)
ISBN 978>5>16>010588>8 (ИНФРА>М, print)
ISBN 978>5>16>102615>1 (ИНФРА>М, online)
Пособие содержит основные сведения о работе в пакете прикладных программ
Microsoft Office 2013: приложениях Word, Excel, Access, PowerPoint. Книга предназначена
как для начинающих изучать информатику, так и для пользователей, имеющих опыт ра>
боты в предыдущих версиях пакета. Описание дано в простой и доступной форме.
Помимо основных теоретических сведений, необходимых для освоения рассматри>
ваемых технологий, читателю предлагаются примеры и практические задания, которые
помогут освоить полученные знания и применить их на практике.
Пособие предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся по
направлению 09.00.00 «Информатика и вычислительная техника», и для учащихся сред>
них учебных заведений, а также будет полезно для самостоятельного освоения программ
пакета Microsoft Office 2013 опытными и начинающими пользователями.
УДК 002
ББК 32.81
ISBN 978>5>00091>024>5 (ФОРУМ)
ISBN 978>5>16>010588>8 (ИНФРА>М, print)
ISBN 978>5>16>102615>1 (ИНФРА>М, online)
© Кузин А.В., Чумакова Е.В., 2014
© Издательство «ФОРУМ», 2014

Введение
С совершенствованием компьютерной техники стремительно развивается
прикладное программное обеспечение, помогающее решать различные задачи во
всех сферах жизнедеятельности человека. Одним из таких «помощников» являет4
ся пакет прикладных программ Microsoft Office — самый популярный на сего4
дняшний день пакет офисных приложений. Он предназначен для упрощения
офисной работы, документооборота, делопроизводства.
Компания Microsoft постоянно совершенствует Office, стремясь к тому, что4
бы все приложения пакета имели одинаковый интуитивно понятный интерфейс,
позволяли использовать одни и те же приемы работы. В пособии рассмотрены
четыре основных приложения пакета Microsoft Office 2013:
• Word — текстовый редактор, с помощью которого можно создавать доку4
менты различной сложности;
• Excel — табличный редактор, в котором есть все нужные функции для соз4
дания электронных таблиц любой сложности;
• Access — приложение для управления базами данных;
• PowerPoint — популярное приложение для подготовки презентаций.
Данное пособие содержит основные сведения о работе в приложениях
Microsoft Office 2013 и будет полезно при изучении информатики и информаци4
онных технологий.

Глава 1
MICROSOFT WORD 2013
1.1. Знакомство с Word 2013
Microsoft Word, входящая в пакет прикладных программ Microsoft Office, яв4
ляется одной из самых распространенных программ, используемых для создания
и обработки текстовых документов. Помимо привычного функционала Word
2013 предоставляет пользователям возможность облачной обработки своих доку4
ментов, т. е. обработки документов, сохраненных в Интернете (в хранилище
SkyDrive). Используя хранилище, можно получить доступ к документу с разных
устройств, а также осуществлять коллективное редактирование документов.
1.1.1. Начало работы с Word 2013
Открыть программу Word 2013 в операционной системе Windows 7 можно,
выбрав ее из списка в меню Пуск. В Windows 8 запуск осуществляется нажатием
плитки Word 2013 в стартовом окне.
При первом открытии на экране появляется стартовое окно Word (рис. 1.1),
которое помогает начать работу с редактором. На выбор предлагается несколько
вариантов создания или открытия документов:
• создание нового документа с пустой страницы;
• создание документа с помощью шаблона;
• открытие документа из списка недавно открывавшихся документов;
• открытие документов, хранящихся в Интернете или на локальном компью4
тере.
Шаблон — это модель или образец для создания нового документа. В Word
шаблоны используются для сохранения информации о форматировании доку4
ментов. Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шабло4
на предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев.
В качестве шаблонов можно использовать готовые (стандартные) или лич4
ные шаблоны, созданные вами, а также использовать шаблоны из Интернета

(с сайта Office.com). В основной части стартового экрана отображаются эски4
зы шаблонов, подробнее посмотреть который можно, щелкнув на его изобра4
жение.
Для доступа к документам, сохраненным в Интернете, необходимо войти в
свою учетную запись.
Стартовую страницу можно пропустить и автоматически открыть пустой до4
кумент (рис. 1.2), нажав ВВОД (Enter) или ESC. По умолчанию все документы в
Word
создаются
на
основе
шаблона
Обычный
(Normal.dotm).
Шаблон
Normal.dotm определяет основную структуру документа и содержит настройки
документа, в соответствии с которыми текст вводится в стиле Обычный (Экс4
пресс4стиль), имеющий следующие основные параметры форматирования абза4
ца: шрифт Calibri 11 пт + Основной текст, выравнивание символов — по левому
краю, межстрочный интервал — множитель 1,08 ин, интервал после абзаца —
8 пт, запрет висячих строк.
Основным средством работы с содержимым документа является Лента
(рис. 1.3). Лента представляет собой интуитивно более понятный пользователь4
ский интерфейс, чем меню и панели инструментов, и обеспечивает быстрый до4
ступ к командам через вкладки, где команды организованы в группы по выпол4
1.1. Знакомство с Word 2013
Рис. 1.1. Стартовое окно Word 2013

няемым действиям (табл. 1.1). Команды помещены на вкладках Ленты в виде
пиктограмм. Некоторые команды представлены в виде окон диалога. Для запус4
ка окна диалога можно использовать кнопку (значок со стрелкой), расположен4
ную в группе команд в нижнем правом углу.
6
Рис. 1.2. Пустой документ по умолчанию
Рис. 1.3. Лента

Новая вкладка Дизайн (рис. 1.4) в Word 2013 упрощает использование тем,
стилей и других возможностей форматирования, а также делает более понятной
их связь друг с другом.
Ленту можно легко настроить в соответствии с конкретными требованиями,
создав новые вкладки и заполнив их наиболее часто используемыми командами.
Чтобы приступить к настройке ленты, необходимо открыть вкладку Файл и вы4
брать пункт Параметры > Настроить ленту.
В нижней части окна приложения Word 2013 расположена строка состояния,
в которой отображается информация о текущем документе. Для настройки стро4
1.1. Знакомство с Word 2013
7
Рис. 1.4. Вкладка Дизайн
Таблица 1.1. Вкладки с группами команд
Вкладка
Группы
Действия
Файл
Представление Backstage (выберите
ссылку в области слева)
Открытие, сохранение, печать, предва4
рительный просмотр, защита, отправка,
преобразование файлов и подключение
к сетевым расположениям для сохране4
ния документов в облаке
Главная
Группы Шрифт, Абзац и Стили
Изменение межстрочного интервала,
применение форматирования и стилей
к тексту
Вставка
Группы Страницы, Таблицы,
Илюстрации, Ссылки
и Колонтитулы
Вставка пустых страниц, таблиц, рисун4
ков, гиперссылок, верхних и нижних
колонтитулов, номеров страниц
Дизайн
Группы Форматирование документа
и Фон страницы
Быстрое изменение оформления доку4
мента или цвета фона страницы, добав4
ление границ страницы или подложки
Разметка
страницы
Группа Параметры страницы
Настройка полей, добавление разрывов
страниц, создание колонок, изменение
интервала между абзацами или ориен4
тации страницы
Ссылки
Группы Оглавление и Сноски
Создание оглавления, вставка сносок и
концевых сносок
Рассылки
Группы Создать и Начало слияния
Создание конвертов и наклеек, слияние
почты
Рецензирование Группы Правописание и Запись ис6
правлений
Проверка орфографии и грамматики,
получение статистики и отслеживание
изменений
Вид
Группы Режимы просмотра, Показ
и Окно
Переключение между режимами про4
смотра документа, открытие области
навигации, отображение линеек

ки состояния необходимо щелкнуть на ней правой кнопкой мыши, откроется
окно Настройка строки состояния (рис. 1.5). Чтобы включить или отключить
отображение требуемого элемента в строке состояния, щелкните на соответст4
вующем элементе в окне.
В правой части строки состояния расположены кнопки режимов просмотра и
ползунок для быстрого изменения масштаба документа (см. рис. 1.2). По умолча4
нию активен режим разметки страницы, при котором документ представляется в
виде виртуальных страниц, разделенных пробелом. При желании разрыв между
страницами можно убрать, наведя курсор на разрыв (курсор изменится на
)
и дважды щелкнув мышкой. Вернуть разрыв можно таким же способом.
1.1.2. Открытие, просмотр и закрытие документа
Функции управления файлом сосредоточены на вкладке Файл (рис. 1.6).
На левой панели отображаются группы команд для работы с файлами. Чтобы
открыть документ, необходимо выбрать группу Открыть. При этом в правой
Рис. 1.5. Окно Настройка строки состояния

части окна можно будет выбрать место, где хранится тре4
буемый файл (в облаке или на компьютере), а в появив4
шемся диалоговом окне выбрать нужный файл.
Каждый следующий документ в Word 2013 открыва4
ется в своем окне. Переход между окнами можно выпол4
нить при помощи программных кнопок на панели задач
или с помощью команды Перейти в другое окно на вклад4
ке Вид.
Для открытого файла на вкладке Файл доступны все
группы функций (рис. 1.7). Созданный или отрытый до4
кумент можно сохранить, распечатать с предваритель4
ным просмотром, организовать совместный доступ, от4
править по электронной почте, опубликовать в блоге, из4
менить тип файла и закрыть.
Для одновременного закрытия документа и прило4
жения Word 2013 можно воспользоваться кнопкой За&
крыть в правом верхнем углу окна. Также можно закрыть
документ через вкладку Файл, для этого необходимо на
левой панели выбрать пункт Закрыть. В последнем слу4
чае, если был открыт один документ, то закрывается
только файл документа, а приложение Word 2013 остает4
ся открытым, и можно продолжить работу с другими до4
кументами.
1.1. Знакомство с Word 2013
9
Рис. 1.6. Вкладка Файл
Рис. 1.7. Группы
функций вкладки Файл

На вкладке Сведения сосредоточены функции защиты документа, проверки
читаемости, восстановления предыдущих версий файла, а также отображаются
все сведения о файле, такие как авторы файла, даты создания и изменения, раз4
мер файла, статистические сведения и др.
Кроме Ленты и вкладки Файл, для работы с документами в приложении
Word 2013 применяется Панель быстрого доступа. По умолчанию на этой панели
расположены три пиктограммы Сохранить, Отменить и Вернуть, но Панель бы&
строго доступа можно настраивать и помещать на нее некоторые требующиеся
пользователю инструменты, например, команды Открыть, Создать, Просмотр и
печать и т. д. Кроме того, Панель быстрого доступа можно разместить под Лен&
той. Для настройки используется кнопка
в Панели быстрого доступа.
1.1.3. Создание и сохранение документа в Word 2013
Новый документ также создается через вкладку Файл. После выбора на левой
панели пункта Создать в правой части появится перечень шаблонов создаваемых
документов, такой же как в стартовом окне (см. п. 1.1.1).
После внесения изменений документ необходимо сохранить. Сделать это
можно через вкладку Файл, выбрав пункт Сохранить или Сохранить как, а также с
помощью кнопки Сохранить на Панели быстрого доступа.
Рис. 1.8. Диалоговое окно Сохранение документа