Документационное обеспечение управленческой деятельности

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации 

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

 
 
 
 
 
 
Л.И. ДМИТРИЕВА, И.В. РУЗАЕВА 
 
 
 
 
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ  
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
 
 
Утверждено  
Редакционно-издательским советом университета  
в качестве учебного пособия 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
НОВОСИБИРСК 
2019 

ББК 65.291.21(075.8) 
   Д 534 
 
 
 
Рецензенты: 
д-р экон. наук И.Б. Адова 
канд. экон. наук Н.А. Щербакова 
 
 
 
Дмитриева Л.И. 
Д 534  
Документационное обеспечение управленческой деятельности: учебное пособие / Л.И. Дмитриева, И.В. Рузаева. – Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2019. – 100 с. 

 
ISBN 978-5-7782-4029-2 

В учебном пособии рассматриваются современные проблемы документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУД). 
Авторами описываются нормативная база ДОУД, процесс стандартизации и унификации документов, структура служб делопроизводства, организация документооборота, процедура описания документов и хранения их в архивах. 
Пособие включает такие разделы, как применение профессиональных стандартов и электронный документооборот в системе документационного обеспечения управления в организации. 
Адресовано преподавателям, студентам, руководителям и специалистам организаций, кому интересны вопросы развития и совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности. 
 
 
 
ББК 65.291.21(075.8) 
 
 
 
 
 
ISBN 978-5-7782-4029-2 
© Дмитриева Л.И., Рузаева И.В., 2019 
 
© Новосибирский государственный 
 
    технический университет, 2019 

ВВЕДЕНИЕ  

В современном обществе информационной экономики первостепенное значение приобретает совершенствование документационного 
обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого регламентированные и упорядоченные процессы документирования, организации 
документов и документооборота приобретают характер базовых информационных технологий.  
Документационное обеспечение управления – сложный производственный процесс, осуществляемый специалистами службы ДОУ для 
организации документирования и управления технологическим циклом движения документов. С момента зарождения письменности создавалась и культура написания документов. Изначально фиксировались лишь отдельные, наиболее важные исторические моменты. По 
мере зарождения и становления государства развивалась и система делопроизводства. Возрастание объема документации приводило к увеличению сложности управления технологическим циклом движения 
документов. Появление компьютеров и создание компьютерных технологий в делопроизводстве позволили совершенствовать документооборот на всех уровнях управления.  В учебном пособии приводится 
краткий исторический анализ развития делопроизводства в России и 
становления его как науки; описывается современное состояние системы управления и делопроизводства, а именно: нормативная база 
документационного обеспечения управления, стандартизация и унификация документов, документационное обеспечение управленческой 
деятельности; раскрываются вопросы организации и структуры службы ДОУ на предприятии; формы описания документов и хранения их в 
архивах, а также примерная структура текста должностной инструкции 
для работников службы ДОУ; примеры оформления документов, таких 
как приказ, распоряжение, типовая инструкция для создания СП, 

штатное расписание; правила оформления деловых писем и документов; терминологический словарь. Кроме того, для усвоения материала 
по каждому разделу предлагаются контрольные вопросы, задачи и ситуации, а также даны рекомендации по их выполнению. 
Учебное пособие поможет закрепить студентам теоретический материал в области делопроизводства и приобрести практические навыки 
работы с нормативно-правовыми актами и документами, используемыми в управлении организацией. В рамках требований образовательного стандарта высшего образования третьего поколения (3+) по 
направлению подготовки 38.03.02 «Менеджмент» (уровень бакалавриата) пособие направлено на формирование у практикоориентированных бакалавров общекультурных, общепрофессиональных и профессиональных компетенций, таких как ОПК.7 – способность решать 
стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности; ПК.8 – владение навыками 
документального оформления решений в управлении производственной деятельностью организаций при внедрении технологических, продуктовых инноваций или организационных изменений. 
 
 

1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК ОСНОВА  
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  
УПРАВЛЕНИЯ  

1.1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ 

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с 
помощью которых люди узнают историю своей страны, особенности 
быта и отношений, складывающихся в те далекие времена. 
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием 
письменности, стали средством общения, передачи информации. К 
ним относят частные письма, долговые расписки, государственные 
указы и распоряжения, дипломатическую переписку. 
Появление первых документов (фиксированная информация на 
любом доступном материале – камне, глиняной дощечке, в Древней 
Руси – на бересте) стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности. Со временем работа с документами, включая 
их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности – так называемое делопроизводство. История документов и 
делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых 
записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления. 
На Руси деловые документы появились в Х в. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с 
греками 907, 911, 944 и 971 гг. 
Первый свод законов Киевской Руси «Русская правда», датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и 

общественно-политической терминологии того времени. В «Русской 
правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии 
правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира 
(штраф), куна (деньги). В XI–XV вв. формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники – пособия по 
делопроизводству с образцами распространенных документов. 
Первые специализированные органы российской государственной 
власти – приказы – сформировались в XV–XVI вв. в связи с потребностью централизованного управления. Они создавались в Москве и 
предназначались для управления хозяйственной деятельностью, а приказные палаты и избы осуществляли государственную власть на местах и подчинялись центральным приказам. Между приказами и приказными палатами и избами как органами центральной власти 
функционировали многочисленные распорядительные и отчетные документы. Так возникло приказное делопроизводство. Во главе приказов стояли бояре и помещики, т. е. чиновники, осуществляющие приказное делопроизводство. Они происходили из служивого дворянства 
и духовенства, именовались дьяками, подьячими и делились на старших, средних, младших. Ниже приведены этапы делопроизводства в 
России. 
 Приказное делопроизводство (XV в.) – поручение князя боярам. 
 Коллежское делопроизводство (XVII–XVIII в.) – создание коллегий. 
 Министерское делопроизводство (XIX в.) – появление министерств. 
Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. В период коллежского делопроизводства были 
заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же 
впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте 
предписано было иметь два архива: общий (для всех коллегий) и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по 
работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность. 
Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управления и получила название коллежская –  
по названию центральных учреждений нового типа – коллегий: Ино

странных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. В это же время Петр I издает указ об отмене столбовой формы 
документа и переходе к тетрадной форме (книжной), вводит в обращение гербовую бумагу. 
В начале XIX в. появились министерства. В 1811 г. было издано 
общее учреждение министерств, с появлением которого оформление 
документов стало более единообразным. Все поступающие документы 
стали разделять на чрезвычайные, срочные и текущие. 
Веками документы оформлялись вручную, а качество документа 
определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце 
XIX в. появились первые механические пишущие машинки. Большая 
скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорили процесс делопроизводства, тем 
не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким – 
даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново. К этому времени начали издаваться сборники, 
содержащие образцы разнообразных документов.  
Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись 
типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали. Указом «Общее 
учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания  
состояли из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со 
ссылками на законодательство и «соображения и заключения» с выводами-распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.  
23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных 
заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей – 
помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом 
создания профессионального секретарского труда в России. После 1840 г. 
личные секретари появились на многих российских предприятиях. 
Начиная с 1884 г. в России издавались восемь специализированных 
журналов, рассматривающих вопросы конторского и секретарского 
труда, такие как «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография» и др. 

Министерскую систему делопроизводства этого периода (вплоть 
до Февральской революции 1917 г.) также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. 
После Октябрьской революции (1917 г.) был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, а в 
1918 г. было опубликовано постановление Совета Рабочей и Крестьянской обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». 
Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918–1919 г. В 1927 г. 
состоялась I Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве 
впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания органов, координирующих и направляющих эту работу.  
В состав советского государственного аппарата вошла должность 
«секретарь». Секретарям было предоставлено право работы с документами по различным вопросам управленческой деятельности, готовить 
материалы к совещаниям, напоминать о сроках исполнения государственных директив. Секретари руководящих работников советских 
учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных 
документов, помогали руководителям в приеме посетителей. 
Однако расцвет секретарского труда был недолгим. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и 
уравняли их с машинистками, рассыльщиками, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабочекрестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских 
должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Но эти предложения остались на бумаге, а в жизнь вошло принятое в 1932 г. волевое решение – разделение секретарей на две неравноценные (по должностным обязанностям и окладам) группы. Первые 
стали называться помощниками и референтами, а вторые – машинистками-секретарями 1-й и 2-й категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, 
оформление документов. 

В начале 60-х гг. ХХ в. секретари получили новые должности – 
секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка. Им были переданы 
все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты. 
25 июля 1963 г. было принято Постановление Совета Министров 
СССР № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Оно 
ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и 
учреждений. 
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого 
было создание Единой государственной системы делопроизводства 
(ЕГСД). 
С 1972 г. в стране начали действовать единые правила подготовки 
и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 4 сентября 1973 г. № 435 
Госкомитетом СССР по науке и технике введены в действие основные 
положения ЕГСД. В 1984–1986 гг. ВНИИДАД разработал систему документационного обеспечения управления, получившую название 
«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)». 
В конце 70-х гг. ХХ в. появились персональные компьютеры, 
снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет непрерывный 
процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Ниже описаны этапы изменения используемых в организациях информационных технологий (ИТ) и эволюция офисного программного 
обеспечения. 
С середины 70-х гг. ХХ в. в связи с созданием АСУ (автоматизированных систем управления) была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» на термин «документационное обеспечение 
управленческой деятельности», однако термин «делопроизводство» 
оказался очень живучим и существует по сей день.  

В настоящее время оба термина употребляются на равных, но термин «делопроизводство» используется, когда речь идет об организации 
работы с традиционными документами, а термин «документационное 
обеспечение управленческой деятельности» – когда надо говорить о 
применении компьютерных технологий в работе с документами. 

1.2. СТАНОВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  
КАК НАУКИ 

Делопроизводство относится к разряду молодых наук, оно еще 
окончательно не сформировалось как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим 
названием наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска 
и распространения (а с середины 1940-х гг. – и создания) документов, 
развивалась во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела 
название книго-архиво-музееведение. 
Основоположником документационной науки является Поль Отле. 
Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, 
библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа. 
История документационной науки оказалась короткой. В середине 
XX в. (50–60-е гг.) процессы коммуникации начинают рассматриваться 
не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие «документ» уступает место понятию «информация», поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной 
науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание. 
С начала 1960-х гг. начинают развиваться научные направления 
под названием «документалистика» и «документоведение». Первая 
рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся 
оптимизацией управления документными системами всех типов –  
от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства.  
С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства их автоматической обработки,