Делопроизводство и секретарская работа на персональном компьютере

С.Л.Попов

Делопроизводство 
и секретарская работа 
на персональном компьютере 

Учебно-методическое и справочно-информационное пособие 
для офисных делопроизводителей и секретарей

Москва

СОЛОН-ПРЕСС
2017
2020

УДК 32.882
ББК 621.399
      П 58

Попов С. Л.
Делопроизводство и секретарская работа на персональном компьютере. — 
М.: СОЛОН-ПРЕСС, 2017. — 424 с.: ил. 

В книге С.Л.Попова, ученого и технического писателя, содержатся сведения о системах документации, организации делопроизводственного процесса и технике делопроизводственных операа
р
з
а
р
 о
п
 л
а
и
р
е
т
а
м
 
н
е
л в
а
т
с
д
е
р
П
 .а
р
е
т
ю
ь
п
м
о
к
 о
г
о
н
ь
л
а
н
о
с
р
е
п
 
м
е
и
н
а
в
о
з
ь
л
о
п
с
и
 с
 е
л
с
и
ч
 
м
о
т в
 ,
й
и
ц
ботке электронных документов на основании шаблонов, ведению баз данных документов и дел, 
использованию сети Интернет и электронной почты в делопроизводстве. С этой целью рассмотрены необходимые вопросы работы в среде операционных систем Windows и использования прикладных программ Word, Excel, Outlook Express, Internet Explorer компании Microsoft. Уделено вни
а
п
п
а 
и
м
ы
н
ь
л
е
т
и
ж
о
н
м
 ,
и
м
а
р
е
н
а
к
с ,
и
м
а
р
е
т
н
и
р
п
 
—
 
й
о
к
и
н
х
е
т 
й
о
н
н
о
р
т
к
е
л
э 
й
о
н с
и
ф
о с е
т
о
б
а
р е
и
н
а
м
ратами и т. п. В приложениях даны сведения о бездокументной работе секретаря и краткий курс 
о
к
а
з х
и
щ
ю
у
в
т
с
й
е
д
 
ы
т
н
е
м
у
к
о
д
 ь
с
и
л
а
в
о
з
ь
л
о
п
с
и
 
и
г
и
н
к
 
и
и
н
а
с
и
п
а
н
 
и
р
П
 .
и
с
и
п
о
н
и
ш
а
м
 
й
о
н
н
е
м
е
р в
о
с
нов, современные инструктивные и методические материалы по делопроизводству и секретарской 
работе, последние версии компьютерных программных продуктов компании Microsoft. 
Книга представляет собой учебное, методическое, справочно-информационное и практическое 

 
и
к
в
о
т
о
г
д
о
п
 
й
о
к
с
е
ч 
и
т
к
а
р
п
 
и
 
й
о
к
с
е
ч
и
т
е
р
о
е
т я
л
д ь
т
а
в
о
з
ь
л
о
п
с
и
 о
н
ж
о
м
 е
о
р
о
т
о
к ,
о
в
т
с
д
о
в
о
к
у
р
е
и
б
о
с
о
п
и повышения квалификации офисных специалистов — сотрудников служб документации фирм и 
организаций различных форм собственности, а также секретарей, референтов, менеджеров. Книга 
 х
ы
н
б
е
ч
у х
и
ш
с
ы
в в
о
т
е
т
ь
л
у
к
а
ф
 х
и
щ
ю
у
в
т
с
т
е
в
т
о
о
с 
м
а
т 
н
е
д
у
т
с 
и
 
м
я
л
е
т
а
в
а
д
о
п
е
р
п
 е
ж
к
а
т 
й
о
н
з
е
л
о
п
 т
е
д
у
б

и
б
м
о
к х
ы
н
н
е
в
т
с
д
о
в
з
и
о
р
п
о
н
б
е
ч
у ,
в
о
м
у
к
и
н
х
е
т ,
щ
и
л
и
ч
у х
и
к
с
е
ч 
и
н
х
е
т
о
н
ь
л
а
н
о
и
с
с
е
ф
о
р
п
 ,
й
и
н
е
д
е
в
а
з
натов средних общеобра зовательных школ.

Сайт издательства «Ремонт и Сервис 21»: www.remserv.ru
Сайт издательства «СОЛОН-ПРЕСС»: www.solon-press.ru

КНИГА — ПОЧТОЙ

Книги издательства «СОЛОН-ПРЕСС» можно заказать наложенным платежом (оплата при получении) по фиксированной цене. Заказ оформляется одним из трех способов:
1. Послать открытку или письмо по адресу: 123001, Москва, а/я 82.
2. Оформить заказ можно на сайте www.solon-press.ru в разделе «Книга — почтой».
3. Заказать по тел. (499) 254-44-10, (499) 795-73-26.
Бесплатно высылается каталог издательства по почте.
При оформлении заказа следует правильно и полностью указать адрес, по которому должны быть 
высланы книги, а также фамилию, имя и отчество получателя. Желательно указать дополнительно свой 
телефон и адрес электронной почты.
Через Интернет вы можете в любое время получить свежий каталог издательства «СОЛОН-ПРЕСС», 
считав его с адреса www.solon-press.ru/kat.doc.
Интернет-магазин размещен на сайте www.solon-press.ru.

По вопросам приобретения обращаться:
ООО «АЛЬЯНС-БУКС»
Тел: (499) 725-54-09, 725-50-27,
www.alians-kniga.ru

ISBN 978-5-91359-109-8 
© Макет, обложка «СОЛОН-ПРЕСС», 2017
 
© Попов С. Л., 2017

2020

2020

2020

Моим дорогим родителям, брату, женам, 
дочерям и сыновьям, внучкам и внукам 
посвящается

Оглавление

Предисловие  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Глава 1.  Введение: делопроизводство и персональный компьютер. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Глава 2.  Организация документооборота на фирме  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Глава 3.  Операционная система Microsoft Windows — основа программного обеспечения 
делопроизводства на ПК  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Глава 4.  Работа над документами в текстовом редакторе Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Глава 5.  Подготовка к составлению служебных документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Глава 6.  Техника редактирования документов в среде Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Глава 7.  Составление и оформление организационно-распорядительных 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Глава 8.  Форматирование документов в редакторе Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Глава 9.  Современные технологии созданияи оформления документов. . . . . . . . . . . . . . . . 243

Глава 10.  Систематизация и подготовка документов и дел к архивному хранению  . . . . . . . 263

Глава 11.  Создание и использование электронной делопроизводственной базы 
данных. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Глава 12.  Использование сети Интернет и электронной почты в делопроизводстве  . . . . . . 317

Глава 13.  Офисная техника делопроизводителя и секретаря фирмы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Приложения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Приложение 1. Галерея шаблонов фирменных бланков документов административного 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Приложение 2. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Приложение 3. Краткий курс машинописи на компьютере  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Глоссарий и предметный указатель . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Дополнительная литература  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Об авторе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

От автора  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Предисловие. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Проблемы в традиционном делопроизводстве  . . . . 15
Назначение и основные элементы содержания 
книги  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Лицензирование программного обеспечения  . . . . . 16
Принятые в книге соглашения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Обращение к читателю . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Глава 1. Введение: делопроизводство 
и персональный компьютер  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.1. История развития делопроизводства 
в России. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.2. Основные понятия и определения, 
связанные с делопроизводством  . . . . . . . . . . . . . . 21
1.2.1. Управленческая информация  . . . . . . . . . . . . 21
1.2.2. Общая классификация управленческих 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.2.3. Системы делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . 22
1.2.4. Состав делопроизводственного персонала 
фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3. Ваш персональный компьютер. . . . . . . . . . . . 23
1.3.1. Общая конфигурация офисного 
компьютера  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3.2. Монитор  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.3.3. Клавиатура . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Эргономичность клавиатуры  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Определяющие клавиши  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Раскладка кириллицы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Назначение некоторых клавиш клавиатуры. . . . . . . . 27
1.3.4. Мышь  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.3.5. Основные принципы работы 
компьютера  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.4. Вопросы автоматизации делопроизводства 
с помощью компьютера . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.4.1. О проблемах автоматизации 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.4.2. Применение стандартного программного 
обеспечения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.4.3. Принципы автоматизации 
делопроизводства   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.4.4. О технологии электронного документооборота  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Глава 2. Организация документооборота 
на фирме  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2.1. Общие положения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.1.1. Документопотоки на фирме . . . . . . . . . . . . . . 34
2.1.2. Схемы документооборота на фирме . . . . . . 35
2.1.3. Принципы регистрации документов  . . . . . . 36
2.1.4. Современные компьютерные системы 
поддержки делопроизводства  . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

2.2. Прохождение и исполнение входящих 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.1. Прием и первичная обработка входящей 
корреспонденции  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.2. Предварительное рассмотрение 
поступивших документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.2.3. Рассмотрение документов 
руководителями фирмы и ее подразделений  . . . 41
2.2.4. Работа исполнителя с документами  . . . . . . 42
2.3. Прохождение исходящих и внутренних 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.3.1. Порядок прохождения исходящих 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.3.2. Порядок прохождения внутренних 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.3.3. Организация доставки и порядок 
приема–передачи документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.4. Построение справочных картотек. . . . . . . . . 45
2.4.1. О единой регистрационно-контрольной 
карточке  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Особенности регистрации документов 
в электронном виде. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.4.2. Индексация документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.4.3. Систематизация регистрационных 
карточек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.4.4. Организация справочных картотек  . . . . . . . 49
2.4.5. Ведение журналов регистрации 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.5. Ведение контроля за исполнением 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.5.1. Организация контроля над исполнением 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.5.2. Сроки исполнения документов  . . . . . . . . . . . 52
2.5.3. Техника контрольных операций  . . . . . . . . . . 52
2.5.4. Обобщение и анализ данных 
об исполнении документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.6. Электронные документы и электронный 
документооборот  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.6.1. Государственная политика в области 
электронного делопроизводства . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.6.2. Основные термины и определения  . . . . . . . 56
2.6.3. Что представляет собою электронный 
документ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.6.4. Электронная цифровая подпись. . . . . . . . . . 57
2.6.5. Юридический статус документов 
в электронной форме . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.6.6. Организация электронного 
документооборота. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Права и обязанности субъектов электронного 
документооборота. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Отправка и передача электронных документов  . . . . 58
Получение электронных документов  . . . . . . . . . . . . . 58
2.6.7. Хранение и архивация электронных 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Содержание

Содержание

Глава 3. Операционная система Microsoft 
Windows — основа программного 
обеспечения делопроизводства на ПК. . . . . . . . . 60

3.1. Пользовательские интерфейсы 
Windows 98/Ме/ХР  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
3.1.1. Основные элементы интерфейсов 
Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Рабочий стол Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Ярлыки и пиктограммы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Панель задач  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Элементы окон ОС Windows   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.1.2. Запуск программ и открытие документов 
из меню Пуск . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Запуск приложений и программ  . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Открытие существующих документов. . . . . . . . . . . . . 68
3.1.3. Настройка панели задач и меню Пуск. . . . . 68
3.1.4. Использование справочной системы 
Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
О справке в Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Элементы окон справочной системы . . . . . . . . . . . . . 70
Работа со справочной информацией. . . . . . . . . . . . . 72
3.2. Управление документами и папками   . . . . . 72
 3.2.1. Запуск Проводника. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.2.2. Открытие программ и документов . . . . . . . . 73
3.2.3. Основные элементы интерфейса окна 
Обзор средства Проводник  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.2.4. Создание новых папок и переименование 
объектов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.2.5. Перемещение и копирование документов 
и папок. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
3.2.6. Удаление и восстановление документов 
и папок. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
3.2.7. Поиск папок и файлов документов. . . . . . . . 76
3.2.8. Главная папка в Windows — Мой 
компьютер  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
3.3. Использование некоторых стандартных 
программ Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.3.1. Создание заметок в программе Блокнот. . 79
3.3.2. Текстовый редактор WordPad  . . . . . . . . . . . . 80
3.3.3. Вычисления с помощью средства 
Калькулятор . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Глава 4. Работа над документами в текстовом 
редакторе Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4.1. Пользовательский интерфейс Word. . . . . . . 85
4.1.1. Быстрое начало — ваш первый 
документ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
4.1.2. Элементы интерфейса окна текстового 
редактора . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
4.1.3. Режимы отображения документов . . . . . . . . 88
Масштабирование изображения документа. . . . . . . 88
Основные режимы отображения документов  . . . . . . 89
Отображение схемы документа  . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Предварительный просмотр документа. . . . . . . . . . . 91
4.1.4. Настройка панелей инструментов  . . . . . . . . 91
Об использовании мыши для вызова команд  . . . . . . 91
Панели инструментов Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . 91
Изменение состояния панелей инструментов  . . . . . 91
Установка опций для панелей инструментов 
и меню. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Создание и удаление ваших собственных панелей 
инструментов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Удаление и добавление кнопок на панель 
инструментов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

4.1.5. Использование справочной системы 
Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Что это такое?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Работа со справочной системой   . . . . . . . . . . . . . . . . 95
4.2. Работа по созданию документов . . . . . . . . . . 96
4.2.1. Открытие, сохранение и закрытие 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
4.2.2. Создание нового документа. . . . . . . . . . . . . . 97
Установка параметров страниц. . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Наполнение документа текстом  . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Вставка в документ даты, времени, номеров 
страниц  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Вставка специальных символов из окна Символ  . .100
Вставка символов с клавиатуры  . . . . . . . . . . . . . . . .101
4.2.3. Использование средства Автозамена 
для набора текста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Встроенные функции автозамены при вводе  . . . . .101
Добавление собственных элементов 
автозамены. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Вставка в документ текста с помощью 
Автотекста. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Несколько советов по использованию 
автозамены и автотекста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
4.3. Некоторые секреты управления 
документами  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
4.3.1. Управление документами  . . . . . . . . . . . . . . .107
Открытие нескольких документов   . . . . . . . . . . . . . .107
Удаление и переименование документов 
и папок. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Контекстные меню окна Открытие документа. . . . .107
Кнопка Команды и режимы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Параметры сохранения документов. . . . . . . . . . . . .109
Парольная защита документов  . . . . . . . . . . . . . . . . .110
4.3.2. Поиски «утерянных» документов. . . . . . . . .110
Простой поиск файлов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Расширенный поиск . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Сохранение критериев поиска . . . . . . . . . . . . . . . . .113
4.4. Распечатка документов, конвертов 
и наклеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
4.4.1. Задание параметров печатаемого 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
4.4.2. Предварительный просмотр документа  . .114
4.4.3. Печать документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Простейший способ распечатки открытых 
документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Установка опций печати  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
4.4.4. Печать конвертов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Печать одного конверта . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Установка параметров конверта . . . . . . . . . . . . . . . .119
4.4.5. Печать наклеек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Опции вкладки Наклейки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Настройка параметров наклейки  . . . . . . . . . . . . . . .121
Глава 5. Подготовка к составлению 
служебных документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

5.1. Государственные стандарты по 
документационному обеспечению 
управления. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
5.1.1. Основные регламентирующие 
нормативные документы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
5.1.2. Потребительские форматы бумаги 
и поля документа  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
5.1.3. Единая государственная система 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
5.1.4. Система организационнораспорядительной документации  . . . . . . . . . . . . .124

Содержание
7

5.2. Реквизиты и бланки документов  . . . . . . . . .125
5.2.1. Формуляр-образец и реквизиты 
служебных документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
5.2.2. Использование табулятора при 
размещении реквизитов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
5.2.3. Фирменные бланки документов  . . . . . . . . .126
Документы, оформляемые на бланках   . . . . . . . . . .128
Универсальные схемы размещения реквизитов. . .128
Реквизиты фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Бланки для писем  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Общие бланки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
5.3. Правила оформления реквизитов 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

5.3.1. Графические изображения 

на документах  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
5.3.2. Реквизиты, определяющие авторство 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
5.3.3. Адресование документов  . . . . . . . . . . . . . . .137
5.3.4. Заголовки к тексту документа  . . . . . . . . . . .138
5.3.5. Общие требования к тексту документа. . .138
5.3.6. Требования к оформлению 
приложений  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
5.4. Согласование и удостоверение 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
5.4.1. Согласование и визирование служебных 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141
5.4.2. Оформление подписей документа. . . . . . .142
5.4.3. Утверждение документов  . . . . . . . . . . . . . . .144
5.4.4. Приложение фирменной печати. . . . . . . . .145
5.5. Служебные отметки на документах  . . . . . .146
5.5.1. Реквизиты 10, 12, 31  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
5.5.2. Отметка о контроле исполнения 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
5.5.3. Отметки об исполнителе и операторе 
набора текста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
5.5.4. Отметка об исполнении документа 
и направлении его в дело  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
5.5.5. Отметка о поступлении . . . . . . . . . . . . . . . . .148
5.5.6. Резолюция  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
Глава 6. Техника редактирования 
документов в среде Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150

6.1. Установка опций редактирования. . . . . . . .150
6.2. Основные приемы редактирования 
текста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151
6.2.1. Непосредственное удаление текста 
с помощью клавиш Delete и Backspace  . . . . . . . .151
6.2.2. Выделение текста с помощью мыши 
и клавиш  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Что такое выделение?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Выделение с помощью мыши и клавиш . . . . . . . . . .152
Выделение с помощью клавиатурных 
комбинаций  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
6.2.3. Удаление, вырезание, копирование 
и вставка выделенных фрагментов  . . . . . . . . . . . .153
Удаление выделенного текста . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Использование буфера обмена  . . . . . . . . . . . . . . . .154
Вырезание текста в буфер обмена. . . . . . . . . . . . . .155
Копирование выделенного фрагмента  . . . . . . . . . .155
Вставка фрагмента из буфера обмена. . . . . . . . . . .156
6.2.4. Технология «перетащить и опустить»  . . . .156
6.2.5. Использование команд Отменить 
и Повторить  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Отмена выполненных действий. . . . . . . . . . . . . . . . .157

Команда Повторить/Вернуть . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
6.2.6. Редактирование регистра букв текста  . . .158
6.2.7. Сквозная замена фрагмента текста  . . . . .159
Сквозная замена однопадежных слов  . . . . . . . . . . .160
Замена разнопадежных слов. . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
Поиск и замена специальных элементов текста . . .161
6.2.8. Расстановка переносов слов . . . . . . . . . . . .161
Автоматическая расстановка переносов   . . . . . . . .162
Расстановка знаков переноса вручную  . . . . . . . . . .162
Принудительная расстановка переносов 
средствами Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
6.2.9. Разбивка текста на страницы. . . . . . . . . . . .163
6.3. Перемещения в многостраничном 
документе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
6.3.1. Использование полос прокрутки  . . . . . . . .164
6.3.2. Комбинации клавиш для перемещения 
по документу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
6.3.3. Непосредственный переход по команде 
Перейти. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
6.3.4. Работа с закладками. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
6.3.5. Отыскивание «утерянного» текста  . . . . . . .167
6.4. Инструменты Word проверки текста 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
6.4.1. Установка параметров проверки 
правописания  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
6.4.2. Проверка орфографии текста  . . . . . . . . . . .170
Автоматическая проверка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
Пополнение пользовательского словаря. . . . . . . . .170
Принудительная проверка текста  . . . . . . . . . . . . . . .171
Отключение проверки орфографии . . . . . . . . . . . . .171
6.4.3. Проверка грамматики и стилистики  . . . . .172
6.5. Работа с исправлениями 
отредактированных документов  . . . . . . . . . . . . . .174
6.5.1. Регистрация и отображение 
исправлений  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174
6.5.2. Принятие исправлений или отказ 
от них  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
6.5.3. Сравнение версий документа  . . . . . . . . . . .177
6.5.4. Объединение правок разных 
редакторов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
Глава 7. Составление и оформление 
организационно-распорядительных 
документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179

7.1. Технологический процесс составления 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179
7.2. Акт. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180
7.3. Договор  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
7.4. Доверенность  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
7.5. Докладная и объяснительная записки  . . .182
7.5.1. Внутренняя и внешняя докладная 
записка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
7.5.2. Объяснительная записка. . . . . . . . . . . . . . . .182
7.6. Инструкция. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
7.6.1. Реквизиты инструкции  . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
7.6.2. Должностная инструкция. . . . . . . . . . . . . . . .183
7.7. Объяснительная и пояснительная 
записки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
7.8. Служебные письма . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
7.8.1. Требования к составлению писем  . . . . . . .185
7.8.2. Различные виды служебных писем  . . . . . .185
Сопроводительные письма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185

Содержание

Другие виды служебных писем  . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Визирование и подписание писем . . . . . . . . . . . . . .186
7.9. План. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
7.10. Положение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
7.11. Постановление  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
7.12. Приказ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
7.12.1. Назначение  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
7.12.2. Реквизиты и текст приказа . . . . . . . . . . . . .188
7.12.3. Сроки исполнения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
7.12.4. Согласования  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
7.12.5. Движение приказа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
7.12.6. Выписка из приказа  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
7.13. Протокол. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
7.13.1. Виды протоколов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
7.13.2. Реквизиты и порядок ведения . . . . . . . . . .191
7.13.3. Выписка из протокола  . . . . . . . . . . . . . . . . .192
7.14. Распоряжение  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
7.15. Справка. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
7.16. Телеграмма   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194
7.17. Телефонограмма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195
7.18. Оформление приложений 
к документам. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
7.19. Изготовление и заверение копий 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
7.20. Ведение кадрового 
делопроизводства  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
7.20.1. Оформление заявлений по личному 
составу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
7.20.2. Оформление приказа по личному 
составу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
7.20.3. Оформление характеристики  . . . . . . . . . .198
7.20.4. Составление и оформление личных дел 
сотрудников фирмы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
7.20.5. Оформление командировочных 
и отчетных документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
Работа секретаря по подготовке командировок. . .199
Разрешение на командировку. . . . . . . . . . . . . . . . . .200
Командировочное удостоверение  . . . . . . . . . . . . . .200
Регистрация командировок . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Отчетные документы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
7.20.6. Заполнение и ведение трудовых 
книжек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Сведения, заносимые в трудовую книжку  . . . . . . . .201
Заполнение разделов трудовой книжки. . . . . . . . . .202
Порядок ведения записей  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202
Глава 8. Форматирование документов 
в редакторе Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
8.1. Три составляющие электронного 
документа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
8.1.1. Символы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
8.1.2. Абзацы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
8.1.3. Разделы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
8.1.4. Понятия стиля и шаблона  . . . . . . . . . . . . . . .205
Стили. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
Шаблоны. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
8.2. Форматирование символов и абзацев  . . .206
8.2.1. Установка атрибутов шрифтов для 
символов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
Способы применения символьных форматов. . . . .206
Характеристики шрифта текста . . . . . . . . . . . . . . . . .207
Форматирование с помощью кнопок панели 
инструментов и комбинаций клавиш  . . . . . . . . . . . .207

8.2.2. Опции диалогового окна Шрифт   . . . . . . . .208
Диалоговое окно Шрифт  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Вкладка Шрифт  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Вкладка Интервал  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209
Вкладка Анимация. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
8.2.3. Форматирование абзацев. . . . . . . . . . . . . . .210
Вкладка Отступы и интервалы  . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Вкладка Положение на странице   . . . . . . . . . . . . . . .212
8.3. Табуляция . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213
8.3.1. Установка табулостопов 
на горизонтальной линейке  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213
8.3.2. Удаление и установка табулостопов 
из диалогового окна Табуляция  . . . . . . . . . . . . . . .215
8.3.3. Табуляция с использованием 
опции С чертой . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215
8.3.4. Использование символов заполнения  . . .216
8.4. Форматирование текста  . . . . . . . . . . . . . . . . .217
8.4.1. Создание текстовых колонок . . . . . . . . . . . .217
Использование кнопки Колонки на панели 
инструментов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Опции диалогового окна Колонки   . . . . . . . . . . . . . .218
Форматирование колонок с помощью 
горизонтальной линейки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218
Балансировка длины колонок  . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
8.4.2. О маркированных и нумерованных 
списках  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220
8.4.3. Создание маркированных списков  . . . . . .220
Стандартный маркированный список. . . . . . . . . . . .220
Использование опций диалогового окна Список   . .221
Создание собственной маркировки списка  . . . . . .223
Работа с маркированным списком . . . . . . . . . . . . . .223
8.4.4. Нумерованные списки  . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Создание одноуровневого нумерованного 
списка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Задание формата нумерации  . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
Формирование многоуровневого списка  . . . . . . . .224
8.5. Работа со стилями документов  . . . . . . . . . .225
8.5.1. Применение стилей  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
Отображение стилей в окне документа  . . . . . . . . . .226
8.5.2. Различные способы создания стилей. . . .226
Создание стиля по образцу   . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
Использование диалогового окна Стиль   . . . . . . . .227
8.5.3. Создание стилей символов  . . . . . . . . . . . . .228
8.5.4. Изменение и удаление стиля. . . . . . . . . . . .228
8.5.5. Перенос (копирование) формата 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228
8.6. Таблицы в Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
8.6.1. Преобразование текста в таблицу . . . . . . .229
8.6.2. Создание таблиц  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
Использование кнопки Добавить таблицу . . . . . . . .230
Команда Таблица ⇒ Добавить таблицу  . . . . . . . . . .231
8.6.3. Редактирование таблиц. . . . . . . . . . . . . . . . .232
Перемещение и выделение в таблице . . . . . . . . . . .232
Добавление и удаление строк и столбцов. . . . . . . .232
Копирование и перемещение содержимого 
ячеек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233
Установка ширины столбцов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234
8.6.4. Форматирование таблиц. . . . . . . . . . . . . . . .235
Автоматическое форматирование таблицы  . . . . . .235
Обрамление и заливка ячеек. . . . . . . . . . . . . . . . . . .236
Выравнивание и ориентация текста в ячейках  . . . .236
Разбиение и объединение ячеек  . . . . . . . . . . . . . . .238
Перенос заголовка длинных таблиц . . . . . . . . . . . . .239
Разбиение таблицы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
8.6.5. Сортировка табличных данных  . . . . . . . . . .240
Рамочная окантовка и заливка абзацев, таблиц, 
страниц  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241

Содержание
9

Глава 9. Современные технологии созданияи 
оформления документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
9.1. Использование банков и баз данных . . . . .243
9.1.1. Законодательно-правовые банки 
данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
9.1.2. Базы данных по документам фирмы  . . . . .243
9.1.3. Использование трафаретных текстов 
и стандартных фрагментов   . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
9.2. Использование шаблонов документов . . .244
9.2.1. Шаблон документа в редакторе Word . . . .244
9.2.2. Шаблон Normal.dot (Обычный)  . . . . . . . . . .244
9.2.3. Создание документа на основе 
шаблона  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
9.2.4. Назначение документу нового 
шаблона  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
9.2.5. Использование стандартных шаблонов 
редактора Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Письмо  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Служебная записка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
9.2.6. Использование мастеров документов  . . .248
9.3. Создание и использование собственных 
шаблонов документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
9.3.1. Преобразование документа в шаблон  . . .250
9.3.2. Копирование и модификация 
существующего шаблона  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
9.3.3. Использование функции Организатор  . . .251
Диалоговое окно Организатора  . . . . . . . . . . . . . . . .251
Обновление стилей исходного шаблона  . . . . . . . . .252
9.3.4. Хранение собственных шаблонов  . . . . . . .252
Где хранить свои шаблоны. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
Использование глобальных шаблонов. . . . . . . . . . .254
9.4. Разработка типовых формуляров 
и бланков фирменных документов  . . . . . . . . . . . .254
9.4.1. Состав и размещение реквизитов в 
формуляре-образце . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .255
9.4.2. Разработка типовых формуляров. . . . . . . .256
Формуляр приказа по вопросам общей 
деятельности  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256
Типовой формуляр письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256
Разработка бланков документов. . . . . . . . . . . . . . . .257
9.4.3. Создание электронного документа 
готового бланка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
Готовые фирменные бланки приказа и письма. . . .258
Помещение реквизитов в ячейки таблиц. . . . . . . . .259
Помещение реквизитов в кадры  . . . . . . . . . . . . . . . .260
Удаление кадра или рамки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261
9.4.4. Сохранение бланков в шаблонах  . . . . . . . .262
Глава 10. Систематизация и подготовка 
документов и дел к архивному хранению  . . . . .263
10.1. Составление и применение 
номенклатур дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
10.1.1. Общие положения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
Назначение номенклатур дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
Виды номенклатур. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
10.1.2. Подготовительная работа 
по составлению номенклатуры дел . . . . . . . . . . . .264
Состав подготовительных работ и исходные 
материалы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
Порядок разработки номенклатуры дел. . . . . . . . . .265
10.1.3. Требования к наименованиям 
(заголовкам) дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
Признаки заведения дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
Общие требования к заголовкам дел. . . . . . . . . . . .266
Употребление терминов «дело» и «документы» 
в заголовках дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .266

10.1.4. Систематизация и индексация дел  . . . . .267
Систематизация дел в номенклатуре . . . . . . . . . . . .267
Определение сроков хранения дел  . . . . . . . . . . . . .267
Индексация дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
10.1.5 Сводная номенклатура дел фирмы. . . . . .268
Рубрикация номенклатуры по структурному 
принципу. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269
Производственно-отраслевой признак 
рубрикации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270
Пример номенклатуры дел фирмы МосНТКИЦ 
«КонЦентр». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270
10.1.6. Ввод в действие и закрытие 
номенклатуры  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
Оформление номенклатуры дел следующего 
года  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
Уточнение и закрытие действующей 
номенклатуры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272
10.1.7. Контроль и анализ качества 
номенклатуры дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272
10.2. Классификация и систематизация 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
10.2.1. Составление классификаторов 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
10.2.2. Правила логического деления при 
классификации документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
10.2.3. Технология проведения 
систематизации документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
Изучение структуры фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
Изучение документального комплекса. . . . . . . . . . .274
10.2.4. Советы по составлению и применению 
классификаторов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275
10.3. Формирование дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

10.3.1. Общие положения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276
10.3.2. Состав документов дела (папки)  . . . . . . .276
10.3.3. Группирование документов в дела  . . . . .276
10.3.4. Порядок размещения документов 
в делах . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
Принципы расположения документов в делах  . . . .277
Систематизация отдельных категорий 
документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
10.4. Экспертиза документальных 
материалов фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
Задачи экспертизы ценности документов . . . . . . . .278
10.4.1. Создание и функции экспертной 
комиссии фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
10.4.2. Отбор документов на постоянное 
и временное хранение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279
10.4.3. Определение сроков хранения 
документов и дел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280
Типовые и ведомственные перечни  . . . . . . . . . . . . .280
Специальные отметки в перечнях документов  . . . .281
10.4.4. Порядок уничтожения документов. . . . . .281
10.5. Оформление и сдача дел в архив . . . . . . .282
10.5.1. Оформление дел различных сроков 
хранения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282
10.5.2. Реквизиты обложек и заверение дел  . . .283
Оформление обложек дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
Уточнение данных на обложках дел  . . . . . . . . . . . . .283
Порядок нумерации листов дела. . . . . . . . . . . . . . . .284
Заверительная надпись  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284
10.5.3. Описание и  систематизация дел 
длительного хранения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Годовые разделы описи дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Систематизация дел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Заполнение граф таблицы описи дел. . . . . . . . . . . .286
Оформление описи дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286

Содержание

10.5.4. Передача дел на государственное 
хранение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
Составление исторической справки фирмы . . . . . .287
Оформление дополнительных разделов к описи 
дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
10.5.5. Обеспечение сохранности документов 
в делопроизводстве  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288
10.5.6. Передача дел в архив фирмы  . . . . . . . . . .289
Глава 11. Создание и использование 
электронной делопроизводственной базы 
данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290

11.1. Принципы построения 
делопроизводственной базы данных 
на компьютере  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Требования к системе поддержки 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
11.1.1. Концепция базы данных  . . . . . . . . . . . . . . .291
Простейший пример базы данных  . . . . . . . . . . . . . .291
Плоские и реляционные базы данных  . . . . . . . . . . .291
11.1.2. Планирование базы данных . . . . . . . . . . . .292
11.1.3. Инструкции по составлению таблиц 
базы данных. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
11.1.4. Перечень электронных таблиц базы 
данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
Регистрационные таблицы по документам  . . . . . . .294
Таблицы перечней документов, содержащихся 
в делах. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
Таблицы номенклатуры дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
Таблицы описания дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
Замечания и предложения по номенклатурам 
дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
Информационные и другие служебные 
таблицы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
11.1.5. Главная таблица базы данных 
с атрибутами документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .296
11.1.6. Сервисные возможности базы данных 
Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297
Регистрация документов и ввод их в базу 
данных. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297
Поиск документов в базе данных  . . . . . . . . . . . . . . .298
Работа с документами  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
Администрирование базы данных 
делопроизводственным сотрудником  . . . . . . . . . . .298
11.2. Создание базы данных в табличном 
процессоре Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
11.2.1. Знакомство с табличным редактором 
Excel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
Что такое электронная таблица?. . . . . . . . . . . . . . . .298
Интерфейс и панели инструментов Excel. . . . . . . . .299
Справочная система Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .299
11.2.2. Рабочие книги, листы и ячейки  . . . . . . . . .300
Навигация в рабочем листе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
11.2.3. Работа с листами Excel  . . . . . . . . . . . . . . . .301
Переименование рабочих листов . . . . . . . . . . . . . . .301
Добавление и удаление рабочих листов  . . . . . . . . .302
Одновременный просмотр нескольких книг 
и листов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
Разделение и закрепление областей таблицы  . . . .302
Изменение ширины столбцов и высоты строк  . . . .303
Скрывание и отображение столбцов и строк  . . . . .304
11.2.4. Ввод, редактирование 
и форматирование данных в ячейках  . . . . . . . . . .304
Непосредственный ввод данных. . . . . . . . . . . . . . . .304
Добавление примечаний к ячейкам  . . . . . . . . . . . . .305
Редактирование данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Типы и корректность вводимых данных  . . . . . . . . . .306

Форматирование данных  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
11.2.5. Заполнение электронных таблиц 
данными  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
Ввод данных с помощью формы базы данных  . . . .307
Поиск записей с помощью формы  . . . . . . . . . . . . . .308
Контроль вводимых данных  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Парольная защита данных и санкционирование 
доступа к ним  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .309
11.3. Сортировка и автоматическая 
фильтрация данных  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
11.3.1. Сортировка базы данных 
по критериям. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
Простая сортировка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
Многоуровневая сортировка . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
Предупреждения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312
11.3.2. Поиск групп дел и документов путем 
фильтрации таблиц базы данных  . . . . . . . . . . . . . .313
Просмотр записей базы данных после 
фильтрации  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .314
11.3.3. Использование расширенных 
возможностей автофильтра. . . . . . . . . . . . . . . . . . .314
Поиск в заданном диапазоне данных. . . . . . . . . . . .314
Фильтрация по фрагментам записей . . . . . . . . . . . .315
Глава 12. Использование сети Интернет 
и электронной почты в делопроизводстве. . . .317

12.1. Работа в Интернет с помощью 
программы Internet Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317
12.1.1. Элементы окна Internet Explorer  . . . . . . . .317
12.1.2. Адресация и перемещение по ресурсам 
Интернет . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .319
URL-адрес Web-узла. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .319
Открытие и просмотр Web-страниц  . . . . . . . . . . . . .320
Печать Web-страниц документов  . . . . . . . . . . . . . . .320
12.1.3. Поиск информации в Web-сети  . . . . . . . .320
12.1.4. Получение и использование файлов 
Web-документов   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321
Открытие HTML-документов с диска 
компьютера  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322
12.2. Обмен электронной почтой с помощью 
Outlook Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322
12.2.1. Знакомство с Outlook Express . . . . . . . . . .323
Панель инструментов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323
Почтовые папки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
12.2.2. Чтение сообщений и вложенных 
файлов документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Получение почты  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Чтение сообщений  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Просмотр и сохранение вложенных документов  . .325
12.2.3. Создание и отправка нового 
сообщения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Основная процедура. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Использование шаблонов сообщений. . . . . . . . . . .328
Отправка вложенных файлов документов  . . . . . . . .328
12.3. Работа с адресной книгой Windows . . . . .328
Открытие адресной книги  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328
12.3.1. Создание и редактирование адресной 
карточки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .329
Редактирование информации в адресной книге  . .330
12.3.2. Создание адресных папок и групп. . . . . .330
12.3.3. Адресование сообщений с помощью 
адресной книги. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330
Глава 13. Офисная техника 
делопроизводителя и секретаря фирмы. . . . . .332

13.1. Персональный компьютер  . . . . . . . . . . . . . .332