Деловое общение. Business Communication

Н.Л. Колесникова






                ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ




BUSINESS COMMUNICATION

Учебное пособие

13-е издание, стереотипное







Москва Издательство «ФЛИНТА» 2019

УДК 811.111(075.8)
ББК 81.432.1-5я73
     К60




     Колесникова Н.Л.

К60 Деловое общение. Business Communication [Электронный ресурс] : учеб. пособие / Н.Л. Колесникова. — 13-е изд., стер. — М.: ФЛИНТА, 2019. — 152 с.

     ISBN 978-5-89349-521-8

          Целью настоящего пособия является овладение навыками делового общения на английском языке, принятого в международной практике. В трех частях (деловая корреспонденция, ведение деловых переговоров по телефону, вопросы устройства на работу) даны примеры официальных писем, телефонных диалогов, образцы фирменных документов. Изучаемый материал закреплен соответствующими заданиями.
          Для использования на занятиях по изучению английского языка как языка делового общения в вузах, гимназиях, колледжах и старших классах школ, а также секретарей, референтов и др.

УДК 811.111(075.8)
ББК 81.432.1-5я73









ISBN978-5-89349-521-8

© Колесникова Н.Л., 2012
© Издательство «ФЛИНТА», 2012

            В в е д е н и е







   Какие ассоциации возникают у вас, когда говорят о языке делового общения? Бизнесмены, заключающие сделки? Фирмы, продающие и покупающие товары? Транснациональные компании по экспорту и импорту товаров? Банкиры? Брокеры? Да, безусловно, но не только это.
   Каждый из нас в той или иной мере пользуется языком делового общения, даже если мы не принадлежим к названным группам деловых людей. В повседневной жизни мы пользуемся языком делового общения, не осознавая этого. Возьмем несколько примеров:
   1. Вы идете в магазин за покупками и разговариваете с продавцом, т.е. вступаете во взаимоотношения продавец — покупатель.
   2. Вы обращаетесь к юристу за советом — это тоже деловое общение.
   3. Если вы заболели, вы консультируетесь со специалистом. Ваше общение с ним — разговор пациента с врачом — тоже своего рода деловая ситуация.
   4. В случае поступления на работу вы должны составить резюме, автобиографическую справку и направить их с сопроводительным письмом вашему потенциальному работодателю.
   5. Даже, когда вызываете водопроводчика, чтобы починить кран, вы пользуетесь языком делового общения.
   С одной стороны, во всех названных случаях вы пользуетесь обычным языком, на котором говорите ежедневно, но, с другой стороны, суть вашего общения в каждом случае отражает определенную область профессиональной деятельности людей. Характер отношений в таких деловых ситуациях оказывает влияние на тот словарь, который вы выбираете.

В в е д е н и е

   Английский язык уже давно стал языком международного общения. Им пользуются люди разных национальностей. Говоря о «деловом» английском языке, его можно определить как обычный английский, используемый в сфере профессиональной деятельности людей и в деловых ситуациях. Деловые ситуации, в свою очередь, могут носить различный характер:
     —  личное общение (лицом к лицу), например, деловые переговоры, общественные мероприятия, собрания;
     —  разговоры по телефону;
     —  ведение деловой переписки.
   Словарь, которым мы пользуемся в подобных деловых ситуациях, шире, чем в обычном «бытовом» общении, он предполагает знание общего делового словаря, а также словаря той или иной деловой сферы, т.е. определенной терминологии (например, терминологии банковского дела, образовательной сферы, медицины, юриспруденции, коммерции и т.д.).
   Кроме того, поскольку английский язык является языком международного общения, мы должны учитывать культурные традиции и ценности, а также правила поведения, принятые в стране нашего иностранного собеседника или делового партнера.
   Культура делового общения, или деловая этика, — часть культуры любой страны. Она включает общение с коллегами по работе, подчиненного с руководителем, правила поведения в коллективе, определенный стиль деловой корреспонденции. В международных фирмах и предприятиях мы наблюдаем межкультурную среду и должны учитывать это, если хотим, чтобы многонациональный коллектив работал успешно.
   В настоящем пособии рассматриваются некоторые ситуации делового общения и тот вариант английского языка, который при этом используется.
   В подготовке учебных материалов к этому пособию принимала участие Л.Н. Исаева, доцент Московского института открытого образования, которой автор выражает большую признательность.

Ч А С Т Ь I



            ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ





Р а з д е л 1

        СТРУКТУРА И СТИЛЬ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

   Потребность написать деловое письмо может возникнуть по разным поводам: это может быть переписка между компаниями, которые хотят установить деловые контакты, или между партнерами, имеющими давние деловые отношения в бизнесе; это может быть личное письмо клиента или покупателя, выражающее благодарность за высокое качество обслуживания, письмо в отдел кадров претендента на конкурсную должность с просьбой рассмотреть прилагаемые документы.
   В международной деловой переписке сложились определенные правила, которым следуют все, кто обращается к этой форме делового общения. В первую очередь эти правила касаются оформления письма на бумаге и соблюдения языкового стиля делового письма. Стиль делового письма предполагает использование общеупотребительной деловой лексики, характерной для различных областей бизнеса. Однако если переписка ведется между партнерами в определенной сфере (например, в банковском деле, медицине, образовании, торговле), то, безусловно, необходимо знание терминов из данной области бизнеса.
   В некотором смысле деловое письмо — это визитная карточка написавшего его. По тому, насколько аккуратно, в рамках сложившихся традиций вы оформляете свое письмо или пренебрегаете ими, можно судить, насколько вы аккуратны, методичны или, напротив, небрежны и непоследовательны в ведении дел. Любое деловое письмо включает следующие составные части, расположенные в определенном порядке:

Ч а с ть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

 1. Данные об отправителе часто называемые «шапкой» письма: имя отправителя (в личном деловом письме) или название фирмы, почтовый адрес, номера телефона / телефонов, факса, телекса, адрес электронной почты в Интернете.
2. Дата письма.
 3. Внутренний адрес (название и почтовый адрес получателя письма).
4. Вступительное обращение.
5. Заголовок письма.
6. Текст письма.
7. Заключительная формула вежливости.
8. Подпись составителя письма.
Сравните стиль оформления приведенных ниже писем.

П и с ь м о 1


Corona Ltd
Calle Lavalle 340, Madrid, Spain tel. 695403; fax 6954589
United Processing Machines Ltd,                      20 May, 1999
181 South Road,
Dublin,
Ireland
Dear Sirs, Subject: processing machines
    We are interested in the processing machines manufactured by your company and advertised in the latest issue of “Consumer”.
    Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged if we could have them by return.
    We are looking forward to hearing from you soon.
Yours faithfully,
A. Ramos, Marketing Manager

Р а з д е л 1. Структура и стиль оформления делового письма

7

                                                               П и с ь м о 2
                       UNITED PROCESSING MACHINES LTD                       
                      181 South Road, Dublin, Ireland                       
                           tel. 1234567; 8945432                            
Mr A. Ramos, Marketing Manager                    27 May 1999               
Corona Ltd                                                                  
Calle Lavalle 340                                                           
Madrid                                                                      
Spain                                                                       
Dear Mr A. Ramos                                                            
Subject: processing machines                                                
Thank you for your letter of 20 May 1999.                                   
I have pleasure in sending you our latest catalogue and a price list for the
whole range of processing machines manufactured by our company.             
I look forward to hearing from you soon.                                    
Yours sincerely                                                             
Ken Lane, Marketing Manager                                                 
Enc.: catalogue                                                             

   Письмо 1 оформлено в традиционном «полувтянутом» стиле (semi-indented style). Это значит, что каждый абзац письма начинается с красной строки, т.е. с отступом от левого поля на пять знаков. Кроме того, для этого стиля характерно употребление закрытого типа пунктуации, т.е. использование запятой в следующих случаях:
     —  в написании даты (перед годом);
     —  в написании внутреннего адреса (в конце каждой строки);
     —  после вступительного обращения;
     —  в заключительной формуле вежливости.

Ч а с ть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

   Этот стиль чаще используется в сугубо официальных письмах, написанных по важным или торжественным поводам. В повседневной деловой переписке чаще используется блочный стиль (block style).
   В письме 2 использован блочный стиль — стиль современной деловой переписки, самый распространенный в наши дни. В отличие от традиционного полувтянутого стиля, каждая строка начинается от левого поля без отступов, а между абзацами используется двойной межстрочный интервал. Еще одно отличие блочного стиля от полувтянутого — открытый тип пунктуации. Это значит, что запятая не ставится при написании даты, внутреннего адреса, вступительного обращения и заключительной формулы вежливости. Однако в блочном стиле запятая иногда используется во вступительном обращении и в заключительной формуле вежливости.
   Соблюдение следующих правил поможет вам правильно оформить письмо в блочном стиле и расположить его составные части на странице.

    1.1. Данные об отправителе

   Если для делового письма используется бланк компании, отпечатанный типографским способом, то данные о компании-отправителе уже указаны в нем. Если же у компании нет такого бланка, то название и все необходимые сведения о ней (адрес, телефон, факс, адрес в Интернете) располагаются по центру вверху страницы. Тип шрифта можно выбрать по своему усмотрению.
   В личном деловом письме данные отправителя располагаются в правом верхнем углу.

    1.2. Дата письма

   Дата располагается в верхнем правом углу на уровне первой строки внутреннего адреса. Лучше писать название месяца словами, а не цифрами, поскольку порядок цифровых обозначений чисел и названий месяцев в Великобритании и в США не совпадает. Например: 12.02.99 в Великобритании прочитают как 12 февраля 1999 года, а в США — 2 декабря 1999 года. Допускаются следующие сокращения в названиях месяцев:
                  Jan вместо January
                  Feb вместо February
                  Mar вместо March

Р а з д е л 1. Структура и стиль оформления делового письма

9

Apr  вместо April    
Jun  вместо June     
Aug  вместо August   
Sept вместо September
Oct  вместо October  
Nov  вместо November 
Dec  вместо December 

   Не сокращаются только названия Мау и July — эти месяцы всегда пишутся полностью.
   Иногда используются буквенные сокращения порядковых числительных при написании чисел месяца.
   Например:

1st March, 1999 или 1st Маг, 1999;
7th February, 1995 или 7th Feb, 1995.
   Для американских деловых писем характерно следующее написание дат:
     —   дата располагается в левом верхнем углу страницы над внутренним адресом;
     —   на строке сначала пишется название месяца, а затем число и год, которые разделяются запятой.
   Например:
Dec 14, 2000 или December 14, 2000.

    1.3. Внутренний адрес

   Внутренний адрес или адрес компании-адресата располагается в левом углу непосредственно от края левого поля. В зависимости от того, кому непосредственно вы адресуете письмо, первая строка внутреннего адреса будет содержать разную информацию:
   а) название компании, если вы адресуете письмо непосредственно компании:
Black & Со. Ltd
                      33 Highroad
                      London N6
                      England

Ч а с ть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

   б) можно указать должность секретаря, если вы не знаете, кто непосредственно занимается в компании интересующим вас вопросом. В этом случае письмо попадет в секретариат компании и затем будет передано по назначению:
                      The Secretary Black and Co. Inc 1356 Sweet Ave. New-YorkN.Y.
                      USA
   в) письмо может быть направлено определенному должностному лицу:
                      The Manager Black & White Co.
                      12 High Street Detroit Michigan 43217 USA
   Если при этом вы знаете его фамилию, то лучше указать фамилию и должность. Эти данные располагают на одной строке.
   Например:
                      Mr J. Rocks, Manager.
   Непосредственно почтовый адрес компании располагается в определенном порядке: первая строка — номер дома, название улицы; вторая строка — название города и его почтовый индекс (в США еще и название штата); следующая строка — название страны (полное или аббревиатура).
   Если вы хотите, чтобы ваше письмо было передано определенному сотруднику компании, то его можно направить на адрес компании, а строкой ниже внутреннего адреса указать «Вниманию г-на...» — Attention (of); Attn (of):
                      Huston Hightech Inc. 59, Green Ave.
                      Chicago, Illinois USA
                      Attention of Mr Read

   Еще один вариант написания внутреннего адреса используется в случае, если вы хотите направить письмо человеку, адрес которого вам неизвестен, но известно, что он сотрудничает с