Составление текстов служебных документов

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

САМАРСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

С. В. Марченко, О. О. Скобелева, Д. В. Шлепанов

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Практическое пособие

Самара 2019

УДК 651.5
ББК 65.052

М30

Рассмотрено и одобрено на заседании методического совета 

Самарского юридического института ФСИН России, протокол № 10
от 27 июня 2019 г.

Рецензенты:
Демидов А. А.
–
начальник ФКУ ИК-15 УФСИН России 

по Самарской области подполковник внутренней службы;

Кияйкин Д. В. – старший преподаватель кафедры УиИТО УИС 

кандидат юридических наук, доцент подполковник внутренней службы.
.

Марченко С. В., Скобелева О. О., Шлепанов Д. В.

М30 Составление текстов служебных документов: практическое пособие /
С. В. Марченко, О. О. Скобелева, Д. В. Шлепанов.  Самара: Самарский 
юридический институт ФСИН России, 2019.  49 с.
ISBN 978-5-91612-262-6

Цель настоящей работы заключается в изложении правил составления 

служебных документов и представлении образцов данной документации.

Материал пособия может быть использован в образовательном процессе вузов 

ФСИН России, в деятельности сотрудников учреждений и органов уголовноисполнительной 
системы, 
в 
рамках 
системы 
повышения 
квалификации, 

профессиональной подготовки и переподготовки.

УДК 651.5
ББК 65.052

ISBN 978-5-91612-262-6

© Марченко С. В., Скобелева О. О.,

Шлепанов Д. В., 2019

© Самарский юридический институт 

ФСИН России, 2019

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................... 4

1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ. ПОНЯТИЕ. ФУНКЦИИ. 
ХАРАКТЕРИСТИКИ.................................................................................... 5

2. МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ....... 11

3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ, ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ В ТЕКСТАХ 
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.................................................................. 15

4. ОБРАЗЦЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ .......................................... 22

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ......................................................... 48

ВВЕДЕНИЕ

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, 

который занимает много времени. Рационализировав этот процесс, можно 
добиться экономии времени и повысить общую культуру документирования. В работе по составлению служебных документов большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке 
документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль.

Язык служебных документов – это язык официальных взаимоотно
шений, официально-деловой стиль, который имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться определенные принципы и 
требования. Например, в служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова, но широкое применение имеют стандартизированные обороты, которые требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов.

Данное практическое пособие было создано с целью оказать помощь 

сотрудникам уголовно-исполнительной системы при составлении текстов 
служебных документов, поскольку действительно существует острая 
необходимость развития умения оформлять речь в письменном виде в 
строгом соответствии с предъявляемыми требованиями.

1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ. ПОНЯТИЕ. ФУНКЦИИ. 

ХАРАКТЕРИСТИКИ

В целях организации деятельности учреждений, непосредственно под
чиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений создаются служебные документы. Они должны 
быть составлены в строгом соответствии с обязательными для всех федеральных государственных гражданских служащих, сотрудников, рабочих и 
служащих уголовно-исполнительной системы правилами документирования.

Служебный документ – это официальный документ, который ис
пользуется в текущей деятельности организации. Документы называются 
служебными, так как они составляются от имени учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально-деловой стиль. Этот документ должен 
быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность 
изложения фактов и принятых решений.

У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма 

служебного документа – это совокупность элементов его оформления 
и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т. д.

Элементы содержания – это структурные части основного текста: 

обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т. д.

Существует язык служебных документов, который должен удовле
творять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного ли
тературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить 
мысль более четко и полно.

2. В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, кото
рые наиболее целесообразны, уместны и поэтому предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа "оказать помощь – помочь", "допускать 
ошибку – ошибаться" нужно учитывать традиции официально-делового стиля, которыми пользуются в данном случае (выбираем первый вариант).

3. Наличие слов, употребляющихся в официальных документах, за
крепившихся в административно-канцелярской речи.

4. Использование терминов и профессионализмов. К терминам относят 

наименование документа (рапорт, акт, объяснительная и пр.), должности, 
звания, название определенных действий (обыск, осмотр, изъятие и пр.).

5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выража
ющих стандартные аспекты содержания (в связи, в силу, вследствие, в течение, в продолжение, ввиду, в виде, на основании и пр.).

6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических по
строений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с 
различного рода перечислениями.

Главной особенностью композиции служебных документов является 

то, что к ней предъявляются единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил 
обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов.

Функции служебных документов

Любой документ многофункционален, то есть содержит в себе раз
личные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие (информационная, социальная, коммуникативная, культурная) и специальные (управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета).

Информационная функция определяется потребностью в запечатле
нии информации с целью сохранения и передачи. Она присуща всем без 
исключения служебным документам, поскольку создание служебного документа диктуется необходимостью фиксировать информацию о фактах, 
событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. В свою 
очередь, информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить 
на следующие виды:

1. Респективную (относящуюся к прошлому).
2. Оперативную (текущую).
3. Перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, раз
деление на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и пр.

Каждый служебный документ имеет информационную емкость. Ин
формационная емкость характеризуется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность, целесообразность и новизна. Чем выше эти показатели, тем большую ценность 
имеет документ.

Социальная функция тоже присуща многим служебным документам, 

так как создаются они для удовлетворения различных потребностей. Служебный документ сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли, причем может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации 

во времени и пространстве, информационной связи.

Управленческая функция выполняется служебными документами, 

которые специально созданы для целей и в процессе управления (положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы 

играют большую роль в информационном обеспечении управления, они 
многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются 

изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории служебных документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят служебные документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, 
а также другие служебные документы, влекущие за собой юридические 
последствия. Практически все служебные документы могут служить доказательством какого-либо факта и тем самым временно будут наделены 
правовой функцией.

Функция учета дает не качественную, а количественную характери
стику информации.

Таким образом, автор служебного документа, как правило, наделяет 

его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, более того, с течением времени удельный вес той или иной функции 
изменяется.

Очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в 

служебных документах.

Термин «служебный документ» в контексте данного практического 

пособия – это официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим 
лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС.

Требования, предъявляемые к подготовке, обработке, хранению 

и использованию образующихся в деятельности учреждений УИС служебных документов, определяются Приказом ФСИН России от 10.08.2011 
№ 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях 
и органах уголовно-исполнительной системы»1.

Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформля
ются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) 
либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Каждый лист документа, 
оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде 
электронного документа имеет следующие размеры полей:

левое – 30 мм;
правое – 12,5 мм;

1 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах УИС: 
приказ ФСИН России от 10 августа 2011 г. № 463 [Электронный ресурс] // СПС 
«Консультант Плюс» (дата обращения: 13.04.2019).

верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала, 

без переноса слов по правому полю. При оформлении текста документа на 
двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть 
пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине 
верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и 
знаков препинания.

Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение 

требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.

В целом, основными требованиями, предъявляемыми к служебному 

документу, являются:

1) обоснованность – служебный документ признается обоснован
ным в том случае, если в нем отражены имеющие значение для данного 
дела факты, подтвержденные проверенными субъектом правоприменения 
доказательствами, удовлетворяющими требования закона об их относимости и допустимости, или общеизвестными обстоятельствами, не нуждающимися в доказывании, а также в том случае, если содержит исчерпывающие выводы, вытекающие из установленных фактов;

2) законность как требование, предъявляемое к служебному доку
менту, относится к его юридической стороне, а обоснованность – к фактологической;

3) полнота служебного документа предполагает, что он должен со
держать исчерпывающую информацию, подтверждающую, утверждающую или опровергающую сведения о лицах или предметах, определенные 
факты, события, явления, процессы или взаимоотношения, имеющие правовое значение;

4) определенность и окончательность служебного
документа 

направлена на индивидуальное регулирование общественных отношений; 
здесь строго индивидуализируются (персонифицируются) субъективные 
права и юридические обязанности конкретных лиц, исходя из определенной жизненной ситуации осуществляется регулирование единичного, конкретного общественного отношения;

5) мотивированность служебного документа предполагает изло
жение фактических обстоятельств, на основе которых факты считаются 
установленными;

6) логичность служебного документа заключается в том, что в со
держании документа в целом и в отдельных его частях информация долж

на быть изложена в строгой логической последовательности, то есть каждое последующее положение закономерно вытекает из предыдущего, а 
сделанные выводы должны быть разумно и обстоятельно мотивированны;

7) краткость, ясность, грамотность – это максимальная сжатость 

документального текста; отсутствие в содержании служебных документов 
туманных, двусмысленных, пространных фраз; правильное изложение содержания документа с точки зрения правил русского языка;

8) рациональность и простота служебного документа – рацио
нальность предполагает деятельность с наименьшими затратами временных и трудовых ресурсов с учетом отработанных на практике форм; простота предполагает изложение информации в доступной для понимания 
форме (разумеется, данное требование не стоит утрировать).

Помимо указанных требований служебный документ должен 

иметь содержание и форму.

Элементы содержания и элементы оформления, реквизиты служеб
ного документа зависят от его вида. Однако в любом случае при составлении служебного документа необходимо помнить о том, что язык документа должен быть литературным, без сложных грамматических конструкций 
и стилистических оборотов, ясным, понятным, содержательным и целесообразным. Благодаря использованию специальных терминов достигается 
возможность в краткой и экономной форме давать развернутые определения и характеристики фактов, понятий, процессов, явлений.

Термин – не просто слово, а выражение сущности данного явления. 

Следовательно, нужно с большим вниманием выбирать термины и определения. Нельзя также употреблять вместо терминов профессионализмы. Профессионализмы – это не обозначения научных понятий, а условные, в высшей степени дифференцированные наименования реалий, используемые в 
среде узких специалистов и понятные только им. Это своего рода их жаргон. 
B основе такого жаргона лежит бытовое представление о научном понятии.

Более подробно рассмотрим языковые особенности, которые отли
чают официально-деловой стиль служебных документов.

1. В служебном документе используются такие грамматические 

средства языка, которые при сжатом изложении дают максимум информации (простые законченные предложения, обособленные деепричастные 
обороты и пр.), лаконично передавая нужные сведения.

2. Мысли должны излагаться в такой последовательности, чтобы од
но положение вытекало из предыдущего и готовило бы к пониманию последующего. Синтаксические связи формулируются в зависимости от логических связей.

3. Преобладающее 
использование 
получают 
стилистически 

нейтральные книжные слова и литературные выражения. Например, «совершил хищение» вместо «украл», «нанес удар» вместо «врезал» и т. д. 

Из лексических синонимов, как правило, выбирается слово, обладающее 
минимальной экспрессией, являющееся доминантой синонимического ряда. Например, доминантой синонимического ряда: отвратительный, мерзкий, неприятный, скверный, гадкий, отталкивающий является слово «неприятный». Оно выражает общее значение всего синонимического ряда, 
является для него стержневым словом, обладает минимальной экспрессией и стилистической нейтральностью. Такие его свойства дают основания 
для использования именно данного слова в официально-деловом стиле.

Очевидно, например, что применительно к информации, полученной 

в процессе допроса, из всего синонимического ряда: рассказал, сообщил, 
сказал, заявил, показал, указал, пояснил, отметил, утверждал правильно 
будет использовать слово «показал» (свидетель показал, эксперт утверждал, прокурор настаивал, защитник заявил или ученый сообщил, докладчик отметил, автор утверждает).

4. Отсутствие метафор, элементов просторечия, жаргона и терминов 

иностранного происхождения (плюрализм, консенсус, нонсенс, дефиниция и пр.), а также слов с уменьшительными и увеличительными суффиксами, восклицаний и риторических вопросов и других образноэкспрессивных средств.

5. Предпочтителен 
строгий 
порядок 
слов 
в 
предложении: 

а) подлежащее, как правило, стоит в начале предложения и чаще всего 
предшествует сказуемому; б) определения стоят перед определяемыми 
существительными; в) дополнения стоят после управляющего ими слова; 
г) вводные слова и обороты обычно находятся в начале предложения.

6. Количественное преобладание сложных предложений над про
стыми, а в идеале – чередование простых и сложных предложений с соблюдением правил ритмики речи.

7. Широкое употребление причастных и деепричастных оборотов, 

придающих речи лаконизм, меткость и динамичность.

8. Распространенность клише, стандартных оборотов и выражений.
9. Широкое применение получают слова – организаторы мысли

(«на основании изложенного», «однако», «кроме того» и т. д.).

Служебному документу свойственны краткость, грамотность, яс
ность изложения и культура оформления.

Важным условием правильной речи является употребление слов в 

соответствии с их смыслом и стилистической окраской, правильное по 
смыслу сочетание слов; исключение тавтологии; стилистическая однородность лексики; синтаксическая правильность предложений.

Таким образом, служебный документ должен быть изложен языком 

в официально-деловом стиле с соблюдением правил грамматики и синтаксиса, а самое главное – юридически грамотно.

2. МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Методика составления служебных документов представляет собой 

совокупность приемов, способов составления служебных документов, порядок их применения и интерпретации. Методика зависит от вида фиксируемой информации, вида служебного документа, способа документирования и общего уровня квалификации составителя.

Структурными компонентами методики составления служебной до
кументации являются:

1) теоретико-методологическая часть, на основании которой строит
ся методика;

2) фиксируемая информация, подтверждающая, утверждающая или 

опровергающая сведения о лицах или предметах, определенные факты, 
события, явления, процессы или взаимоотношения;

3) совокупность применяемых методов интерпретации фиксируемой 

информации и порядок применения методов и методологических приемов;

4) последовательность и техника обобщения результатов;
5) состав, роль и место составителей в процессе создания служебно
го документа.

Способ систематизации материала представляет собой систему по
следовательных действий, связанных с фиксацией и изложением информации в служебном документе.

Можно выделить два основных способа систематизации материала в 

служебной документации:

1) композиционное деление:
на части, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству;
на части документа, выделяемые в соответствии с законами логики;
на стандартные смысловые отрезки, несущие определенную служеб
ную информацию;

2) информационное деление (в зависимости от вида фиксируемой и 

излагаемой информации):

событийная информация (описание фактических обстоятельств дела);
констатирующая информация (подтверждение, утверждение или 

опровержение сведений о лицах или предметах, определенных фактах, событиях, явлениях, процессах или взаимоотношениях, имеющих значение);

предписывающая информация (указание на необходимость выпол
нения каких-либо требований или совершения каких-либо действий).

Говоря о составлении служебных документов, следует особо отме
тить сформировавшийся на протяжении веков специализированный юридический язык, используемый для обеспечения точности и однозначности понимания юридических текстов.