Составление текстов служебных документов

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

САМАРСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

С. В. Марченко, О. О. Скобелева, Д. В. Шлепанов

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Практическое пособие

Самара 2019

УДК 651.5
ББК 65.052

М30

Рассмотрено и одобрено на заседании методического совета 

Самарского юридического института ФСИН России, протокол № 10
от 27 июня 2019 г.

Рецензенты:
Демидов А. А.
–
начальник ФКУ ИК-15 УФСИН России 

по Самарской области подполковник внутренней службы;

Кияйкин Д. В. – старший преподаватель кафедры УиИТО УИС 

кандидат юридических наук, доцент подполковник внутренней службы.
.

Марченко С. В., Скобелева О. О., Шлепанов Д. В.

М30 Составление текстов служебных документов: практическое пособие /
С. В. Марченко, О. О. Скобелева, Д. В. Шлепанов.  Самара: Самарский 
юридический институт ФСИН России, 2019.  49 с.
ISBN 978-5-91612-262-6

Цель настоящей работы заключается в изложении правил составления 

служебных документов и представлении образцов данной документации.

Материал пособия может быть использован в образовательном процессе вузов 

ФСИН России, в деятельности сотрудников учреждений и органов уголовноисполнительной 
системы, 
в 
рамках 
системы 
повышения 
квалификации, 

профессиональной подготовки и переподготовки.

УДК 651.5
ББК 65.052

ISBN 978-5-91612-262-6

© Марченко С. В., Скобелева О. О.,

Шлепанов Д. В., 2019

© Самарский юридический институт 

ФСИН России, 2019

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................... 4

1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ. ПОНЯТИЕ. ФУНКЦИИ. 
ХАРАКТЕРИСТИКИ.................................................................................... 5

2. МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ....... 11

3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ, ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ В ТЕКСТАХ 
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.................................................................. 15

4. ОБРАЗЦЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ .......................................... 22

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ......................................................... 48

ВВЕДЕНИЕ

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, 

который занимает много времени. Рационализировав этот процесс, можно 
добиться экономии времени и повысить общую культуру документирования. В работе по составлению служебных документов большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке 
документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль.

Язык служебных документов – это язык официальных взаимоотно
шений, официально-деловой стиль, который имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться определенные принципы и 
требования. Например, в служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова, но широкое применение имеют стандартизированные обороты, которые требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов.

Данное практическое пособие было создано с целью оказать помощь 

сотрудникам уголовно-исполнительной системы при составлении текстов 
служебных документов, поскольку действительно существует острая 
необходимость развития умения оформлять речь в письменном виде в 
строгом соответствии с предъявляемыми требованиями.

1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ. ПОНЯТИЕ. ФУНКЦИИ. 

ХАРАКТЕРИСТИКИ

В целях организации деятельности учреждений, непосредственно под
чиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений создаются служебные документы. Они должны 
быть составлены в строгом соответствии с обязательными для всех федеральных государственных гражданских служащих, сотрудников, рабочих и 
служащих уголовно-исполнительной системы правилами документирования.

Служебный документ – это официальный документ, который ис
пользуется в текущей деятельности организации. Документы называются 
служебными, так как они составляются от имени учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально-деловой стиль. Этот документ должен 
быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность 
изложения фактов и принятых решений.

У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма 

служебного документа – это совокупность элементов его оформления 
и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т. д.

Элементы содержания – это структурные части основного текста: 

обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т. д.

Существует язык служебных документов, который должен удовле
творять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного ли
тературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить 
мысль более четко и полно.

2. В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, кото
рые наиболее целесообразны, уместны и поэтому предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа "оказать помощь – помочь", "допускать 
ошибку – ошибаться" нужно учитывать традиции официально-делового стиля, которыми пользуются в данном случае (выбираем первый вариант).

3. Наличие слов, употребляющихся в официальных документах, за
крепившихся в административно-канцелярской речи.

4. Использование терминов и профессионализмов. К терминам относят 

наименование документа (рапорт, акт, объяснительная и пр.), должности, 
звания, название определенных действий (обыск, осмотр, изъятие и пр.).

5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выража
ющих стандартные аспекты содержания (в связи, в силу, вследствие, в течение, в продолжение, ввиду, в виде, на основании и пр.).