Офис-менеджер

Издательскоторговая корпорация «Дашков и К°»

È. Â. Âîëãèíà

ÎÔÈÑ-ÌÅÍÅÄÆÅÐ

Практическое пособие

2е издание

• Специфика и секреты профессии
• Компетенции и полномочия
• Проблемы и практика их решения
• Договоры, офис, транспорт
• Аутсорсинг услуг

Москва
2016

УДК 65
ББК 65.29
          В64

 Под редакцией В. В. Волгина, экономистамеждународника,
члена Международной академии наук информации,
информационных процессов и технологий (МАН ИПТ).

Волгина И. В.
Офисменеджер: Практическое пособие / И. В. Волгина. — 2е изд. — М.: Издательскоторговая корпорация
«Дашков и К°», 2016. — 452 с.

ISBN 9785394017292

 В книге приведены  подробные практические рекомендации по
исполнению конкретных бизнеспроцессов  и функций, обычно относящихся к компетенции офисменеджера в западных компаниях или руководителя административного отдела в российских компаниях. Книга
подготовлена на основе инструктивных материалов зарубежных компаний и многолетнего опыта работы автора в западных фирмах.
Книга является образовательным и справочным ресурсом для руководителей соответствующих подразделений.

ISBN 9785394017292
© Волгина И. В., 2006

В64

Ñîäåðæàíèå

Глава 1. ПОЛНОМОЧИЯ ОФИСМЕНЕДЖЕРА ................................................. 7
Обязанности и права..................................................................................................................... 7
Зарубежная практика .................................................................................................................. 7
Российская практика..................................................................................................................... 8
Требования к офисменеджеру............................................................................................ 9
Обязанности офисменеджера .......................................................................................... 11
Права офисменеджера ........................................................................................................... 14
Функции и персонал .................................................................................................................. 15
Примерное положение об административном
(административнохозяйственном) отделе ..................................................... 15
Подчиненный персонал ............................................................................................................ 19
Управление персоналом .......................................................................................................... 22
Аттестация сотрудников......................................................................................................... 30
Мотивация ........................................................................................................................................... 34
Охрана труда ..................................................................................................................................... 36
Компьютеризация в управлении персоналом ...................................................... 37

Глава 2. ПОДДЕРЖКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ......................... 41
Организация работы офиса................................................................................................. 41
Функции административного отдела ........................................................................... 41
Эргономика рабочих мест сотрудников ..................................................................... 42
Порядок в офисе ............................................................................................................................. 45
Аутсорсинг .......................................................................................................................................... 48
Использование клининговых компаний для уборки офиса ...................... 50
Вопросы технической эксплуатации помещения .............................................. 54
Оргaнизaция систeмы бeзопaсности ............................................................................. 56
Телефонная связь ......................................................................................................................... 58
Видеоконференцсвязь .......................................................................................................... 62
Организация питания сотрудников............................................................................. 65
Организация поездок ................................................................................................................ 66
Общие вопросы ................................................................................................................................ 66
Бронирование мест в гостиницах..................................................................................... 68

Визовая поддержка ..................................................................................................................... 71
Заказ билетов .................................................................................................................................... 73
Трансферы .......................................................................................................................................... 74
Корпоративные мероприятия ........................................................................................... 74
Корпоративный отдых .............................................................................................................. 75
Корпоративные тренинги ....................................................................................................... 84
Инсентивпрограммы, туры................................................................................................. 85
Организация конференций ................................................................................................... 86

Глава 3. ЗАКУПКА ОФИСНОГО ОБОРУДОВАНИЯ................................... 88
Выбор офисной техники ........................................................................................................ 88
Определение потребностей ................................................................................................... 88
Виды офисной техники ............................................................................................................. 90
АТС ............................................................................................................................................................ 95
Мобильные телефоны ................................................................................................................ 97
Сервисные контракты ............................................................................................................... 99
Снабжение офиса расходными материалами .....................................................100
Выбор поставщиков .................................................................................................................103
Переговоры.......................................................................................................................................107
Ведение переговоров ................................................................................................................107
Общение с партнерами и клиентами ..........................................................................110
Телефонные переговоры .......................................................................................................115
Договоры.............................................................................................................................................117
Основные положения ...............................................................................................................117
Поставка ..............................................................................................................................................141
Претензии ..........................................................................................................................................146

Глава 4. ОФИСНОЕ ПОМЕЩЕНИЕ............................................................................149
Подбор офисного помещения ..........................................................................................149
Классификация зданий ..........................................................................................................151
Полностью оборудованные офисы................................................................................157
Виртуальные офисы .................................................................................................................158
Временные офисы .......................................................................................................................159
Вентиляция помещений.........................................................................................................160
Охранные системы .....................................................................................................................161
Противопожарные системы ...............................................................................................162
Договоры аренды..........................................................................................................................167
Субаренда...........................................................................................................................................170
Планировка нового офиса ..................................................................................................172
План офиса........................................................................................................................................172

Оборудование рабочих мест ...............................................................................................173
Логистика переезда в новое помещение ...............................................................176
Сдача прежнего офиса ............................................................................................................180

Глава 5. УЧЕТ И КОНТРОЛЬ...........................................................................................182
Планирование и бюджетирование................................................................................182
Текущие задачи ............................................................................................................................182
О бухгалтерском учете ...........................................................................................................185
Хищения и потери ......................................................................................................................191
Материальная ответственность ......................................................................................197

Глава 6. АВТОТРАНСПОРТ .............................................................................................204
Работа с транспортом..............................................................................................................204
Организация автопарка ........................................................................................................205
Приобретение автомобилей ................................................................................................205
Лизинг....................................................................................................................................................209
Аренда ...................................................................................................................................................213
Авторынок .........................................................................................................................................214
Аутсорсинг в транспорте ......................................................................................................215
Документация и учет................................................................................................................216
Доверенность и ответчики .................................................................................................219

Глава 7. ВОПРОСЫ СТРАХОВАНИЯ......................................................................226
Страхование ответственности арендодателя......................................................227
Страхование имущества юридических лиц .........................................................228
Страхование от несчастных случаев,
болезней и на время поездок ......................................................................................231
Страховые случаи .......................................................................................................................232
Страхование корпоративного автотранспорта ...............................................234
Виды и условия..............................................................................................................................234
Действия при нaступлении стpaxового случaя .................................................241

ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................................................................249
Примерные договоры ..............................................................................................................249
Договор на оказание юридических услуг ...............................................................249
Договор аренды помещения ...............................................................................................251
Договор найма жилого помещения ...............................................................................257
Договор аренды жилого помещения у гражданина
(физического лица) организацией (юридическим лицом) ................269

Договор на аренду локальной компьютерной сети .........................................280
Договор предоставления услуг (аутсорсинг) по уборке .............................285
Договор лизинга ............................................................................................................................289
Договор предоставления услуг (аутсорсинг) .......................................................295
Примерный договор подряда на уборку улиц и проездов ........................298
Договор аренды транспортного средства с экипажем
(фрахтование на время) .................................................................................................301
Договор аренды транспортного средства (без экипажа) ...........................306
Договор об организации перевозок пассажиров
автомобильным транспортом.....................................................................................311
Нормативные документы....................................................................................................319
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 518702002
“Услуги бытовые. Услуги по уборке зданий и сооружений.
Общие технические условия” ...................................................................................319
Гражданский кодекс РФ о страховании ..................................................................335
Положение об особенностях режима рабочего времени и времени
отдыха водителей автомобилей (приложение к приказу
Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15) ...........................................338
Особенности регулирования труда работников транспорта
в Трудовом кодексе РФ (глава 51) .........................................................................345
СанПиН 2.2.4.54896
Гигиенические требования к микроклимату
производственных помещений.
(утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора России
от 1 октября 1996 г. № 21) (извлечение)............................................................346
Правила пожарной безопасности в Российской Федерации
 (ППБ 0103) (извлечения)
(утв. приказом МЧС РФ от 18 июня 2003 г. № 313).................................361
Нормы пожарной безопасности “Перечень зданий, сооружений,
помещений и оборудования, подлежащих защите
автоматическими установками пожаротушения
и автоматической пожарной сигнализацией” (НПБ 11003) ..........396
Нормы пожарной безопасности “Системы оповещения
и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях
и сооружениях”(НПБ 10403)....................................................................................401
СНиП 210197 Пожарная безопасность зданий и сооружений .........409
Примерная инструкция по пожарной безопасности
для рабочих, ИТР и служащих ................................................................................445
Литература .......................................................................................................................................451

Ãëàâà 1. ÏÎËÍÎÌÎ×Èß ÎÔÈÑ-ÌÅÍÅÄÆÅÐÀ

Îáÿçàííîñòè è ïðàâà

Çàðóáåæíàÿ ïðàêòèêà

В крупных западных компаниях с офисами, филиалами или
представительствами в нескольких городах, как правило, существует должность Business Services Manager (менеджер по обслуживанию бизнеса) или Business Support Manager (менеджер
по поддержке бизнеса) — полный аналог административного
директора.
Ему подчинены: Facilities Manager — менеджер по эксплуатации недвижимости, Transport Manager — менеджер по транспорту, Office Manager — управляющий офисом. При этом менеджеры на вышеуказанных позициях курируют сотрудников,
отвечающих за данные вопросы во всех филиалах компании, в
том числе и в других городах. Подобное разделение связано в
первую очередь с большими объемами работы, бюджетом,
многочисленными дополнительными обязанностями и функциями в пределах узкой специализации. Позиция менеджера обслуживания бизнеса или менеджера поддержки бизнеса — это
конечная ступень карьерного роста для офисменеджера.
В небольших, средних и относительно крупных западных
компаниях (работающих в России) функции офисменеджера
включают части функций специалистов менеджера по эксплуатации недвижимости, менеджера по транспорту, координатора или администратора офиса.
Офисменеджер может решать различные вопросы, начиная от подбора нового офисного помещения, создания плана

офиса, закупки мебели, организации переезда и организации
жизнеобеспечения офиса и заканчивая решением мелких вопросов — приобретения мобильных телефонов, помощи в решении вопросов с переадресацией звонков и решения проблемы
утерянных ключей от тумбочек. Вопросы страхования и организации работы автотранспорта компании, заключение и ведение соответствующих договоров тоже относятся к его компетенции. В некоторых западных компаниях офисменеджера подчиняют директору по кадрам, и он фактически выполняет работу административного менеджера (директора).
Вся полнота ответственности за выполнение поставленных
задач лежит на офисменеджере, но фактически он исполняет
функции организатора исполнения и контроля — он делегирует часть своих полномочий сотрудникам административного
отдела, выполнение сервисных функций передается субподрядчикам (аутсорсинг).

Ðîññèéñêàÿ ïðàêòèêà

На российских предприятиях неполным аналогом должности офисменеджера можно считать должности начальника административного, общего или хозяйственного отдела. В компаниях понимание действительной роли офисменеджера и его
обязанностей весьма разнится.
Нередко, принимая нового сотрудника на должность офисменеджера, ему вменяют в обязанности выполнять “заодно”
функции бухгалтеракассира, или дают задание заняться кадровым делопроизводством, или же поручают разработать корпоративный стиль и негласно совмещать в себе функции отдела
рекламы и PR, или же быть в какойто мере связанным с вопросами сбыта продукции предприятия и т. п.
Подобные поручения связаны с недопониманием роли офис
менеджера и обязанностей, которые на него нужно возлагать.
Поскольку и название данной должности, и включение ее в
структуру предприятия являются заимствованными из английского языка и из структур западных компаний соответственно,
практическое толкование и описание функций данной должно

сти необходимо искать там же. В западных компаниях существует достаточно четкое разделение по функциям подразделений,
и офисменеджер ни в коем случае не может выполнять работу
специалистов другого профиля, прошедших соответствующее
обучение.
Новичку трудно “объять необъятное”, поэтому цель данной
книги:
• описать работу офисменеджера в западной компании;
• дать базовую информацию по ряду вопросов, касающихся
работы офисменеджера;
• облегчить процесс самообразования и поиска информации;
• дать практические советы на основе опыта работы офисменеджеров известных западных фирм.

Òðåáîâàíèÿ ê îôèñ-ìåíåäæåðó

Офисменеджер должен обладать определенным уровнем
знаний, касающихся специфики своей работы. Офисменеджер
должен знать:
— структуру управления предприятием, организацией;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— теорию менеджмента, страхового дела, теорию и практику работы с персоналом;
— основы социологии, психологии и мотивации труда;
— этику делового общения;
— основы и стандарты делопроизводства;
— принципы организации снабжения офиса;
— требования законодательства к хозяйственным договорам
и порядок их заключения;
— методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
— передовой отечественный и зарубежный опыт в области
менеджмента;
— основы маркетинга;
— методы оценки деловых качеств работников;

— правила и методы организации работы офиса;
— принципы планировки и оформления помещений офиса;
— правила пользования оргтехникой;
— принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— основы трудового законодательства.
Офисменеджер должен уметь:
— организовать работу сотрудников;
— находить и выбирать субподрядчиков;
— принимать решения;
— вести переговоры;
— находить информацию, выделять главное;
— анализировать и решать проблемы, в том числе нестандартные;
— управлять коллективом;
— работать в команде;
— управлять своим временем;
— уметь предотвращать и ликвидировать конфликтные ситуации.
Офисменеджеру необходимо предварительно планировать
свою работу и управлять ею шаг за шагом, эффективно реагировать на возникающие проблемы. Важны способности увидеть
сложную ситуацию и принять решение, осуществить действия
по решению проблемы.
Важно постоянно работать с коллективом своего отдела так,
чтобы люди чувствовали себя командой, действовали согласованно.
Хорошо помогают в работе ежедневный самоотчет, самопроверка, анализ эффективности собственной работы, коррекция
ошибок — они позволяют отслеживать результаты действий.
Ежедневные записи помогают выявить свои собственные сильные и слабые стороны. Подобная дисциплина заставляет задуматься над тем, как расходуется время и насколько успешны
ваши действия.