Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления

КУРС
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

М.В. КИРСАНОВА
Ю.М. АКСЕНОВ

6-е издание, исправленное и дополненное

Москва
ИНФРА-М
2020

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Рекомендовано в качестве учебного пособия 
для студентов высших учебных заведений,
обучающихся по направлениям подготовки 38.03.01 «Экономика»,
38.03.02 «Менеджмент» (квалификация (степень) «бакалавр»)

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73
 
К43

Кирсанова М.В.
К43  
Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления : учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. — 6-е изд., 
испр. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2020. — 257 с. + Доп. материалы 
[Электронный ресурс]. — (Высшее образование: Бакалавриат).

ISBN 978-5-16-006789-6 (print)
ISBN 978-5-16-104755-2 (online)
В учебном пособии обобщается существующая практика работы с документами на основе ряда законодательных правовых и нормативнометодических актов, в том числе ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и ФЗ 
от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях 
и о защите информации», постановлений Правительства РФ от 15.06.2009 
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти», от 15.06.2009 № 477 «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Государственной 
системы документационного обеспечения управления. Основные положения» и других нормативных документов.
Основное внимание уделяется подготовке и оформлению организационно-распрядительных документов. Даны образцы наиболее используемых в управленческой деятельности документов.
Предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, а также для практических работников управления.

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73

ISBN 978-5-16-006789-6 (print)
ISBN 978-5-16-104755-2 (online)

Материалы, отмеченные знаком 
, 
доступны в электронно-библиотечной системе Znanium.com

© Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., 
1997, 1999, 2000, 2002
© Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., 
2013, с изменениями

ПРЕДИСЛОВИЕ

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до
90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации*. Более того, некоторые известные в области менеджмента авторы, например, Г. Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки
информации**. Мы тоже полагаем, что управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается
отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или
генерацией информации. Названные фундаментальные проблемы
рассматриваются в курсе «Теория управления» (разделы «Информационная природа управления» и «Кибернетические методы в управлении»), поэтому мы не будем их подробно анализировать, —
данное учебное пособие посвящено делопроизводству.
Термин делопроизводство характеризует совокупность работ
по документированию управленческой деятельности учреждений и
по организации в них документов. Понятием документ определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия управление, информация,
делопроизводство, документ органически взаимосвязаны. Не
случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли,
начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в Древнем мире. В со
* См.: Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.,
1992. — С. 166.
** Там же. — С. 39.

временный период решение проблемы управления документацией
в развитых странах претерпело два основных этапа*. Первый этап —
1970—1980 гг. В это время большинство авторов считали, что
традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «Управление в XX
веке». Однако в середине 80-х годов выяснилось, что, несмотря на
обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан
вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с
обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным.
В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок
письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.
Итак, сегодня совершенствование управления производственнохозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях
делопроизводство.
Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обобщения
существующей практики работы с документами, того нового, что
есть в этой области в России и за рубежом. Мы использовали исследования известных авторов в сфере делопроизводства —
Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, Т.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева,
А.Н. Соковой, а также Типовую инструкцию по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти, которая введена в
действие с 1 февраля 2006 года, разработанный архивными службами
материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», Федеральный
закон «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г.
и постановление Правительства РФ от 19.01.2005 г. № 30 «О типовом
регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной
власти» (СЗ РФ, 2005, № 4, ст. 305), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
и другие документы, а также материалы наших собственных исследований и разработок.
Настоящее пособие содержит методический материал по двум
неразрывно связанным элементам механизма управления: первый — это сами документы, второй — делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В посо
* См.: Архивы и управление документацией за рубежом: Основные
проблемы: Аналитический обзор. — М., 1989.

бии приводятся развернутые характеристики основных нормативов
в этой области, рассматриваются государственные стандарты по
документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильного ориентирования в справочной информации
и для оперативного ее поиска.
Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и
оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем
в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую
помощь  в этом трудоемком деле студентам, обучающимся по
специальности «менеджмент», и работникам управления.
Учебное пособие «Курс делопроизводства» включает в себя девять
тем:
1) «Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов»;
2) «Современное деловое письмо»;
3) «Документирование организационно-распорядительной деятельности»;
4) «Документирование деятельности коллегиальных органов»;
5) «Документирование информационно-справочных материалов»;
6) «Требования к оформлению документов по личному составу»;
7) «Делопроизводство по письменным и устным обращениям
граждан»;
8) «Организация работы с документами»;
9) «Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов».
В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала
даются практические задания, приводятся образцы оформления документов. Этот материал нам представляется особенно важным
для самостоятельного изучения курса практическими менеджерами, секретарями-референтами, слушателями факультетов и курсов
повышения квалификации, студентами-заочниками. Мы обращаем
внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие
в своей работе, на то, что для формирования у студентов умений и
навыков в области делопроизводства им необходимо выполнить все
задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.
Основной материал учебного пособия в течение многих лет применялся нами и нашими коллегами при чтении курсов «Делопроизводство и корреспонденция», «Организация управленческого труда,
делопроизводство и корреспонденция» на дневных и заочных фа

культетах в Новосибирской государственной академии экономики
и управления, курса «Документационное обеспечение управления»
в Сибирской академии государственной службы, на различных курсах
переподготовки и повышения квалификации работников управления,
начиная от секретарей-референтов и до руководителей крупных
предприятий, глав администраций городов и районов Сибири и Дальнего Востока.
В настоящее учебное пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким,  как  хозяйственно-договорная, претензионная и учетно-финансовая деятельность,
которые обычно входят составными частями в соответствующие
учебные курсы. Наряду же с вопросами общего делопроизводства
в книге большое внимание уделяется делопроизводству в органах
государственного и регионального управления. Данное обстоятельство определяется тем, что мы продолжительное время работали,
а один из нас и сейчас работает в этих органах.

Тема 1
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ
(ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ)
ДОКУМЕНТОВ

1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности
2. Унификация и стандартизация управленческих
документов
3. Виды документов и их классификация
4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов

   1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
   ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ
   УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ*

Документирование управленческой деятельности охватывает все
процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с исполь
* Использован ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

зованием  новых  носителей  (магнитные ленты,  карты,  дискеты
и др.).
Состав управленческих документов определяется компетенцией
и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в
определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при
традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу
реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ,
положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии
с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения,
постановления, приказы, распоряжения, указания, поручения, инструкции.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях,
когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт
по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения
и указания издаются по оперативным вопросам и для организации
исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.),
оформляются как совместное решение, которое имеет правовую
силу распорядительного документа в каждой организации, принявшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает
этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме,
установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.
Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или
формулировка сути разногласий.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, на советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании
записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений,
повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных
связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными
гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации
составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ,
отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:
· с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;
· с работниками, ответственными за решение функциональных
вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
· с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
· с юридической службой;

· со службой документационного обеспечения;
· с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающим вопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:
· с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях,
возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
· с организациями и научно-производственными объединениями,
занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет
отношение содержание документа;
· с общественными организациями — при необходимости или в
случаях, предусмотренных документами этих органов;
· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
· с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции
в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения
этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми
актами: уставом или положением об организации, о структурном
подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае,
если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального и кредитного характера,
служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и
расчетные обязательства с другими организациями, подписывают
руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены
комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.