Русский язык в деловой документации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ 
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ  
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ 
ВОРОНЕЖСКИЙ ИНСТИТУТ ФСИН РОССИИ 
 
Кафедра русского и иностранных языков 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
РУССКИЙ ЯЗЫК В ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 
 
Учебно-методическое пособие 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Воронеж 
2019 

УДК 811 
ББК 81.2 
     Р89 
 
Рекомендовано методическим советом ФКОУ ВО Воронежский институт 
ФСИН России 25 ноября 2019 г., протокол № 3 
 
Р е ц е н з е н т ы: 
доцент кафедры русского языка Воронежского государственного университета,  
кандидат филологических наук, доцент О.А. Швецова; 
доцент кафедры уголовно-исполнительного и уголовного  права ФКОУ ВО 
Воронежский институт ФСИН России, доктор педагогических наук, доцент 
Л.В. Ковтуненко 
 

Русский язык в деловой документации: учебно-методическое 

пособие / [сост. И.В. Булгакова, М.М. Булынина] ; ФКОУ ВО Воронежский институт ФСИН России. — Воронеж, 2019. — 158 с. 

Учебно-методическое пособие содержит краткий теоретический 
материал по основополагающим разделам курса русский язык в деловой 
документации и имеет своей целью совершенствование культуры деловой 
письменной речи, а также повышение продуктивности делового общения. 
Теоретический материал пособия дополнен контрольными вопросами, заданиями для формирования практических умений и навыков в области 
письменной деловой коммуникации,  
Пособие предназначено для аудиторной и внеаудиторной работы 
курсантов и слушателей юридического и инженерно-технического факультетов образовательных организаций высшего образования ФСИН 
России. 
УДК 811 
ББК 81.2 
Издано в авторской редакции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
© ФКОУ ВО Воронежский институт 
ФСИН России, 2019 
© Булгакова И.В., Булынина М.М., 2019  
 

Р89

ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
Введение……………………………………………………………………….
4

Глава 1. Официально-деловой стиль в системе функциональных стилей 
современного русского языка ………………………………………………… 
6 

1.1. Понятие «функциональный стиль». Стилеобразующие факторы. 
Стилистическая окраска слова……………………………………………….. 
6 

1.2. Книжный язык и разговорная речь. Стилистическая система русского 
языка………………………………………………………………………...…. 
10 

1.3. Особенности официально-делового стиля речи…………………………
13

Контрольные вопросы…………………………………..……..................
26

Задания………………………………………………………………………
26

Глава 2. Лексические и грамматические нормы деловой документации...
32

2.1 Языковая норма. Виды норм…………………………………………
32

2.2. Лексический состав русского языка………………………………….......
33

2.3. Лексические нормы деловой документации. Анализ лексических 
ошибок, встречающихся в текстах документов……………………………… 
39 

2.4. Грамматические  нормы деловой документации. 
Анализ грамматических ошибок, встречающихся в текстах документов… 
49 

Контрольные вопросы………………………………………………………….
77

Задания…………………………………………………………………………..
77

Глава 3. Деловая документация. Правила составления и оформления
документов………………………………………………………………….....
85 

3.1. Виды деловой документации……………………………………………...
86

3.2. Структура и содержание служебных документов……………………….
88

3.3. Структура и содержание официальных документов ……………………
122

3.4. Культура деловой переписки……………………………………………...
131

3.5. Язык и стиль юридических текстов………………………………………
134

3.6. Язык и стиль технических текстов……………………………………….
139

Контрольные вопросы…………………………………………………….
142

Задания…………………………………………………………..…………
143

Заключение…………………………………………………………................
151

Список литературы………………………………………………………..
152

Приложение………………………………………………………………..
156

Приложение………………………………………………………………..
157

ВВЕДЕНИЕ 
 
Профессиональное общение сотрудников ФСИН России реализуется 
в виде устных и письменных коммуникативных актов и предполагает знание 
правил, приемов и принципов эффективного делового общения. Большой объем 
письменной коммуникации, преобладание письменной служебной речи в сфере 
профессионального общения сотрудников УИС диктуют необходимость пристального рассмотрения языка документов как отдельной сферы реализации 
литературного языка. 

Как устная, так и письменная форма реализации профессионального общения 

имеют один общий признак – это речь кодифицированная, поэтому при составлении 
и оформлении документов, с одной стороны, деловая речь как сфера реализации 
книжного языка подчиняется литературной норме современного русского языка, 
с другой стороны, деловая речь как сфера реализации книжного языка предусматривает соблюдение требований госстандартов и Инструкции по делопроизводству 
в учреждениях и органах УИС (приказ ФСИН России от 10 августа 2011 г. 
№ 463), малейшее отступление от которых считается ошибкой.  

Актуальность данного пособия обусловлена недостачной проработанностью в учебно-методической литературе особенностей письменной деловой 
коммуникации сотрудников ФСИН России и необходимостью методического 
обеспечения данного учебного курса. 
Настоящее учебно-методическое пособие направлено на совершенствование культуры деловой письменной речи и носит универсальный характер: пособие предназначено для курсантов и слушателей юридического и инженернотехнического факультетов ФКОУ ВО Воронежский институт ФСИН России, 
так как знание норм официально-делового стиля, умение правильно составлять 
и оформлять тексты деловых бумаг и служебных документов, владение языковыми моделями и стилистическими особенностями, характерными для  документов, реализуемых в УИС, необходимо всем без исключения сотрудникам 
ФСИН России для эффективного осуществления письменной деловой коммуникации. 
Авторы пособия сочли возможным сосредоточить свое внимание на рассмотрении норм письменного делового общения, так как нормы устной речевой 
коммуникации, реализуемой в профессиональном общении сотрудников УИС, 
были ранее подробно исследованы в учебном пособии «Речевая коммуникация 
в профессиональной деятельности сотрудников УИС» [22]. 
Теоретический 
материал 
пособия 
представлен 
тремя 
главами 
(«Официально-деловой стиль в системе функциональных стилей современного 
русского языка», «Лексические и грамматические нормы деловой документа

ции», «Деловая документация. Правила составления и оформления документов»). Теоретические понятия, изложенные в пособии, проиллюстрированы 
большим количеством примеров.  

В первой главе пособия рассматриваются стилистические разновидно
сти современного русского языка (книжный язык и разговорная речь), особенности официально-делового стиля как одного из книжных стилей, его место в 
стилистической системе современного русского языка.  

Вторая глава пособия посвящена рассмотрению лексических и грамматических норм деловой документации как важнейших критериев правильности речи, а также анализу типичных лексических и грамматических ошибок, 
встречающихся в текстах документов. 
В третьей главе пособия рассматриваются виды, жанры, структура и 
содержание служебных и официальных документов, стилистические и языковые особенности юридических и технических документов, основные аспекты культуры деловой переписки. 
Каждая глава пособия сопровождается контрольными вопросами, 
а также практическими заданиями, разработаными таким образом, чтобы 
способствовать формированию умений и навыков составления, оформления и 
редактирования документов, употребления термилогической лексики и 
языковых формул, характерных для деловой речи и деловых отношений в 
уголовно-исполнительной системе. 
Список литературы, помещенный в конце пособия, содержит работы, использованные при подготовке пособия, а также дополнительные источники, 
знакомство с которыми будет способствовать более углубленному изучению 
рассматриваемых вопросов. 

Глава 1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ В СИСТЕМЕ 
ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СТИЛЕЙ СОВРЕМЕННОГО РУССКОГО ЯЗЫКА  

Вопросы:  
1.1. Понятие «функциональный стиль». Стилеобразующие факторы. 
Стилистическая окраска слова.  
1.2. Книжный язык и разговорная речь. Стилистическая система русского языка. 
1.3. Особенности официально-делового стиля речи. 

1.1. Понятие «функциональный стиль». Стилеобразующие факторы.  
Стилистическая окраска слова 

 
Функциональный стиль – это исторически сложившаяся и социально 
осознанная система речевых средств, применяемых в той или иной сфере человеческого общения (наука, политика; культура; делопроизводство; законодательство; словесное искусство; бытовое общение; межнациональное общение). 

В термине функциональный стиль подчеркивается, что разновидности 

литературного языка выделяются на основе той функции (роли), которую выполняет язык в каждом конкретном случае. 

Ученые выделяют следующие основные стилеобразующие факторы, 
определяющие отбор языковых средств и задающие параметры текста (лексические, синтаксические, грамматические): 1) сфера общения: общественнополитическая, научная, правовая, бытовая; 2) цель общения: передача информации, убеждение, предписание или указание, соблюдение этикета, эстетическое 
воздействие; 3) способ общения: а) массовый, личный, б) контактный, неконтактный, косвенно контактный; 4) функция (языка и) речи: коммуникативная, 
воздействия, этикетная, эстетическая; 5) вид речи: монолог, диалог, полилог; 
6) форма речи: письменная, устная. 
Существенное влияние на языковые особенности текста, по мнению ученых, оказывает жанр [29, с. 106]. 
Система лексических средств каждого функционального стиля складывается из трех пластов языковых единиц: 1) общеупотребительная (нейтральная) 
лексика, то есть слова, уместные в любом стиле речи (книга, дом, работать, 
человек); 2) стилистически окрашенная лексика, то есть слова, закрепленные за 
определенным стилем и воспринимающиеся как неуместные за его пределами 
(жилплощадь, вкалывать, клевый); 3) слова, которые становятся стилистически 
значимыми в определенном контексте (например, ставить вопрос, выразить 
мнение). 

При стилистической оценке лексики учитывается: принадлежность слова 
к одному из функциональных стилей русского языка или ее отсутствие, эмоциональная окраска слова, его экспрессивные возможности. 
Нейтральные слова имеют только лексическое значение. Стилистически 
нейтральные слова составляют основу словарного запаса любого языка, они 
могут употребляться в любом стиле. По данным Большого академического словаря русского языка, нейтральных слов в современном русском языке около 
75% [20, с.39]. 
Слова, не являющиеся нейтральными, называются стилистическими 
окрашенными. Они делятся на книжные слова и разговорные. Отбор языковых 
средств зависит от 1) сферы общения; 2) целей и задач, которые ставит перед 
собой говорящий или пишущий. 

Помимо предметно-логического содержания, лексическое значение слова 

включает в себя стилистическую (принадлежность к книжному языку или разговорной речи) и эмоционально-экспрессивную окраску: мать, мама, мамочка, 
мамуля и т.д. В языке существуют синонимические ряды, когда слова имеют 
одно и то же значение, но различаются стилистически: глаза – очи, зубной – 
дантист, командовать – верховодить и т.д. Нейтральное слово может иметь 
несколько экспрессивных синонимов, которые различаются степенью эмоционального напряжения: несчастье – горе - бедствие – катастрофа.  

Из синонимического ряда мы стараемся выбрать наиболее сильные, выра
зительные слова, эмоционально окрашенные, способные убедительно передать 
нашу мысль. В этом случае лексическое значение слова осложняется особой 
экспрессией (от лат. – expression – выражение): гореть – полыхать, пылать. 
[12, с.20-21]. 

Эмоционально-экспрессивная лексика – слова с положительной или 

отрицательной оценкой, выражающие чувства и оценку различных явлений реальной действительности: любимый, мерзкий, гадкий, роскошный, пышный, 
дряхлый и т.д.  

Необходимо с осторожностью относиться к употреблению в речи оце
ночной лексики. В официально-деловом стиле такая лексика неуместна. Использование в документе или официальном выступлении эмоционально и экспрессивно окрашенных слов может придать речи комический эффект (например: Сотрудник отдела соблаговолил подготовить отчет). 

Эмоционально-экспрессивная лексика характерна для разговорно
обиходной речи, отличающейся живостью и меткостью изложения, а также для 
публицистического стиля, где обязательно присутствует авторская оценка. Однако в официально-деловом и научном стилях речи эмоционально окрашенные 
слова, как правило, неуместны. 

Разговорные слова обладают большой смысловой емкостью и красочно
стью, им присуща эмоциональная окрашенность (болтун). Разговорная лексика 
придает речи живость и экспрессивность. От разговорной лексики следует отличать лексику просторечную (башка) [12, с.40]. 

В отличие от разговорной лексики, обладающей конкретностью значения, 

книжная лексика является преимущественно абстрактной. Деление лексики на 
книжную и разговорную достаточно условно, так как книжные слова, типичные 
для письменной речи, могут употребляться и в устной форме речи (научные доклады, публичные выступления и др.), а разговорные — в письменной (в дневниках, бытовой переписке и т. д.). 

К разговорно-обиходной примыкает просторечная, стилистически сни
женная, лексика. Просторечные слова употребляются обычно в целях сниженной, грубоватой характеристики явлений и предметов реальной действительности: братва, обжора, барахло, брехня, мразь, глотка, плюгавый, бузить и др. В 
книжных стилях эти слова недопустимы, их следует избегать и в обиходноразговорной речи. 

Разговорной лексике протипоставлена книжная лексика. Лексическое 

значение книжных слов, их грамматическая оформленность и произношение 
подчиняются установившимся нормам литературного языка, отклонение от которых недопустимо. 

Книжная лексика объединяет несколько групп слов (научная, официально-деловая, газетно-публицистическая, поэтическая), каждая из которых обладает стилевой окрашенностью. В научной лексике выделяется лексика общенаучная (анализ, категория, метод), а также терминологическая лексика, употребляющаяся главным образом в научном и техническом стилях. Ее назначение состоит в том, чтобы дать точное и ясное представление о научных понятиях (например,  технические термины — биметалл, центрифуга, стабилизатор; 
медицинские термины — рентген, ангина, диабет; лингвистические термины — морфема, аффикс, флексия и др.). 
Общие черты научной лексики – однозначность и полное отсутствие 
экспрессивно-эмоциональной окраски. 

Такими же особенностями обладает официально-деловая лексика, то есть 

слова с точным, конкретным значением, употребляющиеся в различного рода 
документах: абонент, обязывает, обвиняемый, заявитель, нежеследующий 
и т.д.. В документах содержится большое число стандартизированных выражений (настоящая справка, предоставить отпуск, оплата гарантируется) 
и слов, отражающих официально-деловые отношения (пленум, сессия, решение, 
постановление, резолюция). Особое место в составе официально-деловой лек

сики занимают канцеляризмы: заслушать (доклад), зачитать (решение), препровождать, входящий (номер). 

В 
различных 
публицистических 
жанрах 
используется 
газетно
публицистическая лексика, для которой характерны отвлеченные слова с общественно-политическим значением (гуманность, прогресс, народность, гласность, миролюбивый). 

Особую группу книжной лексики образует лексика поэтическая, которая 
отличается особой эмоциональностью и выразительностью, без которой невозможно создать яркие, запоминающиеся поэтические образы.  
Функционально-стилевая закрепленность слов зависит от их тематической отнесенности. Так, термины принадлежат к научному стилю (алгоритм, 
информатизация, 
кумулятивность), 
слова, 
связанные 
с 
общественнополитической тематикой (власть, депутат, демократия), относятся к публицистическому стилю, слова, употребляемые в юриспруденции, делопроизводстве характеризуют официально-деловой стиль (истец, ответчик, опекун,  
арендодатель).  

Литературный язык имеет две формы реализации — устную и письмен
ную. Устная форма реализации языка (звучащая речь) изначальна, для появления письменной формы необходимо было создать графические знаки (буквы), 
которые бы передавали элементы звучащей речи. Для языков, не имеющих 
письменности, устная форма — единственная форма их существования. 

Рассмотрим три параметра, по которым можно соотнести устную и пись
менную формы литературного языка [12, с. 21].  

Параметры
Письменная форма
Устная форма

1. Форма реализации
графически 
закрепленная; 

подчиняется нормам: орфографическим, 
пунктуацион
ным 

звучащая; 
подчиняется 

нормам: орфоэпическим, 
интонационным  

2. Отношение к адресату 

опосредованное; 
отсутствие 

адресата не оказывает влияния 

непосредственное; присутствие адресата оказывает влияние 

3. Порождение формы
возможны обработка, редактирование 

создается спонтанно

1.2. Книжный язык и разговорная речь. Стилистическая система  
русского языка 

 
Литературный язык имеет две функциональные разновидности: разговорная речь и книжный язык. Книжный язык – функциональная разновидность литературного языка, имеющая следующие основные черты:  
1) устная форма выражения;  
2) реализация преимущественно в форме монолога.  
Преимущественно письменная форма выражения этой функциональной 
разновидности и позволила дать ей название “книжный язык”, то есть язык, используемый в книгах. 

Говорящий и пишущий при реализации той или иной формы выражения 

языка осуществляет отбор лексических единиц. В зависимости от того, из какого материала строится речь, она приобретает книжный или разговорный характер. В научной статье, дипломатическом диалоге будут использоваться 
нейтральные, книжные слова, термины, а в непринужденной беседе — разговорно-бытовая лексика, пословицы и поговорки, фразеологизмы. Следовательно, сфера общения обусловливает отбор языкового материала, а он в свою очередь формирует и определяет тип речи. 

Книжная речь обслуживает политическую, законодательную, научную 

сферы общения (конгрессы, симпозиумы, конференции, заседания, совещания), 
а разговорная речь используется на полуофициальных заседаниях, совещаниях, 
на неофициальных или полуофициальных юбилеях, торжествах, дружеских застольях, встречах, при доверительных беседах начальника с подчиненными, в 
обиходно-бытовой, семейной обстановке. 

Книжная речь – это речь кодифицированная, соответствующая нормам 

литературного языка, их нарушение недопустимо. Предложения должны быть 
закончены, логически связаны друг с другом. В книжной речи не допускаются 
резкие переходы от одной мысли, к другой. Для книжной лексики характерны 
отвлеченные, книжные слова, в том числе научная терминология, официальноделовая лексика. 

К разговорной речи нормы литературного языка более лояльны. В ней 

могут использоваться разговорные и даже просторечные формы, стилистически 
сниженная лексика, лексика, находящаяся за пределами литературного языка. 
В разговорном тексте преобладает общеупотребительная и разговорная лексика, оценочная лексика, фразеология, отдается предпочтение простым предложениям, практически не используются причастные и деепричастные обороты 
[12, с.57].