Документационное обеспечение управления персоналом

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
УПРАВЛЕНИЯ 
ПЕРСОНАЛОМ

Москва
ИНФРА-М
2019

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Р.Е. БУЛАТ

Рекомендовано 
Учебно-методическим объединением 
 вузов России по образованию в области менеджмента 
для студентов высших учебных заведений, 
обучающихся по направлению подготовки 
38.03.03 «Управление персоналом»

Лауреат Всероссийского конкурса 
«Лучшая научно-методическая разработка по управлению персоналом» 

УДК 65.0(075.8)
ББК 65.290-2я73
 
Б90

Булат Р.Е.
Документационное обеспечение управления персоналом : учеб. 
пособие / Р.Е. Булат. — М. : ИНФРА-М, 2019. — 234 с. + Доп. материалы [Электронный ресурс; Режим доступа: http://www.znanium.
com]. — (Высшее образование: Бакалавриат). – www.dx.doi.
org/10.12737/6596.

ISBN 978-5-16-010318-1 (print)
ISBN 978-5-16-102405-8 (online)

Содержание учебного пособия соответствует учебной программе по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе», входящей в блок специальных дисциплин специальности «Управление персоналом», а также учебной программе по 
дисциплине «Документационное обеспечение управления персоналом», входящей 
в базовую часть профессионального цикла примерной основной образовательной 
программы высшего профессионального образования по направлению подготовки «Управление персоналом», разработанной УМО вузов России по образованию 
в области менеджмента. 
Представленные в издании новые нормативные требования, а также методические рекомендации к документированию управленческой деятельности и внедрению системного подхода к документационному обеспечению управления современной организацией будут полезны как студентам, аспирантам и преподавателям, 
так и специалистам-практикам в области документирования управленческой деятельности. 

УДК 65.0(075.8)
ББК 65.290-2я73

Б90

© Булат Р.Е., 2015
ISBN 978-5-16-010318-1 (print)
ISBN 978-5-16-102405-8 (online)

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 11

Р е ц е н з е н т ы: 

А.И. Жилина — доктор педагогических наук, профессор, ведущий научный сотрудник учреждения РАО «Институт педагогического образования»;
В.А. Плотников — доктор экономических наук, профессор, профессор кафедры общей экономической теории СПбГУЭФ

Материалы, отмеченные знаком 
, 
доступны в электронно-библиотечной системе Znanium.com

ВВЕДЕНИЕ

Документирование деятельности организаций любых форм собственности регламентированы законодательными и нормативнометодическими актами. Документация любой организации состоит 
из значительного количества документов, каждый из которых имеет 
свои особенности. Требования к составлению и оформлению, организации работы с документами, особенно в области управления персоналом, постоянно растут. В частности, Федеральным законом от 
18.07.2011 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам осуществления 
государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» 
ст. 360 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) дополнена основаниями проведения внеплановых проверок трудовой инспекцией. За 
нарушение правил ведения делопроизводства для руководителей организаций по некоторым позициям возможна не только административная, но и уголовная ответственность.
Однако на сегодняшний день существует определенный разрыв 
между требованиями руководящих документов и реальным состоянием документирования деятельности подразделений на практике. 
Зачастую документы не соответствуют действующим нормативам, 
ГОСТам и инструкциям. Анализ состояния работы с документацией 
в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:
1) неверное оформление документов, незнание правил придания 
им юридической силы, нарушение порядка их разработки и ввода в 
действие локальных актов;
2) отсутствие предусмотренных законодательством видов документов, неправильное документирование управленческих ситуаций, 
выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие 
события;
3) нарушение правил работы ведомственных архивов, организации хранения и уничтожения документации;
4) требования предоставления или составления не предусмотренных действующим законодательством документов, в некоторых случаях несмотря на прямой запрет таких действий;
5) противоречие законодательству о работе с обращениями граждан, а нередко и здравому смыслу, резолюций, проставляемых руководителями организаций и др.
Поэтому современные организации испытывают потребность в 
специалистах, которые обладают не только готовностью к успешной 

реализации профильных знаний, умений и навыков, но и способностями к грамотному документированию своих профессиональных 
действий. Эта отрасль — деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, в соответствии с ГОСТ Р 51.141-98 «Делопроизводство и архивное дело. 
Термины и определения» называется документационным обеспечением 
управления (делопроизводством).
Содержание учебного пособия соответствует учебной программе 
по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе», входящей в 
блок специальных дисциплин специальности 080505.65 — «Управление персоналом», а также учебной программе по дисциплине «Документационное обеспечение управления персоналом», входящей в базовую часть профессионального цикла примерной основной образовательной программы высшего профессионального образования по 
направлению подготовки «Управление персоналом» — 080400, разработанной Учебно-методическим объединением вузов России по 
образованию в области менеджмента.
Освоения данных дисциплин направлено на формирование знаний и навыков работы с организационно-распорядительной и информационно-справочной документацией, регламентирующей деятельность должностных лиц организации, функции и процедуры 
управления персоналом в организации. В результате их освоения 
обучающийся должен знать основы разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений и сопровождающую их документацию, уметь вести кадровое делопроизводство и организовывать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативными правовыми актами, владеть навыками 
составления документации по кадрам и кадровой отчетности.
Для этого в данном учебном пособии предусмотрено рассмотрение 
блока вопросов, охватывающих формирование системы кадровой 
документации, а именно: классификация документов по управлению 
персоналом в организации; система организационно-распорядительной документации и информационно-справочной документации по 
кадрам; структура и назначение документов, создаваемых и функционирующих в системе управления персоналом организации; требования законодательных и нормативных норм права, регламентирующих 
работу с кадровыми документами; общие требования к оформлению 
кадровой документации.
В блоке вопросов по организации кадрового делопроизводства 
изучается: порядок работы с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда (в том числе государственные требования, общие правила, содержание, структура, назначение 
и стандартный порядок заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда); правила заполнения, 

ведения и хранения трудовых книжек; порядок разработки штатного 
расписания организации; порядок, обязательные правила и практика 
оформления документов, сопровождающих прием на работу, перевод 
работников на другую работу, отпуска, направление работников в 
служебные командировки; документация по поощрению работников 
и дисциплинарным взысканиям; нормативно-правовые основы, обязательные правила и особенности документального оформления прекращения действия трудового договора с работником.
В блоке вопросов по документационному обеспечению управления персоналом рассматривается структура, назначение и порядок 
разработки локальных нормативных актов по управлению персоналом, организация работы с персональными данными работников, 
правила, порядок и практика разработки внутренних унифицированных форм документов, разрабатываемых в службе управления персоналом организации, требования к оформлению номенклатуры дел, 
порядок хранения документов и передачи в архив, а также виды, порядок проведения и документооборот при проведении проверок Государственной инспекцией труда и ответственность должностных лиц 
и работодателя за нарушение порядка кадрового делопроизводства.
Вместе с тем управление современными организациями сталкивается не только с многочисленностью видов и разновидностей документов, сложностью их состава, требованиями к приданию документам юридической силы, хранению и архивированию документов, 
но и с необходимостью постоянного обновления знаний работников 
в области делопроизводства в соответствии с постоянно обновляемыми законодательными и нормативными актами.
Кроме того, в настоящее время законодательные акты и другие 
руководящие документы не всегда дают однозначный ответ на ту или 
иную практическую ситуацию. Так, например, деятельность организаций в сфере документационного обеспечения управления персоналом существенно затрудняется:
1) несоответствием терминологии в области делопроизводства в 
законодательных актах и других руководящих документах;
2) противоречивостью между обязанностями работодателя по 
ведению кадровой документации и его возможностями по получению и обработке требуемой информации;
3) отсутствием единого мнения об обязательности составления 
документов в тех или иных ситуациях, связанных с применением 
норм трудового права;
4) отставанием нормативных документов в области труда и его 
охраны от перехода высшего образования на двухуровневую систему;
5) недостаточной четкостью в требованиях трудового законодательства по реализации работниками специальных обязанностей и 
ответственности за них;

6) разногласиями между требованиями органов государственной 
власти Российской Федерации и органов государственной власти 
субъектов РФ.
В то же время повышение юридической значимости документов 
под воздействием экономических факторов обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Многие организации столкнулись с проблемами в документообороте. Это свидетельствует о росте актуальности разработки и внедрения документационного обеспечения управления как эффективной системы, 
способствующей оперативности и качеству управления организацией.
Поэтому в учебное пособие включены не только обновленные 
требования законодательных и нормативных актов к документированию управленческой деятельности, но и теоретические основы 
применения системного подхода к документационному обеспечению 
управления (ДОУ) современной организацией.

Автор выражает искреннюю признательность рецензентам доктору педагогических наук, профессору, ведущему научному сотруднику Учреждения РАО «Институт педагогического образования» 
Алле Ивановне Жилиной и доктору экономических наук, профессору, профессор кафедры общей экономической теории СПбГУЭФ 
Владимиру Александровичу Плотникову.

В процессе работы использованы практические советы профессоров Виктора Ивановича Звонникова, Андрея Михайловича Пырского, 
Галины Павловны Чепуренко и многих других.

ГлаВа 1.  
ОСНОВЫ ДОКУМЕНТаЦИОННОГО 
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРаВлЕНИЯ

1.1.  
ИСТОРИЯ РазВИТИЯ  
ДОКУМЕНТаЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРаВлЕНИЯ

Практика документирования управленческих действий восходит к далекой древности. Виды официальной корреспонденции, 
формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками.
Уже в далекие времена письменный документ служил гарантией 
выполнения обязательств, и ему придавалось большое значение. Так, 
в договоре с Византией 944 г. читаем: «...Отныне же да приходят с 
грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их 
мирное намерение... Если же придут без грамоты, да содержатся под 
стражею, доколе известим о них князя русского».
Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквях и монастырях. Из-за пожаров, княжеских 
междоусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы 
эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас 
в более поздних списках. В Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках. Государственные или 
церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь 
святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу. После 
того как акт терял свое значение, по постановлению веча его извлекали из ларя и уничтожали. Псковский ларь был не только архивом, 
но и канцелярией. В Новгородской республике решения веча оформлялись в особой канцелярии — «вечевой избе», возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же находилась и печать «великого Новгорода».
До XV в. деловым письмом при князьях занимались дьяки, а при 
наместниках и волостелях — писцы и подьячие. В XVI—XVII вв. в 
Русском государстве действовала система приказов — центральных 
государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было 
от 3 до 400 «приказных людей» (дьяки, подьячие, писцы, переписчики). Таким образом, в период XV—XVII вв. сложился штат людей — чиновников, для которых документ стал предметом профессиональной деятельности1.

1 
См.: Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // <http://www.directum.
ru/338816.aspx>.

В связи с этим С.О. Шмидт отметил, что органы, специально 
предназначенные для производства документов, появляются в период образования централизованного государства1. При этом, по 
мнению М.В. Ларина, приказное делопроизводство отразило формы 
и методы управления, систему построения органов управления, их 
структуру на первоначальном этапе существования централизованного государства.
Следует отметить, что уже на раннем этапе деятельности русской 
канцелярии документ являлся плодом коллективного творчества. 
С середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. В делопроизводстве этой 
эпохи отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов. В составлении деловой бумаги участвовали как 
минимум два лица: один сочинял текст, был ответственным за его 
содержание, другой являлся непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи текста.
Характерной особенностью приказного делопроизводства было 
то, что оно во многом опиралось на нормы обычного права, традиции, обычаи, переносимые из поколения в поколение служилыми 
людьми. Вместе с тем в приказах сложился определенный порядок, 
выработались технология прохождения документов по инстанциям 
и нормы оформления документации, появились разновидности документов2. Отдельные вопросы документирования в приказном делопроизводстве были урегулированы нормами права. Приказное 
делопроизводство сыграло важную роль в период становления и 
укрепления государства, однако на следующем этапе развития государства оно значительно изменилось.
Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной 
стороны листа. Для разного рода пометок обычно использовалась 
оборотная сторона. Площадь листа, на котором размещался основной текст документа, также имела свои названия. Так, верх листа и 
помещенная на нем часть текста документа называлась «голова»; 
часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны 
называлась «испод» (на этой площади обычно размещались отдельные отметки оформляющей части документа). Окончательно подготовленный, вступивший в документооборот беловой вариант документа назывался «матица».
При составлении копии документа обязательно указывались отличительные особенности его матицы как подлинника, иногда со
1 
См.: Шмидт С.О. У истоков российского абсолютизма. М., 1996. C. 451, 
452.
2 
См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М.: РГГУ, 1993. C. 22, 23.

общалось место ее хранения. С созданием приказов в Русском государстве сложилось обширное бумажное делопроизводство. В канцелярии появились прямые предписания по содержательной и 
оформляющей частям документов; устанавливался порядок их 
оформления и движения как внутри приказа, так и между приказами. 
Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа — судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки. Делопроизводство в учреждениях XVI—XVII вв. основывалось на канцелярских традициях 
и не регулировались законодательством.
В начале XVIII в. в России складывается абсолютная монархия, 
которая подразумевает сосредоточение в руках царя законодательной 
и исполнительной власти. В 1720 г. по инициативе Петра I был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий и организацию коллежского делопроизводства. Он стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами 
в центральных государственных учреждениях. Было решено взять за 
образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского 
государственного строя, постепенно вводить в России коллегиальную систему управления.
Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны.
Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции, известия, требования, прошения. Было впервые введено понятие архивов 
и определен порядок сдачи в них законченных производством дел.
Наиболее важные документы готовились секретарем коллегии, 
остальные — по указанию секретаря — канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т.е. обязательным формам документов. Кстати, обязательность составления документов по формулярам предусматривалась многими законоположениями Петра I. На документе, поступившем в коллегию, секретарь в 
верхнем правом углу проставлял дату и номер.
Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил 
порядок работы с документами с момента их создания до архивного 
хранения. Коллежское делопроизводство стало тем краеугольным 
камнем, на котором строилось российское делопроизводство в течение почти двух последующих столетий. Реализация положений Генерального регламента позволила не только решить современные 
задачи делопроизводства учреждений Российской империи, но и 
сохранить для потомков архивные документы эпохи.

В целом, реформы государственного аппарата первой четверти 
XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений 
на основе бюрократического централизма.
Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, практически не изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для 
управления губерний Всероссийской империи» лишь законодательно закрепил сложившуюся иерархию не только учреждений, но 
и их документации1. 
Реформа центрального управления в начале XIX в. при Александре I была направлена на адаптацию государственного аппарата к 
сложившимся к тому времени новым экономическим и общественным явлениям в стране и вызвала активизацию процесса развития 
делопроизводства.
25 июня 1811 г. был принят Закон «Общее учреждение министерств», который установил функции, структуру и сферы деятельности министерств (взамен коллегий). С изменением государственного 
аппарата происходит реорганизация делопроизводства, которому в 
процессе совершенствования системы управления придавалось большое значение. В министерствах создается единообразная система 
делопроизводства и канцелярий — структурных частей учреждений, 
где было сосредоточено все «письмоводство»2.
Управление осуществлялось на основе единоначалия с помощью 
таких официальных документов, как циркуляры и распоряжения 
(в гражданских делах), приказы (в военных делах). Рекомендации 
крупнейшего государственного деятеля М.М. Сперанского по формированию канцелярского стиля речи внесли огромный вклад в область, которую в современном делопроизводстве принято называть 
унификацией языка деловой переписки.
Несмотря на дальнейшие изменения организации и структуры, 
принципов деятельности и делопроизводства отдельных министерств, «Общее учреждение министерств» продолжало оставаться 
основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до 
советского периода отечественной истории.

1 
См.: Ларин М.В. Исторический опыт и современное состояние государственного регулирования делопроизводства в России. В кн.: Документ. 
Архив. История. Современность: сборник научных трудов / Уральский 
государственный университет им. А.М. Горького. Отделение архивоведения, документоведения и информ.-правового обеспечения управления. 
Екатеринбург, 2002. С. 290–303.
2 
См.: Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона 
«О документационном обеспечении управления» // Делопроизводство. 
2001. № 2. С. 3–8.