Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Прочитав эту книгу, вы:

 научитесь выявлять потери и находить скрытые 
резервы повышения производительности 
офисной работы;

 освоите основные инструменты уменьшения 
потерь: карточки канбан, систему 5S, методы 
визуализации информации;

 сможете всегда знать, на какой стадии находится 
каждый процесс и сколько времени нужно для 
его завершения.

LEAN OFFICE
DEMYSTIFIED

Using the Power of the Toyota Production 
System in Your Administrative Areas

Don Tapping, Anne Dunn

БЕРЕЖЛИВЫЙ 
ОФИС

Устранение потерь времени и денег

Дон Тэппинг, Энн Данн 

Перевод с английского

4-е издание

Москва
2017

УДК  65.011.8
ББК 65.291.218
 
Т96
Переводчики А. Залесова, Т. Гутман
Редактор С. Турко

 
Тэппинг Д.

Т96 
 
Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег / Дон Тэппинг, Энн Данн ; Пер. с англ. — 4-е изд. — М. : Альпина Паблишер, 
2017. — 322 с.

ISBN 978-5-9614-6215-9

Бережливое производство — уникальная технология сокращения 
затрат, придуманная на Toyota. Из этой книги вы узнаете, как при помощи таких бережливых методов, как «точно вовремя», кайдзен, 5S, 
составление карты потока создания ценности, и других навести порядок в офисе, увеличить производительность труда, повысить скорость 
обработки заказов и удовлетворенность клиентов. Книга представляет 
собой пошаговое руководство по преобразованию любого офиса в бережливый.
Книга рассчитана на всех менеджеров и сотрудников офисной 
сферы.

УДК 65.011.8
ББК 65.291.218

ISBN 978-5-9614-6215-9 (рус.)
ISBN 0-9770720-3-7 (англ.)

© MCS Media, Inc., 2006
© Издание на русском языке, 
перевод, оформление. 
ООО «Альпина Паблишер», 2017

Все права защищены. Никакая часть этой 
книги не может быть воспроизведена в какой бы 
то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет 
и в корпоративных сетях, а также запись в память ЭВМ для частного или публичного использования, без письменного разрешения владельца 
авторских прав. По вопросу организации доступа 
к электронной библиотеке издательства обращайтесь по адресу mylib@alpina.ru

СОДЕРЖАНИЕ

От автора ..................................................................................................9
Благодарности ........................................................................................10
Введение ..................................................................................................11

ЧАСТЬ I. ВОВЛЕКИТЕ ВСЕХ 
В ПРОЦЕСС ПРЕОБРАЗОВАНИЙ 
И НАЧНИТЕ ЕГО С ПРАВИЛЬНЫХ ШАГОВ ...............................17

Глава 1. Краткая история концепции 
бережливого производства ................................................................19
О чем эта глава ..............................................................................19
Что такое бережливое производство? .......................................19
Почему бережливое производство? ..........................................22
Зачем в офисе бережливое производство? ..............................23
Резюме  ............................................................................................25
Дальнейшие рекомендации .........................................................25

Глава 2. Четыре условия для воплощения концепции 
бережливого производства в офисе ................................................27
О чем эта глава ..............................................................................27
Условие 1. Модель «Поведение — взгляды — культура»....29
Условие 2. Экономическое обоснование перехода 
к бережливым методам ................................................................35
Условие 3. Семь видов потерь ...................................................36
Условие 4. Участие руководства ................................................46
Резюме  ............................................................................................47
Дальнейшие рекомендации .........................................................48

Глава 3. Увидеть цель .........................................................................49
О чем эта глава ..............................................................................49
1. Роль руководства ......................................................................53
2. Обеспечение предсказуемого результата .............................60
3. Результативные совещания ....................................................65
4. Содержание проекта и информирование ............................74
5. Стратегический план ................................................................80
Резюме  ............................................................................................82
Дальнейшие рекомендации .........................................................83

БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС

Глава 4. Начало пути...........................................................................85
1. Организация командной работы ...........................................86
2. Оценка текущего положения дел ..........................................93
3. Поток создания ценности и составление его карты .......105
4. Простая методика решения проблем .................................119
Резюме  ..........................................................................................130
Дальнейшие рекомендации .......................................................131

Глава 5. Инструменты удовлетворения 
потребительского спроса ..................................................................133
О чем эта глава ............................................................................133
1. Принципы 5S ...........................................................................136
2. Время такта ..............................................................................144
3. Питч ...........................................................................................148
4. Буферные и страховые ресурсы ..........................................151
5. Контрольные показатели эффективности ........................153
6. Планерки...................................................................................157
7. Кайдзен-мероприятия ............................................................159
8. Удовлетворение потребительского спроса — 
карта будущего состояния потока создания ценности .......163
Резюме  ..........................................................................................165
Дальнейшие рекомендации .......................................................167
Готовы ли вы к изучению второй части? ..............................167

ЧАСТЬ II. СОЗДАЙТЕ РАБОЧИЙ ПОТОК .................................171

Глава 6. Сделайте работу видимой ................................................173
О чем эта глава ............................................................................173
Стандарты организации рабочего места ................................173
Канбан для заказа канцелярских принадлежностей ............178
Резюме  ..........................................................................................187
Дальнейшие рекомендации .......................................................187

Глава 7. Запустите поток ..................................................................189
О чем эта глава ............................................................................189
Что такое непрерывный поток ................................................189
Новая планировка офиса ..........................................................194
Методы сбора данных ................................................................198

Содержание
7

Резюме  ..........................................................................................204
Дальнейшие рекомендации .......................................................204

Глава 8. Создание системы документооборота ..........................205
О чем эта глава ............................................................................205
Резюме  ..........................................................................................232
Дальнейшие рекомендации .......................................................233

Глава 9. Заставьте систему работать при помощи 
хейдзунка .............................................................................................235
О чем эта глава ............................................................................235
Карта будущего состояния потока создания ценности  .....245
Резюме  ..........................................................................................246
Дальнейшие рекомендации .......................................................246
Готовы ли вы к изучению третьей части? .............................247

ЧАСТЬ III. ПРОДОЛЖАЙТЕ ДВИЖЕНИЕ 
К КАЧЕСТВУ МИРОВОГО УРОВНЯ.............................................249

Глава 10. Лидерство и мотивация в бережливом офисе ..........251
О чем эта глава ............................................................................251
Лидерство ......................................................................................251
Стили лидерства и ситуации ....................................................252
Тип I. Личность, нацеленная на решение задач 
и скорость .....................................................................................253
Тип II. Личность, стремящаяся к стабильности 
и гармонии ...................................................................................254
Тип III. Личность, ориентированная на окружающих .......255
Тип IV. Личность, склонная к перфекционизму 
и анализу .......................................................................................257
Мотивация ....................................................................................258
Мотивация в действии ...............................................................260
Резюме  ..........................................................................................264
Дальнейшие рекомендации .......................................................264

Глава 11. Создание карты целей ....................................................265
О чем эта глава ............................................................................265
Что такое карта целей ................................................................265

БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС

Что собой представляет карта целей? .....................................266
Как выглядит карта целей .........................................................266
Резюме ...........................................................................................272
Дальнейшие рекомендации .......................................................272

Глава 12. Визуальный офис и защита от ошибок .....................273
О чем эта глава ............................................................................273
Зачем нужны средства визуального контроля? ....................273
Защита от ошибок ......................................................................278
Резюме  ..........................................................................................281
Дальнейшие рекомендации .......................................................281

Приложение А. Оценка бережливого офиса ................................283
Приложение Б. Выявление потерь ..................................................299
Приложение В. Шесть сигм ..............................................................309
Приложение Г. Глоссарий по бережливому офису .....................313

От автора

С
удовольствием представляю вам книгу «Бережливый офис». 
За последние двадцать лет бережливое производство стало 
играть ведущую роль в снижении затрат организаций — как правило производственных — за счет выявления и устранения потерь 
(работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Тем не менее те же самые инструменты пытаются 
внедрять и в непроизводственных секторах экономики, в том числе в вооруженных силах, образовании, здравоохранении, финансах и строительстве.
В книге собрана информация об опыте людей, применяющих 
бережливое производство в самых разных отраслях. Эти пионеры 
бережливого производства — сэнсэи — за последние десять лет 
добились значительных успехов в самых разных отраслях, они 
провели огромную работу по совершенствованию бизнеса. Книга рассказывает об успешном опыте таких первопроходцев и об 
инструментах, которые они используют.
Любой организационный процесс — будь то принятие заказа на 
изделия промышленного производства, обработка кредитной карты 
клиента, медицинское обслуживание в поликлинике — должен удовлетворить потребности потребителя (пациента, клиента).
На страницах этой книги читатель найдет полное руководство по 
выявлению и устранению затрат с помощью вовлечения в процесс 
всех сотрудников. Данная книга призвана стать компасом, который 
укажет вам путь к более бережливому, производительному и эффективному офису. Здесь нет тайн. Мы занимаемся систематическим 
распространением информации о передовом опыте во всех отраслях 
и будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами.
Доброго пути!
Дон Тэппинг

Благодарности

Э
та книга — пример работы в команде, партнерских отношений 
и обучения на собственном опыте группы людей, каждый из 
которых внес свою лепту в ее создание.
На создание книги ушло более пяти лет. Прежде чем она увидела свет, ее содержание неоднократно перерабатывалось и корректировалось.
Огромное спасибо тем, кто внес свой вклад в эту работу. Ниже 
перечислены имена ее участников:
Том Касасса, CQE/SSBB/PM, головной офис по управлению качеством, Naval Surface Warfare Center, Панама-Сити, штат Флорида;
Кертис Уокер, президент GDC Consulting;
Том Фабрицио, консультант и автор книг «Инструментарий 
бережливого производства» (Lean Tooling, SME, 2003), «5S для 
офиса» (5S for the Office, Productivity Press, 2006);
Роджер Кремер, консультант;
Сту Таббс, PhD., специалист в области лидерства, Восточный 
Университет Мичигана, автор книги «Дискуссии в малых группах» 
(Small Group Discussion, McGraw-Hill, Inc. 1993);
Дебра Хадфилд, MSN;
Шелег Холмс;
Роб Птачек, консультант и автор.

Мы выражаем признательность и вам, читателю и нашему 
клиенту, за время и силы, которые вы потратили на применение 
и развитие методов бережливого производства в сфере административной работы. Мы знаем, что это нелегкое дело, и надеемся, 
что поможем вам в ваших начинаниях. Мы будем рады, если вы 
поделитесь с нами своими успехами и проблемами. Наш электронный адрес: info@theleanstore.com.