Правда об электронном документообороте

Правда
об электронном
документообороте

БизнесПРО

Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю.

 Москва, 2018

2-е издание (электронное)

 Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс] /  
Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — 2-е изд. (эл.). — Электрон. текстовые дан. (1 файл pdf : 222 с.). — М. : ДМК Пресс, 2018. — 
(БизнесПРО). — Систем. требования: Adobe Reader XI либо Adobe Digital Editions 4.5 ; экран 10".

ISBN 978-5-93700-062-0

УДК 002.6 
ББК 65.050.2

Р69

©ДМК Пресс, 2002
ISBN 978-5-93700-062-0

Эта книга для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные
системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных технологий поднять управление на новый качественный уровень.
Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего
зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота.
Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компанийпоставщиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограничиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка технологического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения
и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности.
Электронный документооборот – это не просто автоматизация отдельного бизнеспроцесса организации, поэтому в книге нашли отражение такие вопросы, как использование электронной цифровой подписи, защита информации, интеграция различных приложений и использование систем управления знаниями.
Книга представляет интерес для работников делопроизводственных служб, секретарейреферентов, отделов автоматизации, руководителей среднего и высшего звена, а также студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

Р69

ББК 65.050.2
УДК 002.6

Романов, Дмитрий Александрович.

Деривативное электронное издание на основе печатного издания: Правда 
об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — М. : ДМК Пресс, 2002. — (БизнесПРО). — 224 с. — ISBN 
5-94074-171-1.

В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений, установленных техническими средствами защиты авторских прав, правообладатель вправе требовать от нарушителя 
возмещения убытков или выплаты компенсации.

СОДЕРЖАНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ ...................................................................................................7

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ТЕОРИЯ .....................................................................9
От киевских князей до наших дней ..................................................................9
Пергамент ..............................................................................................................9
Приказы ...............................................................................................................10
Столбец ...............................................................................................................11
Образцовые книги ...............................................................................................12
Коллегии ..............................................................................................................12
Тетради .................................................................................................................13
Министерства ......................................................................................................14
Машинопись ........................................................................................................15
Советская эпоха государственного делопроизводства .......................................16
Компьютерные технологии ..................................................................................19
Автоматизированные системы управления (АСУ) ...............................................20
Современное законодательное
и нормативнометодическое регулирование ..............................................21
Законодательное регулирование делопроизводства ............................................21
Нормативнометодическое регулирование делопроизводства ............................22
Термины и определения .....................................................................................24
Документ ..............................................................................................................25
Делопроизводство, документооборот,
электронный архив, деловые процедуры .............................................................25
Действующие лица, основные понятия, типовые процессы ..................26
Действующие лица ..............................................................................................26
Основные понятия ...............................................................................................27
Документооборот: типовые операции .................................................................29
Документирование: типовые операции ...............................................................32
Архив: типовые операции ....................................................................................32
Выводы ................................................................................................................35

ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: БЫСТРЕЕ,
ЭКОНОМНЕЕ, ЭФФЕКТИВНЕЕ. ПРОБЛЕМЫ ВЫБОРА .................36
Автоматизация документооборота – объективная необходимость .....36
WorkFlow, GroupWare и прочие непонятные слова .............................................37

Правда об электронном документообороте

Какую систему выбрать .....................................................................................40
Основные требования к функциональности системы ..........................................41
Совместимость автоматизированной системы
и сложившейся инфраструктуры .........................................................................42
Историческая справка о правовой охране
программного обеспечения .................................................................................42
Обзор автоматизированных систем управления документами ..............44
Прикладные решения на основе DOCUMENTUM 4i .........................................45
Корпоративная система “Кодекс: Документооборот”.
Внедрение готовых решений ...............................................................................52
DOCS Fusion (PowerDOCS & CyberDOCS).
Распределенная система управления документами ............................................58
Fulcrum Knowledge Network. Система управления
базами знаний в масштабе предприятия .............................................................61
Решения Lotus/IBM в области электронного управления
документами, потоками работ и поиска информации ..........................................62
LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения
корпоративной информационной системы ..........................................................67
Программный комплекс компании “Оптима” .....................................................73
Продукция компании ABBYY ...............................................................................77

ГЛАВА 3. СИСТЕМА “БОССРЕФЕРЕНТ”: АРХИТЕКТУРА
И ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ...............................................................84
Электронный документооборот “в разрезе” ...............................................84
Компоненты системы “БОССРеферент” и их назначение ...................85
Общесистемные словари и справочники .....................................................86
Модуль “Справочник организации” ....................................................................86
Модуль “Словари” ...............................................................................................88
Модуль “Внешние адресаты” ..............................................................................89
Общесистемные сервисы .................................................................................90
Модуль “Шаблоны” ............................................................................................90
Модуль “Регистратор” .........................................................................................90
Модуль “Согласование” ......................................................................................92
Модуль “Поручения” ...........................................................................................94
Модуль “Коммутатор” .........................................................................................96
Специализированные функциональные подсистемы ...............................97
Модули “Канцелярия” и “Документы” ................................................................97
Модуль “Внешние контакты” ............................................................................100
Модуль “Контроль договоров” ..........................................................................101
Модуль “Инженерное обеспечение” .................................................................102
Модули “Конференция” и “Новости” ...............................................................102
Потоковое сканирование ................................................................................104

Содержание

ГЛАВА 4. МЕТОДОЛОГИЯ
“ACСELERATED VALUE METHOD” .........................................................110
Типы информационных систем ......................................................................110
Инновация процессов .....................................................................................115
Бизнесконтекст. Краткое досье ........................................................................116
Бизнеспроцессы ...............................................................................................117
Модели идеальных бизнеспроцессов ...............................................................122
Подготовка плана действий ...............................................................................124
Коллективная разработка ..............................................................................125
Закон Парето и концепция ValueFrame .............................................................125
Структурное интерактивное прототипирование ................................................127
Этапы работы ....................................................................................................129
Стратегия проектирования и разработки ..........................................................130
Пилотный проект ...............................................................................................131
Внедрение в масштабах предприятия ........................................................132
Первый этап внедрения .....................................................................................133
Планирование архитектуры и топологии ...........................................................134
Техническая поддержка .....................................................................................136
Управление конфигурацией ...............................................................................137
Итерационное тестирование пилотного проекта ...............................................138
Оценка готовности среды ..................................................................................139
Тиражирование разработанных приложений ....................................................140
Управление преобразованиями ....................................................................141
Внедрение изменений. .......................................................................................141
Почему люди сопротивляются изменениям .......................................................142
Оценка готовности к изменениям ......................................................................143
Анализ вкладов участников процесса ................................................................144
Как сделать знания общими ..............................................................................146
Предварительный план обучения ......................................................................147
Коммуникационная стратегия ...........................................................................149
Управление обязательствами ........................................................................152

ГЛАВА 5. ВОПРОСЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ........................................................................................154
Типы организаций .............................................................................................154
Критерий 1: производящие и управляющие организации ................................154
Критерий 2: масштабы организации .................................................................155
Критерий 3: годовой объем документооборота
на предприятии ..................................................................................................156
Критерий 4: стиль управления и корпоративная культура организации ............157

Правда об электронном документообороте

Измеряем документооборот ...........................................................................158
Факторы повышения эффективности .........................................................163
Фактор № 1: сокращение затрат на бумажные документы ...............................164
Фактор № 2: сокращение непроизводительных затрат
рабочего времени сотрудников ..........................................................................164
Фактор № 3: ускорение информационных потоков ..........................................167
Фактор № 4: изменение корпоративной культуры организации .......................170
Этапы перехода к электронному документообороту
и их влияние на эффективность системы ...................................................172

ГЛАВА 6. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ...................................................176
Защита информации в электронном документообороте .......................177
Требования к криптосистемам ...........................................................................179
Электронная цифровая подпись ........................................................................183
Проблемы и перспективы криптографических систем ......................................187
Юридическая сторона вопроса ..........................................................................189
Интеграция с ERPсистемами .......................................................................192
XML: назначение и перспективы .......................................................................195
Мобильные устройства ..................................................................................199
Перспективы использования в СЭД .................................................................199
Управление знаниями ......................................................................................201
История термина и технологии ..........................................................................201
Типовая функциональность систем управления знаниями ................................203
Масштабные задачи и разумные ограничения ..................................................205

ПРИЛОЖЕНИЕ ................................................................................................206

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА ..............................................................218

ПРЕДИСЛОВИЕ

Для достижения успеха надо ставить цели
несколько выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты.
Макс Планк

Дорогие читатели! Книга, которую вы держите в руках, пока единственная
в своем роде. Ей нет аналогов и по содержанию, и по форме изложения, так как
мы старались сделать все, чтобы она была понятна, доступна и востребована.
На рынке представлено довольно много книг по делопроизводству, предназначенных для читателей различного уровня – специалистов и тех, кто желает повысить свою квалификацию, то есть для секретарейреферентов, сотрудников канцелярии и т.п. Практически все подобные издания посвящены
делопроизводству как таковому: типовым процессам, операциям, шаблонам
документов и т.п. В том или ином виде находят свое отражение в литературе
и вопросы автоматизации отдельных процессов (подготовка документов, регистрация, контроль, исполнение, электронная почта и т.п.).
Но современный бизнес немыслим без новых прогрессивных технологий.
Речь идет об информационных технологиях, которые отличаются не только
оперативностью, точностью, мощными средствами контроля и анализа, но
и новой философией управления.
Книг по самым различным аспектам информационных технологий сейчас
издается очень много. Но это, скорее, руководства к конкретным действиям:
как начать работу с той или иной системой, методы внедрения и сопровождения. Такая литература, как лекарство, подходит только тем организациям, которые уже твердо знают свой “диагноз”, оценили возможности и четко сформулировали потребности.
Данная книга – это попытка познакомить вас с таким документооборотом,
в котором соединились и переплелись наше историческое национальное делопроизводство и современные, прогрессивные технологии, которые неизбежно придут в каждое предприятие.
Современное делопроизводство – это весь опыт человеческих взаимоотношений, накопленный со времен Ивана Грозного, обобщенный и рационализированный в наше время; это регламенты, типовые процессы, нормативы,

Правда об электронном документообороте
8

законодательные акты; это групповая работа, управление документами, а главное – управление людьми. Не управление массивами и потоками документов,
а именно управление людьми! Ведь любой документ в конечном счете делается
человеком и для человека. И от того, насколько полноценным будет документационное обеспечение управления, зависит эффективность и качество самого
процесса управления.
Закон Мексимена гласит: “Всегда не хватает времени, чтобы выполнить
работу как надо, но на то, чтобы ее переделать, время находится”. Эта книга
познакомит вас с теми рецептами, которые позволяют выполнять работу
именно так, как этого требует ситуация: быстро, качественно, ответственно.
Здесь собраны теоретические сведения о технологиях автоматизации документооборота и практический опыт их применения с учетом российской специфики; рассмотрены различные по назначению и функциональности системы, представленные на отечественном рынке. Большое внимание уделено
перспективам развития делопроизводства и механизмам вхождения организаций в мировое информационное пространство, системами управления базами знаний.
Мы надеемся, что эта книга поможет осознать и прочувствовать важность
процессов, которые происходят сейчас с нашей экономикой и касаются как
предприятий в целом, так и каждого человека в отдельности. С ее помощью
вы сможете найти ответы на ключевые вопросы: “Зачем внедрять новые технологии? Почему именно сейчас? Как это сделать? А что будет потом?” Когда
организм растет, ни одна клетка не может оставаться непричастной к этому
процессу. Задумайтесь об этом…
Авторский коллектив благодарит компании Abbyy, Documentum, Lotus/IBM,
Весть–МетаТехнология, Консорциум Кодекс, ЛАНИТ, ОПТИМА за предоставленные материалы по системам электронного документооборота, а также
Ефима Старостина, начальника отдела ИТ компании ОПТИМА, за помощь
при подготовке книги.

ГЛАВА 1

ИСТОРИЯ И ТЕОРИЯ

Большинство книг, посвященных делопроизводству и документообороту, традиционно начинаются с исторического обзора. Мы тоже придерживаемся сложившейся традиции, но решили построить исторический экскурс несколько
иначе. В процессе повествования мы будем несколько раз перемещаться через исторические эпохи, рассматривая, как менялись сами документы, приемы
работы с ними и технологии управления.

Îò êèåâñêèõ êíÿçåé äî íàøèõ äíåé

Давайте попытаемся вместе проследить историю возникновения и развития
отечественного делопроизводства. Менялись времена, а вместе с ними и человеческие взаимоотношения, устанавливались новые порядки, развивались
прогрессивные технологии. Но одно оставалось неизменным: при организации
какойлибо коллективной деятельности человеку всегда требовалось слово,
несущее в себе главную идею, которое побуждает к действиям, помогает в достижении намеченных целей. Но человеческая память изменчива и непостоянна. После возникновения письменности слова обретают силу закона.
По свидетельству памятников письменности, делопроизводство существовало уже в Х веке. Культура написания документов возникает вследствие развития торговых и политических отношений между Древнерусским государством и близлежащими странами. Уже тогда люди перестали верить друг другу
“на слово” при решении важных государственных или коммерческих задач.
Киевские князья, договариваясь с Византией в 900е годы, стали практиковать составление таких документов, как письменные завещания и подорожные
грамоты для купеческих кораблей.

Ïåðãàìåíò
Конкретные частные правоотношения стали фиксировать в ХI–ХV вв. в многочисленных грамотах (уставных, вкладных, купчих). С появлением имеющих ценность документов потребовалось место для их безопасного хранения и ведения
документации. Этим местом стали гостиные дворы и монастыри. Монастыри

Глава 1. История и теория
10

были достаточно крупными предприятиями и вели свою судебную и хозяйственную документацию, кроме того, церковь обладала значительной юридической силой.
Постепенно накапливался опыт в сфере документирования, что привело
к появлению профессиональных делопроизводителей. Первоначально в этот
круг входили церковные псаломщики и дьяки. Не случайно в ХIV веке дьяками
называли всех людей, ведущих делопроизводство. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству – формулярники. Обозначились стадии
подготовки документов – чернопись, редакция, беловик. Одновременно возникла необходимость в сохранении секретности важной информации – появились различные скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии
хранения и использования. К этому же времени относятся и первые случаи
подделки документов. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Материалы извлекались из специального хранилища “ларником”
(хранителем ларя с документами) и уничтожались в присутствии свидетелей.
Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.
Практически до конца ХIV в. на Руси основным материалом для письма
служил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах “хартией”, а в простонародье – просто “телятиной”. Лучший пергамент привозили из Греции.
Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный
лист пергамента шириной чуть более 15 см (3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания
использовалась только точка в конце предложения.
Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций российской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.

Ïðèêàçû
Государственное делопроизводство начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, то есть с середины ХV века.
Московским князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие административные функции выполняли
Боярская Дума и приказы (постоянные присутственные места). Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных