Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]

Среднее профессиональное образование



            М.И. Басаков, О.И. Замыцкова




ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

[ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ]

Учебник

Издание четырнадцатое, переработанное

Допущено Министерством образования Российской Федерации в качествеучебника для студентов образовательныхучреждений среднего профессионального образования




Ростов-на-Дону «Феникс» 2014

УДК 651(075.32)
ББК 60.844я723
КТК 096
     Б27

                      Рецензент:
доктор экономических наук, профессор Ростовского государственного экономического университета (РГЭУ)
Н.М. Шумин

     Басаков М.И.
Б27 Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] : учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцко-ва. — Изд. 14-е, перераб. — Ростовн/Д : Феникс, 2014. — 376 с. — (Среднее профессиональное образование).
ISBN 978-5-222-23063-3
         Учебник адресован студентам экономических специальностей колледжей. Данный учебник может быть использован и при изучении делопроизводства по другим специальностям среднего профессионального образования, а также для самостоятельного освоения вопросов документационного обеспечения управления.
         Данный курс в доступной и удобной для восприятия и понимания форме рассказывает об истории становления делопроизводства в России, дает наиболее полное представление о системе документирования управленческой деятельности, анализа информации, организации работы с документами на основе современных информационных технологий.
         В отличие от других в предлагаемое издание включены образцы документов, отражающие финансовую и коммерческую деятельность современных организаций (фирм), приведены рекомендации по составлению и оформлению коммерческих договоров, актов, протоколов, регулирующих отношения партнеров по бизнесу.


        УДК 651(075.32)
        ББК 60.844я723

        ISBN 978-5-222-23063-3



                      © Басаков М.И., Замыцкова О.И., 2012
                      © Оформление: ООО «Феникс», 2014

Предисловие


   Предлагаемый учебник по дисциплине «Делопроизводство» предназначен для реализации требований к минимуму содержания и уровню подготовки студентов-выпускников в этой важной сфере управленческой деятельности по специальностям 0601 «Экономика, бухгалтерский учет и контроль», 0602 «Менеджмент», 0607 «Маркетинг» и другим экономическим специальностям среднего профессионального образования.
   Учебник опирается на действующую нормативно-правовую базу, обобщает опыт преподавания дисциплины в средних образовательных учреждениях, объединяет материалы разрозненных изданий и наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности в организациях всех форм собственности.
   Значение делового документа велико. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.
   Опыт, практика показывают, что правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению. Данное утверждение в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последние десятилетия революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение в производство новых информационных технологий. В связи с этим многократно возросший объем информации в целях

Делопроизводство

анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.
   В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме деловой документации организаций занимает до 80%.
   С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления — от исполнителей до руководителей всех уровней. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.). Кроме того, при необходимости производятся копирование документов, их транспортировка как внутри организации, так и вне ее.
   Рекомендации и многочисленные образцы документов, приведенные в учебнике, могут быть использованы практическими работниками организаций, а также слушателями курсов делопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.

........... Глава 1 ........




                ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА







            1.1. Истоки делопроизводства: информация, управление, документ


   Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека зиждятся на информации, информационных технологиях.
   Информация (от лат. information — осведомлять) — глубокое, емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассматривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщение», «пояснения» ит. п., принята формулировка, приведенная в федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: «Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»*.

* Данная формулировка могла бы принять более законченный вид, будучи дополненной словами: «и воспринимаемые человеком или специальным техническим средством».

Делопроизводство

   Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникативность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопление, сохранение при использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого для согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в управлении.
   В практике управления используется информация различных видов. Основными из них считаются социальноэкономическая, научная, техническая, культурная, медицинская, сельскохозяйственная. Важнейшей из них является социально-экономическая информация. Ее характерная черта — тесная связь с процессами управления коллективами людей, управлением разного рода организациями, учреждениями, предприятиями и другими структурами народного хозяйства.
   Социально-экономическая информация на практике более известна под названием управленческая информация. Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для руководства этой деятельностью.
   В настоящее время преобладающая часть управленческой информации (до 90% объема), согласно общим требованиям многих законодательных актов Российской Федерации, должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе — бумаге или в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.
   Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco» — «docuraentura», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии во многих

Глава 1. Исходные понятия делопроизводства

7

отраслях науки и практической деятельности человека, в частности в сфере управления, закрепилась в качестве специального термина.
   Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для организации координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до 20-х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как «грамота», «акт» и в особенности — «деловая бумага».
   Позднее в 30-х годах XX в. в нормативных актах Советской власти появился термин «служебный документ», затем, по мере накопления знаний о закономерностях образования и функционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации, термин «документ», постепенно эволюционируя, стал наполняться современным содержанием и закрепился сначала в формулировках государственных стандартов СССР, а затем, с учетом уточнений и необходимости удостоверения официальности документа (его идентификации), — в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [3].
   С учетом получившего распространение в научной среде наряду с термином «документ» словосочетания «документированная информация» ГОСТ Р 51141-98 дает следующую формулировку определения термина «документ»: «документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
   Под реквизитами согласно ГОСТ Р 51141-98 понимаются обязательные информационные элементы оформления официального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др.). Стандарт определяет официальный

Делопроизводство

документ как любой вид документа, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение личности, книга, автобусный билет и т. д.). Официальный документ обладает юридической силой, т. е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую категорию официальных документов составляют служебные документы — документы, образующиеся в сфере управления, которые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др.).
   ГОСТ Р 51141-98 определяет служебный документ как официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебная документация в практике управления широко известна под названием управленческая документация. В дальнейшем изложении учебного материала термины «документ», «служебный документ», «управленческий документ» будут применяться как синонимы в значении документа, призванного обеспечить управленческий процесс в организации, учреждении, фирме.
   Важным моментом, требующим пояснения для изуча-ю-щих основы делопроизводства, является вопрос о том, распространяется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 51141-98 на документ в электронной форме.
   В структуре электронного документа различают общую и особенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблюдении соответствующих требований (см. Федеральный закон от 10 янва

Глава 1. Исходные понятия делопроизводства

9

ря 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В законе «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что электронные документы — это всего лишь особая категория документов, к электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе.
   Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном носителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека — тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию — информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации.
   Процесс создания служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технология работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требуют своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию работы с документами, в старину называли

Делопроизводство

«вершением дел», в настоящее время согласно ГОСТ Р5114198 официально именуют терминами — делопроизводство и документационное обеспечение управления. В дальнейшем изложении учебного материала нами будет в основном использоваться традиционный термин — «делопроизводство», постепенно наполняя его современным содержанием.


            1.2. Становление делопроизводства в России


   Содержание вида деятельности, которая традиционно именуется делопроизводством, может быть представлено тремя составляющими:
—  документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;
—  организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
—  хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином «архивное дело».
   Такое понимание делопроизводства сложилось не сразу, оно формировалось длительное время, без преувеличения, на протяжении веков.
   Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, ученые-документоведы тесно увязывают с преобразованиями в области государственного устройства, реформирования аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло