Секретарское дело

Г. Д.  Пешкова 
Допущено
Министерством образования 
Республики Беларусь
в качестве учебного пособия 
для учащихся  учреждений,
обеспечивающих получение
профессионально-технического образования
по учебной специальности
«Документоведение, информационное 
и организационное обслуживание»
 
3-е издание, исправленное 
и дополненное
Ìèíñê
«Âûøýéøàÿ øêîëà»

УДК 005.91/.92(075.32)
ББК 65.050.2я722
 
П31
Р е ц е н з е н т ы: цикловая комиссия учреждения образования «Брестский государственный про 
фессионально-технический колледж сферы обслуживания» (Е.П. Веле 
се 
вич); преподаватель кафедры «Менеджмент и 
экономика» Института повышения квалификации и переподготовки руководителей и специалистов промышленности «Кадры индустрии» Т.А. Протащик
Все права на данное издание защищены. Воспроизведение всей книги
или любой ее части не может быть осуществлено без разрешения издательства.
Пешкова,  Г. Д.
П31  
Секретарское дело : учеб. пособие / Г. Д. Пешкова. – 
3-е изд., испр. и доп. – Минск : Вышэйшая школа, 2014. – 
367 с. : ил.
ISBN 978-985-06-2337-9.
Представлены темы «Делопроизводство и его значение в современной сфере управления», «Технология и организация делопроизводства в учреждениях», «Организация работы с обращениями граждан», 
«Бездокументное обслуживание руководителя».
Приводятся образцы документов, примеры, схемы, тексты нор 
матив 
но-правовых актов по ведению делопроизводства, бездокументному и документационному обслуживанию работы руководителя учреждения.
Предыдущее издание вышло в 2010 г.
Для учащихся учреждений, обеспечивающих по 
лу 
че 
ние профессио 
нально-технического образования. Может быть использовано практическими работниками, менеджерами, секретарями.
УДК 005.91/.92(075.32)
ББК 65.050.2я722
ISBN 978-985-06-2337-9 
© Пешкова Г.Д., 2009
 
© Пешкова Г.Д., 2014, с изменениями
 
© Оформление. УП «Издательство
 
 
“Вышэйшая школа”», 2014

ÏÐÅÄÈÑËÎÂÈÅ
Обучение секретарскому делу имеет образовательное и 
воспитательное значение. 
Основная задача курса «Секретарское дело» – научить учащихся квалифицированно выполнять функции секретаря по 
организационному, информационному и документационному 
обслуживанию работы руководителя, дать им представление о 
работе современного офиса и секретаря. 
По окончании курса учащиеся должны уметь: выполнять 
технические функции по обслуживанию работы руководителя; 
планировать свою работу и работу руководителя; обеспечивать подготовку заседаний и совещаний; организовывать прием посетителей; организовывать и вести телефонные переговоры, делопроизводство в пределах своей компетенции, правильно оформлять документы; организовывать рабочее место 
в соответствии с нормативными требованиями и т.д.
Учебное пособие составлено на основе требований ква 
лификационных 
характеристик 
по 
профессии 
секретаря, 
изложен 
ных в «Квалификационном справочнике должностей 
служащих», а также на основе «Сборника типовой учеб 
нопро 
грам 
мной документации для профессионально-тех 
ничес 
ких учебных заведений Республики Беларусь», действующих нор 
ма 
тивно-мето 
дических документов, регламентирующих до 
ку 
ментационное обеспечение управленческой деятельности. 
Ознакомившись с литературой по секретарскому делу и делопроизводству ведущих специалистов в области документоведения нашей страны, а также зарубежных, исходя из своего 
опыта преподавания, каждую тему автор представил таким образом, чтобы вызвать интерес учащихся, побудить их к самостоятельным занятиям с привлечением дополнительной литературы, научить их проявлять инициативу и самим находить 
ответы на многие вопросы, так как современный работодатель 
ищет именно таких сотрудников.
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни 
приходилось составлять документы, а работающие в управ3

ленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют их, оформляют, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, связанное с процессом документирования и организацией работы с документами.
От того, насколько юридически грамотно будет составлен 
и оформлен документ, организована с ним работа, зависит 
 
своевременность и правильность принятия управленческого 
решения.
Организацию и ведение делопроизводства в учреждении 
выполняют специальные подразделения (службы документационного обеспечения управления (СДОУ)), а в небольших 
организациях и фирмах – секретари.
Значение делопроизводства в современной сфере управления рассматривается в первой главе. Учащиеся ознакомятся с историческими периодами в развитии делопроизводства 
и СДОУ
, с организацией современного делопроизводства и 
ролью секретаря в организации информационного и документационного обеспечения деятельности руководителя, а 
также с должностными инструкциями работников делопроизводства.
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности 
(бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. 
В их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и 
оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением при работе с документами, потому что ежедневно приходится решать огромный 
комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, 
определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и т.д.
Совокупность работы с документами с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или на уничтожение определяется понятием «документооборот». Справиться в 
учреждении с потоком документов, быстро найти требуемый 
документ и навести по нему справки, проконтролировать его 
исполнение и обеспечить сохранность можно только при правильной постановке делопроизводства. Эти вопросы рассматриваются во второй главе учебного пособия.
4

Один из параграфов посвящен основным требованиям к 
работе секретаря с документами по личному составу. В нем 
рассматриваются вопросы, связанные с документированием 
движения кадров, правилами ведения трудовых книжек и личных дел, с основными правилами приема, перевода и увольнения работников.
Настоящее издание дополнено такими темами, как «Оперативное хранение и использование документов в организации», «Значение номенклатуры дел в работе секретаря» в связи с выходом нового Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием 
сроков хранения документов.
Сегодня электронный обмен данными – реальность, с которой сталкивается практически каждый. Поэтому в пособие 
включена тема «Особенности работы с документами в электронном виде».
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. 
Ей посвящена третья глава, где раскрывается специфика ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических 
лиц, рассматриваются основные законодательные и нормативные акты по данному вопросу и даются рекомендации по ведению книги замечаний и предложений.
В обязанности секретаря входит выполнение таких функций, как подготовка и обслуживание совещаний, организация 
и проведение приема посетителей, подготовка командировок 
и т.д. Все это требует тщательности и четкости в организации 
и проведении данных мероприятий. Эти вопросы рассмотрены в четвертой главе.
Следует обратить внимание на приложения. В них собраны 
не только образцы форм документов, но и нормативные акты и 
методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства или секретаря, приведены памятки 
для работы с документами, с телефоном и др.
Учебное пособие будет полезно как учащемуся, студенту, 
начинающему специалисту, так и опытному руководителю. 
Для секретарей и работников СДОУ
, занятых делопроизводственным обслуживанием, в книге описаны технология 
каждого этапа работы с документами, порядок их хранения, 
использования и уничтожения.
Автор

Ãëàâà
1
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
È ÅÃÎ ÇÍÀ×ÅÍÈÅ
 ÑÎÂÐÅÌÅÍÍÎÉ ÑÔÅÐÅ 
ÓÏÐÀÂËÅÍÈß
1.1. Ïîíÿòèå î äåëîïðîèçâîäñòâå
В любой организации независимо от ее функций, специфики деятельности, организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности создается большое количество документов. Основное назначение документа – зафиксировать и 
передать информацию, однако это лишь одна из задач, стоящих перед организациями в области работы с документами. 
Ежедневно им приходится принимать, отправлять, создавать 
огромное количество документов, а затем в определенных условиях их хранить и использовать полученную информацию, 
определять сроки хранения документов и передавать их в архив и т.д. Вся эта совокупность работ с документами с момента их создания или получения до передачи на хранение в архив или уничтожение определяется понятием «делопроизводство».
Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в 
своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. Предметом труда в данном случае является информация 
в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. 
Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает 
обработку информации, качество и высокую производительность труда.
Операции по документированию организационно-распо 
рядительной деятельности и организации работы с документами 
называют административным делопроизводством. Без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документированной информации, быстро найти 
документ и навести по нему справки, проконтролировать его 
исполнение и обеспечить сохранность.
6

Делопроизводство должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечивалась быстрая, бесперебойная и эффективная работа учреждения.
Делопроизводство в настоящее время определяется стандартом как деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе выполнения им управленческих функций. 
Наряду с понятием «делопроизводство» с 70-х гг. XX в. используется понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Первоначально в них вкладывался разный смысл: 
последнее ассоциировалось с применением в делопроизводстве новых информационных технологий и понималось как 
создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
На крупных предприятиях с большими потоками деловых 
документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение – канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.
Специалисты – это референт, методист, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор.
Технические исполнители – это секретарь, секретарь-сте 
нографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.
Основные функции канцелярии на предприятии следующие:
 
 прием и регистрация (учет) документов;
 
 распределение документов и доставка их исполнителям;
 
 оформление и отправка исходящих документов;
 
 стенографирование и печатание документов;
 
 контроль за сроками исполнения документов;
 
 формирование дел и сдача их в архив;
 
 организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.
В Республике Беларусь обеспечение информационно-до 
кументационного обслуживания в организациях возлагается на 
службу ДОУ
, которая осуществляет руководство, координацию, 
контроль и организацию работ по документационному обеспечению управления. Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о ней (см. прил. 7 к гл. 1).
Делопроизводство можно охарактеризовать как систему работы с организационно-распорядительными документами.
7

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – 
это документация, обеспечивающая организацию процессов 
управления и управленческого труда. ОРД является одной из 
подсистем управленческой документации. С ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне 
управления и во всех отраслях.
Важнейшими составляющими делопроизводства являются 
документирование и документооборот (рис. 1).
Документирование – процесс подготовки и создания документов с использованием различных методов, способов и 
средств закрепления информации на материальном носителе.
Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
Этому понятию тождествен термин «документооборот».
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) 
или отправки.
Делопроизводство является составной частью управления. 
Так как работники сферы управления (руководители, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами, необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была 
не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а 
современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:
 
 оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
 
 современное техническое оснащение (персональные 
компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: 
нумераторы, степлеры и т.п.);
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ÄÎÊÓÌÅÍÒÈÐÎÂÀÍÈÅ
ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒ
(îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè)
Рис. 1. Составные части делопроизводства
8

 
 целесообразность всех операций с документами (каждая работа с документами должна быть необходима для де 
ятельности предприятия, оправдана конкретной конечной 
 
целью);
 
 умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными актами).
На предприятии должен соблюдаться единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними. 
Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т.д.
1.1.1. Êðàòêàÿ èñòîðèÿ ðàçâèòèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà
На территории Беларуси термин «делопроизводство» появился в конце XVIII – начале XIX в. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. В белорусском языке понятию делопроизводство соответствует термин «справаводства».
Первоначально термин появляется в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения 
(производства) дела – «дело производить» (решать вопрос). 
Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое 
решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в 
XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые 
в таком понимании слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г.
В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное, коллежское и исполнительное (министерское) делопроизводство.
Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы – центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского 
управления, и приказные избы – органы государственного 
управления на местах.
9

Рис. 2. Столбец Поместного 
при 
каза и гусиные перья, 
приме 
нявшиеся для письма 
в XVII в.
В наследство от тех времен 
приказного делопроизводства мы 
получили слово «волокита»: документы, подклеенные в столбцы 
длиной до 80 м, наматывались на 
палочки в свитки, и при чтении 
ленты бумаги волочились (рис. 2). 
Отсюда и родилось понятие «волокита», обозначающее слишком 
долгое решение вопроса.
Видовой состав документов 
приказного делопроизводства был 
довольно однообразным, в основном это были грамоты (царские 
указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памятки, отписки, челобитные.
Процедура подготовки документов включала следующие этапы: поступление документа на рассмотрение; подготовка дела 
к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.
При поступлении документа на нем проставлялась дата и 
дьяк делал пометку «Выписать», что означало «Навести справки», т.е. начать рассмотрение дела. Решение по делу принималось после его обсуждения.
В результате после вынесения решения подьячий составлял «черное письмо» (черновик документа), дьяк «чернил» его 
(исправлял), а младший подьячий – «белил» (писал начисто), 
подьячий сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей 
подписью – «справой», а затем ставилась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание 
документа.
Таким образом, в период приказного делопроизводства впервые создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных 
служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы 
их составления.
Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство более прогрессивно, чем приказное.
10