Делопроизводство в УИС

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ 
Академия права и управления 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
В. И. Токарева 
 
 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УИС 
 
 
Учебное пособие 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Рязань  
2014 

ББК 67.409-8 
        Т51 
 
Рецензенты: 
 
С. А. Калашников, доктор экономических наук, профессор, 
профессор кафедры теоретической экономики Рязанского государственного университета имени С. А. Есенина; 
Д. Ю. Филиппов, кандидат исторических наук, доцент, заместитель директора Государственного архива Рязанской области по научно-методической работе  
 
 
 
Т51 
Токарева В. И.  
Делопроизводство в УИС : учеб. пособие. – Рязань : Академия ФСИН России, 2014. – 85 с. 
ISBN 978-5-7743-0652-7 
 
В учебном пособии на основе действующих нормативноправовых документов рассмотрены практические вопросы организации делопроизводства и документооборота в УИС. Особое внимание 
уделено наиболее сложному вопросу современного делопроизводства – переходу от традиционного документооборота к электронному. 
Пособие предназначено для курсантов и слушателей Академии 
ФСИН России, может быть использовано в процессе подготовки и 
переподготовки сотрудников структурных подразделений учреждений и органов ФСИН России. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
ББК 67.409-8 
ISBN 978-5-7743-0652-7                         © Токарева В. И., 2014 
© Академия ФСИН России, 2014 

Введение 

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Традиции в области сохранения документов начали формироваться еще в Древнерусском государстве, постепенно, из века в век перерастая в системные требования по составлению, оформлению, обработке, хранению 
и использованию документов.  
 Государственный стандарт (ГОСТ Р 51141-98) «Делопроизводство 
и архивное дело. Термины и определения» толкует делопроизводство 
как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами, то есть весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив. 
Начиная с 1960-х годов параллельно с термином «делопроизводство» 
используется термин «документационное обеспечение управления». 
Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем 
в управление, их организационным, программным и информационным 
обеспечением. В 2007 г. принят ГОСТ Р ИСО 15489-2007 «Управление 
документами. Общие требования», который распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми 
или получаемыми государственной, коммерческой или общественной 
организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы. В нем управление документами определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства 
проведения деловых (управленческих) операций. Как видим из определения, в управление документами включаются те же процедуры работы 
с ними – от создания (документирования) до уничтожения. Но международный стандарт организацию работы с документами рассматривает 
значительно глубже, на другом уровне.  
В современных условиях делопроизводство (документационное 
обеспечение управления, управление документами) организуется на 
базе действующих нормативных документов, регламентирующих 
большинство вопросов, возникающих в процессе документирования 
управленческой деятельности. Недопустимо преуменьшение роли до

кументирования, поскольку от работы с документами в значительной 
степени зависят оперативность и надежность управления, культура 
работы управленческого персонала, организация труда. Документы 
содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным 
элементом деятельности государственных органов и учреждений.  
Делопроизводство позволяет организациям: 
– осуществлять их деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно; 
– предоставлять информацию последовательно и объективно; 
– обеспечивать информационную поддержку при принятии 
управленческих решений; 
– обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность управленческой деятельности; 
– повышать эффективность деятельности организации; 
– обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах; 
– защищать интересы организации и права сотрудников, а также 
всех заинтересованных сторон и многое другое. 
Роль и значение сферы делопроизводства в области управленческой деятельности, ее правовая и организационная составляющая 
очевидны. Теоретические знания предметной области делопроизводства и практические навыки работы с документами по праву могут 
считаться действенным инструментом повышения качества управленческой деятельности и служат критерием профессионального мастерства сотрудников как аппарата управления в целом, так и структурных подразделений в частности. 
В учебном пособии предпринята попытка дать всестороннее, системное представление о составе управленческой документации, сформулировать на основе рекомендаций, содержащихся в нормативноправовых, методических документах в области делопроизводства, требования, связанные с составлением и оформлением организационнораспорядительных документов и их обработкой; отразить современные 
тенденции совершенствования делопроизводства в уголовно-исполнительной системе. Пособие подготовлено на базе действующих законодательных, нормативно-правовых актов, методических рекомендаций 
в области делопроизводства. 

Глава 1. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ  
В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
 

Отрасль деятельности делопроизводства, связанная с процессами 
создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами, имеет свою профессиональную терминологию. Для данной области деятельности это 
важно, так как язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное 
употребление того или иного термина может иметь юридическое последствие.  
Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием следует понимать запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ, носителем информации – результат технических достижений. 
Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское doceo означало учу, извещаю. Позднейшая производная форма documentum, означающая доказательство, свидетельство, надолго утвердилась во 
многих сферах научной и практической деятельности. 
В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I 
перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым 
прежде всего правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый 
аспект – значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Документ – всякая бумага, составленная законным порядком и могущая 
служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение какихлибо обязанностей, вообще всякое письменное доказательство. 
В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 

Под электронным документом следует понимать документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. 
Таким образом, анализ последовательного развития определений 
документа позволяет выделить три основных подхода к формулированию термина «документ»: материальный объект, носитель информации, документированная информация. 
Обязательность документирования информации, то есть необходимость создания документов, связана с исключительной ролью документации в жизни общества, которая, в свою очередь, определяется 
важнейшими функциями документов (табл. 1). 
Таблица 1  

Содержание функций документов 

Функции  
документов 
Содержание  
функций 

Информационная 
Документы являются носителями и источниками информации 

Правовая 
 
 

Документы служат юридической основой служебной и 
управленческой деятельности, подтверждают факты, 
удостоверяют сведения и показатели 

Управленческая 
Документы позволяют организовывать, регулировать, 
анализировать, контролировать процессы, происходящие в деятельности организации 

Коммуникативная 
Документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами 

Учетная 
В документах накапливаются и систематизируются 
сведения за определенные периоды, что позволяет их 
анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях 

Социальная 
Документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы деятельности  

Культурная 
Документы являются памятниками культуры своей 
эпохи, показывают ее специфику, обычаи, традиции 

Историческая 
Документы являются источником знаний о событиях и 
деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других 
исторических памятников раскрывают исторические 
факты и явления, подтверждают и дополняют полученные в других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать, оценивать историческое 
прошлое стран и народов 

Документирование предполагает соблюдение установленных 
правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.  
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. 
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для 
каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (наименование автора 
документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).  
Современные 
требования 
к 
оформлению 
организационнораспорядительной (управленческой) документации зафиксированы в 
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к 
оформлению документов». Унифицированная система документации – 
это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в 
определенной сфере деятельности. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам 
происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.  
Государственным стандартом установлен максимальный состав 
реквизитов – 30, зоны и последовательность их размещения на документе. Единство документирования и единство документации как в 
рамках одного учреждения, так и в целом в стране обеспечивает установленный государственным стандартом формуляр. Формуляр документа – совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе.  
Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает 
ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и в 
пространстве, ее многократное использование, возвращение во времени. 

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом 
системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.  
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и личного происхождения.  
К документам личного происхождения относятся те, которые созданы 
человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения 
видов и разновидностей система документации, она включает в себя 
личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники. 
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими 
сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, 
технические (конструкторские), технологические, производственные 
и др. Управленческие документы составляют ядро документации учреждений, организаций, фирм, именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:  
– организационно-правовая документация; 
– плановая документация; 
– распорядительная документация; 
– информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; 
– отчетная документация; 
– документация по обеспечению кадрами (по личному составу); 
– финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность); 
– документация по материально-техническому обеспечению; 
– договорная документация; 
– другие системы документации, отражающие основную деятельность учреждения, организации или предприятия. Документы, 
составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той 
или иной управленческой функции или вида деятельности.  
Документирование – одна из составляющих делопроизводства, 
другая его составляющая – организация работы с документами. Орга

низация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в 
текущей деятельности учреждения. Документооборот – это движение 
документов в учреждении с момента их создания или поступления до 
завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам: входящие, исходящие и внутренние. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота и имеющих 
свои особенности обработки и прохождения. 
«Делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документ», «электронный документ», «система документации» и другие термины – профессиональная терминология, раскрывающая специфические стороны деятельности делопроизводства.  
 
Контрольные вопросы 
1. Что такое делопроизводство, документационное обеспечение 
управления, управление документами, документирование? 
2. Что такое документ, официальный документ, реквизит документа? 
3. Что обусловливает юридическую силу документа? 
4. Что понимается под стандартизацией и унификацией? 
5. Что представляет собой система документов и унифицированная система документов (УСД)? 
6. С какой целью разработаны и введены в действие ГОСТ Р 
6.30.2003 и ГОСТ Р ИСО 15489-2007? 
7. Какие функции выполняют документы и каково их содержание?