Мозговые штурмы в коллективном принятии решений

А.П. Панфилова





                МОЗГОВЫЕ ШТУРМЫ





В КОЛЛЕКТИВНОМ ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЙ




Учебное пособие


Третье издание, стереотипное




Допущено Учебно-методическим объединением по направлениям педагогического образования в качестве учебного пособия для студентов педагогических высших учебных заведений, обучающихся по направлению 540400 (050400) -«Социально-экономическое образование»








Москва Издательство «Флинта» 2012

УДК 65.(075)
ББК 65.050.2я7
     П16

Серия «Экономика и управление»
Г л а в н ы й р е д а к т о р Д.И. Фельдштейн
     З а м е с т и т е л ь г л а в н о г о р е д а к т о р а С.К. Бондырева
Ч л е н ы р е д а к ц и о н н о й к о л л е г и и :
А.Г. Асмолов, В.А. Болотов, В.П. Борисенков, А.А. Деркач, А.И. Донцов, И.В. Дубровина, М.И. Кондаков, В.Г. Костомаров, Н.Н. Малофеев, Н.Д. Никандров, В.А. Поляков, В.В. Рубцов, Э.В. Сайко


Р е ц е н з е н т :
д-р эконом. наук, проф. Т.Г. Евдокимова



     Панфилова А.П.
П16    Мозговые штурмы в коллективном принятии решений [Электронный

      ресурс] : учеб. пособие / А.П. Панфилова. -3-е изд. - М. : Флинта, 2012. - 320 с.
         ISBN 978-5-9765-0174-4

          Пособие представляет собой практическое руководство по подготовке и проведению деловых совещаний, принятию инновационных коллективных управленческих решений через стимулирование творческой активности участников совещания.
          Для студентов, аспирантов и преподавателей экономических факультетов вузов.


УДК 65.(075)
ББК 65.050.2я7







ISBN 978-5-9765-0174-4

© Издательство «Флинта», 2012

                          Моему сыну, разделяющему мои цели и достижения, посвящается






            ПРЕДИСЛОВИЕ


     Высокая конкуренция в условиях развивающейся экономики России, многообразие управленческих функций и все нарастающее количество сложных проблем, которые необходимо коллективно решать на предприятии или в организации, приводят к тому, что все больше рабочего времени руководителям приходится тратить на проведение деловых совещаний, чтобы обсудить ситуацию и принять эффективные управленческие решения.
     Рабочее время специалистов жестко регламентировано, и его, как правило, не хватает, поэтому руководителю необходимо его целенаправленно использовать. Современные менеджеры являются менеджерами-коммуникаторами. Они должны сочетать профессиональную, экономическую и коммуникативную компетентность, уметь успешно проводить деловые совещания, владеть навыками соорганизации людей для делового партнерства и сотрудничества.
     Успех в проведении деловых совещаний зависит от многих причин. Прежде всего, это понимание руководителем специфики этого жанра деловой коммуникации и владение приемами подготовки и проведения делового совещания. В современной практике управления серьезным препятствием для успешного проведения совещания является неэффективная постановка управленческих целей и принятие управленческих решений в условиях отсутствия их выбора, что не способствует снятию назревших проблем, а иногда и порождает новые, им подобные. Кроме того, многие организаторы деловых совещаний не владеют коммуникативными техниками для конструктивного взаимодействия участников и порой не могут реально воплотить на деловом совещании технологии, позволяющие генерировать новые идеи и принимать нестандартные управленческие решения.
     Для проведения эффективного совещания необходимо учесть все вопросы, которые, на первый взгляд, кажутся несущественными, но на самом деле серьезно влияют на результативность деловой встречи. Это вопросы пространства, контингента участников и их превентивной информированности, рационального использования

3

   времени и современных коммуникативных и аудиовизуальных средств, которые облегчают взаимодействие и взаимопонимание участников.
       Несомненно, самой трудной процедурой на деловом совещании является процесс принятия коллективного управленческого решения. Как известно, на него влияют многие факторы, такие как адекватное понимание проблемы, которую необходимо решать, типология участников совещания и их интеллектуальные и творческие возможности, мотивация и активность, техники поиска и выбора решений, технологии соорганизации интеллектуальной деятельности участников делового совещания, позволяющие максимально использовать индивидуальный потенциал каждого специалиста.
       Важным моментом на совещании является дискуссия, от ведения которой зависит - удастся ли участникам совещания договориться и принять консенсусное или хотя бы компромиссное решение или общение приведет к конфликту мнений, что потребует новых временных затрат для дополнительных встреч по одним и гем же проблемам.
       Чтобы дискуссия была успешной, важно не только грамотно управлять ею, вести свою линию, давать шанс каждому высказаться, но и многое другое. Как показывает практика проведения совещаний, их эффективность порой зависит от того, в каком стиле ведется обсуждение, как участники задают вопросы и отвечают на них, как слушают и какими коммуникативными моделями пользуются для информирования, а также аргументации своих предложений и сообщений, какими презентационными умениями и навыками обладают для достижения управленческих целей. Невозможно отрицать, что в современных условиях именно коммуникативная компетентность по проблемам руководителей всех рангов и специалистов влияет на успех делового взаимодействия, приводящего к эффективному принятию решений в рамках делового партнерства.
       Однако само понятие эффективности предполагает оптимальное использование технологий, позволяющих при меньших затратах времени, без эмоционального напряжения выйти на новые идеи и предложения. Такие технологии описаны в разных первоисточниках, порой недоступных руководителям-практикам. Речь идет о мозговых штурмах и их разновидностях. Зарубежный инновационный и стратегический менеджмент давно использует эти креативные технологии в повседневной управленческой практике для прогнозирования потенциальных проблем, тенденций и своевременного принятия инновационных решений, превентивно снимающих проблемы.

4

    В то же время профессиональный опыт автора, многие годы обучающего российских руководителей всех рангов и уровней, свидетельствует, что преимущественное большинство из них не используют мозговые штурмы и их разновидности иа практике, хотя некоторые из них знают или слышали об этих технологиях генерирования идей.
    В этой книге сделана попытка, во-первых, дать подробное руководство по подготовке и проведению деловых совещаний и показать роль руководителя в его успехе; во-вторых, продемонстрировать возможности коммуникативных и презентационных умений и навыков, необходимых для проведения конструктивного делового обсуждения; и, в-третьих, описать многообразие мозговых штурмов и их разновидностей, креативных техник и приемов. В процессе проведения деловых совещаний это поможет найти нетрадиционные решения, идеи и предложения, которые позволят принять эффективные управленческие решения, влияющие на конкурентоспособность предприятий и организаций и способствующие их прогрессивному развитию.
    В тексте каждой главы имеются выкладки в виде «полезных советов» или «узелков на память», ярких высказываний, имеющих практическое отношение к анализируемой проблеме, которыми руководитель может также воспользоваться для своей презентационной коммуникации и управленческой деятельности. Кроме того, в конце каждой главы предлагаются ряд тестов и кон трольные вопросы для самомаркетинга и саморазвития руководителя, а также для диагностики участников совещания и получения информации, позволяющей усилить свое влияние и вести собственную стратегическую линию.
    В этой книге автор делится своим коммуникативным опытом, накопленным в течение десятков лет конкретной практики подготовки, переподготовки и повышения квалификации начинающих и уже работающих менеджеров и специалистов, и результатами углубленных научных изысканий в этой области, желая дать полезные практические советы тем, кому приходится постоянно организовывать и проводить деловые совещания, искать выходы из тупиковых ситуаций, принимать сложные коллективные управленческие решения.
    Надеемся, что книга будет способствовать повышению эффективности работы предприятий и организаций, совершенствованию коммуникативных форм и техник делового взаимодействия и эволюционному развитию методов коллективного принятия управленческих решений, что позволит, а может быть, и заставит современных руководителей грамотно и профессионально, с практических 'позиций использовать представленную в книге информацию.

5

     Создание подробного и в то же время достаточно краткого практического руководства также крайне важно и для студентов, обучающихся менеджменту, планирующих заниматься бизнесом и предпринимательством. К сожалению, в современной высшей школе такая подготовка практически не осуществляется. Поэтому данная книга может послужить основанием для введения спецкурса или курса по выбору и стать основой для преподавателя, обучающего практическому менеджменту или деловой коммуникации.
     Таким образом, данное пособие может стать настольной книгой менеджеров при подготовке инновационных деловых совещаний. Здесь читатель найдет всю необходимую информацию, позволяющую руководителю стать мастером деловых совещаний, проводить их эффективно, вовлекая персонал в деятельность, добиваясь достижения поставленных целей путем выработки творческих идей и работая на стратегические цели.
     В эту книгу вложен труд многих людей, в том числе и мой собственный. В данной работе собраны в единое целое полезные для управленческой деятельности технологии принятия групповых решений и практические и теоретические рекомендации по проведению деловых совещаний, каждая из которых имеет своего конкретного автора, большинство из них представлены в тексте и в списке литературы.
     Хочется поблагодарить моих коллег с факультета управления Российского государственного педагогического университета имени А.И. Герцена за позитивные примеры организации делового партнерства и сотрудничества, эффективного взаимодействия.
     Выражаю искреннюю признательность ректору СПбИВЭСЭП, доктору экономических наук, профессору С.М. Климову за долговременное сотрудничество и предоставленную возможность публикации моих книг и учебных пособий, а также коллективу редакционно-издательского отдела СПбИВЭСЭП за кропотливую работу над текстом по подготовке книг к изданию.

                                  Ты можешь стать умнее тремя путями: путем опыта - это самый горький путь; путем подражания - это самый легкий путь; путем размышления - это самый благородный путь.
Древняя китайская пословица



Глава!
ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ: СТРАТЕГИИ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ И АНАЛИЗА РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ



        РОЛЬ КОЛЛЕКТИВНЫХ РЕШЕНИЙ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

     Группа административно-управленческого персонала и специалистов играет главную роль при принятии решений в управлении организацией. В прошлом состав групп, принимающих участие в управлении, был исключительно административным, то есть в совещаниях по выяснению обстоятельств, их причин и принятию управленческих решений , участвовали только линейные и функциональные менеджеры. Разработка задач, планов и политики предприятия (организации) осуществлялась группами, в состав которых непосредственные исполнители практически не включались. Руководители предприятия всегда считали эту деятельность своей прерогативой, что являлось важным стимулом управленческой карьеры.
     Сегодня потенциал специалистов, работающих на предприятии, используется на всех уровнях организации. Для повышения производительности труда и уровня удовлетворенности трудом многие предприятия переходят к партисипативному (соучаствующему) руководству, то есть управлению, ориентированному на вовлечение сотрудников в принятие решений по сложным проблемам организации.
     Возрастающее значение данного стиля руководства отражает рост движения по созданию кружков качества в Японии, США и многих европейских странах. Кружки качества - это малые группы исполнителей (и их руководителей), которые регулярно соби

7

  раются для обсуждения и разрешения проблем производительности, качества и состояния работы группы в целом. Влияние кружков качества велико и в деле выполнения обязательств работников перед организацией, и повышения производительности труда и улучшения его качества, а также для развития всего предприятия.
       Важной задачей перспективного руководителя является создание ценностей с помощью разнообразных стратегий взаимодействия. Такие руководители понимают, насколько важна разработка стратегии взаимоотношений менеджеров внутри организаций, участвующих в совместных совещаниях. Развитие и применение ими широкого круга межличностных навыков, специфического интеллекта, необходимых в современной сложной обстановке управления организацией, несомненно, в дальнейшем может быть востребовано еще больше.
       Существует множество форм интеллекта, которые влияют на активность людей в жизни: аналитический, экономический и т.д. Одна из этих форм, эмоциональный интеллект, относится к способности распознавать наши собственные чувства и чувства других людей, к способности нахождения мотивации, к управлению эмоциями в нас и в наших взаимоотношениях. Люди с высоким уровнем эмоционального интеллекта обладают многими качествами, необходимыми руководителю: уверенностью в себе, надежностью, приспособляемостью, предприимчивостью, стрессоустойчивостью, оптимизмом, эмпатией и хорошо развитыми социальными навыками. Эмоциональный интеллект поддается изменению. Развить его можно с помощью разнообразной деятельности по саморазвитию. Для достижения серьезного успеха руководитель должен управлять множеством различных взаимоотношений.

         Мы не можем сами вести все дела: один может принести больше пользы в одном деле, другой - в другом. Поэтому мы вступаем в дружеские отношения, чтобы взаимными услугами действовать ради общей выгоды.
Цицерон .


      Действительно, сегодня руководители поощряют весь персонал организации думать обо всем, что они говорят и делают в контексте конструктивных взаимоотношений. Они должны непрерывно стараться строить долговременное партнерство. Хорошие взаимоотношения персонала, руководителей и подчиненных приводят к эффективным управленческим решениям.
      Партнерство может быть определено как стратегически разработанные, высококачественные и долговременные взаимоотноше

8

    ния, ориентированные на решение проблем организации. Взаимоотношения строятся на разделяемых ценностях. Если люди понимают, что они разделяют одни и те же идеи и ценности, то начинается долгий путь к построению крепких взаимоотношений.
     Руководители, желающие отказаться от краткосрочного мышления и вкладывающие время и энергию в развитие высококачественных, долговременных взаимоотношений как внешних, так и внутрифирменных, вознаграждаются большей отдачей и удовлетворением от работы в организации.
     Стратегии взаимоотношений в современной организации сосредотачиваются, как свидетельствуют специалисты, на трех ключевых группах.
     I.    Люди, принимающие второстепенные решения. Высококвалифицированные специалисты понимают важность построения взаимоотношений с персоналом, обслуживающим клиентов и деловых партнеров: служащий в приемной, юрист-консультант, секретарь или референт человека, принимающего основные решения, специалист по связям с общественностью, маркетолог.
     2.    Вспомогательный персонал организации. Поддержание взаимоотношений внутри компании с непосредственными исполнителями принимаемых на совещаниях решений - жизненно важный аспект взаимоотношений. Это и люди, работающие в сфере исследования рынка, обучения и повышения квалификации персонала, отдела труда и заработной платы, и специалисты по продвижению товаров и услуг на рынке, и даже осуществляющие перевозки. Задача функциональных руководителей - повлиять на этих сотрудников с целью изменить их приоритеты, распорядок дня, заставить взять на себя дополнительную ответственность или выполнять какие-то другие вновь возникшие требования в связи с принятыми на совещании решениями. Продуктивность их реализации во многом зависит от вклада вспомогательного персонала.
     3.    Управленческий аппарат. Важно, чтобы между всеми руководителями, начиная от топ-менеджера, коммерческого директора до начальника какого-то отдела поддерживались конструктивные и доброжелательные отношения.
     Сотрудники организации часто функционируют в матричной структуре, где их навыки и опыт используются в горизонтальном и вертикальном направлениях. Например, менеджер как специалист может, с одной стороны, контролировать группу подчиненных (по вертикали) и, с другой, одновременно является представителем группы в комиссии, которая отвечает за предложение новой продукции и состоит из коллег аналогичного с ним уровня, но из разных подразделений и с разными должностными обязанностями (по горизон


9

   тали). В современной деловой Америке, например, работник типа «одинокий волк», еще в недавнем прошлом поощряемый за индивидуальные усилия и достижения, сегодня быстро превращается в эффективного члена команды и широко привлекается к участию в деловых совещаниях с целью выработки коллективного решения.

        В своей книге «Эффективный руководитель» доктор Пи-тер Дракер пишет: «Мы собираемся потому, что люди, занимающие различные должности, должны сотрудничать друг с другом в интересах выполнения поставленной задачи. Мы собираемся потому, что знания и опыт, необходимые в особой ситуации, должны быть синтезированы из знаний и опыта . нескольких личностей».


        ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ В ТРУДЕ МЕНЕДЖЕРА ОРГАНИЗАЦИИ

     Деловое совещание (ДС) - это самая распространенная, общепринятая форма делового общения руководителей и специалистов по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления, поиска вариантов и принятия управленческого решения. Совещание представляет собой форму организованного, целенаправленного общения (взаимодействия) руководителя с коллективом при помощи изложения своих позиций, обмена мнениями.


   С Совещание - это собрание лиц, имеющих целью проделать ) определенную работу в интересах предприятия. - J

     Совещание проводится, когда существует необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе трудных (проблемных) ситуаций, принятии необходимых решений в области управления предприятием по основополагающим или комплексным вопросам, так как коллективное обсуждение помогает найти выход из самой сложной ситуации, решить запутанные вопросы, выработать единую программу действий.
     Специалисты по проблеме выделяют три основные цели делового совещания в отношении других людей:
   • сообщить информацию;
   • научить;
   • создать мотивацию.
     Сообщить информацию - значит дать другим людям полное представление о том, что является предметом делового взаимодействия.

10