Работа в Microsoft Excel 2010

Работа в Microsoft Excel 2010

2-е издание, исправленное

Спиридонов О.В.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

Работа в Microsoft Excel 2010/ О.В. Спиридонов - М.: Национальный Открытый Университет
“ИНТУИТ”, 2016

Microsoft Office Excel – основной, в настоящее время, редактор, с помощью которого можно
создавать и форматировать таблицы, анализировать данные. Готовящаяся к официальному выходу
версия Microsoft Office Excel 2010, наследуя возможности версии 2007 года, развивает и дополняет
их. Курс предназначен для офисных сотрудников всех уровней и специальностей (руководители,
менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), студентов и учащихся. Обучение проводится по
оригинальной авторской методике, подкрепленной соответствующими учебно-методическими
материалами.
Курс начинается со знакомства с интерфейсом Excel 2010. Показаны основные элементы интерфейса
и приемы работы с ними. Рассмотрены способы работы с файловой системой, обращено внимание на
новый формат файлов Excel 2010, показано преобразование файлов из старых форматов в новый и
наоборот. Изучаются общие вопросы работы с книгами и листами: выбор режимов просмотра,
перемещение, выделение фрагментов. Рассмотрены основные способы ввода и редактирования
данных, создания таблиц. Существенная часть курса посвящена вычислениям в Excel. Рассмотрены
общие вопросы работы с формулами и организации вычислений, а также использование основных
функций. Большое внимание уделено оформлению таблиц. Рассмотрено использование числовых
форматов, в том числе создание личных форматов. Представлены основные способы
форматирования ячеек и таблиц. Показаны возможности условного форматирования, использования
в оформлении стилей и тем. В курсе рассмотрена работа с примечаниями. Показаны основы защиты
информации от несанкционированного просмотра и изменения. Показаны основы создания,
изменения и оформления диаграмм, в том числе микродиграмм - инфокривых. Изучается подготовка
к печати и настройка параметров печати таблиц и диаграмм.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2010-2016
(c) Спиридонов О.В., 2010-2016

3

Интерфейс Microsoft Excel 2010

Лекция знакомит пользователя с интерфейсом Microsoft Excel 2010. Представлены
основные элементы интерфейса. Особое внимание обращено на ленту. Показаны
возможность скрытия и отображения ленты, особенности отображения ленты при
различных размерах окна Microsoft Excel 2010, основные возможности настройки
ленты. Перечислены вкладки окна Microsoft Excel 2010, приведены ситуации
отображения контекстных вкладок, обращено внимание на возможность отображения
дополнительных вкладок. Описаны способы работы с элементами управления:
кнопками, списками и др. Показаны возможности настройки панели быстрого доступа.
Представлен новый элемент окна - мини-панель инструментов.

Общая информация

Интерфейс Excel 2010 является дальнейшим развитием пользовательского
интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office
2007. При создании интерфейса разработчиками была поставлена задача: сделать
основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан
пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для
пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее
получать лучшие результаты.

В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям предоставлялась
система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал
хорошо, пока в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда
программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко
работать со старой системой: слишком много программных возможностей, и их трудно
найти.

В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан, чтобы
упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей,
предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить
загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались
на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.

Лента

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет
собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо
традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).

4

Рис. 1.1.  Лента

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы
управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды
упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения
Microsoft Excel нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно
скрыть (свернуть).

1. Нажмите кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий

вкладок (рис. 1.2).

5

Рис. 1.2.  Сворачивание ленты

2. Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3).

Рис. 1.3.  Окно со свернутой лентой

Ленту можно свернуть и иначе.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).
2. В контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной
вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать.
Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Excel, щелкнуть
вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора
размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для
восстановления ленты дважды щелкните вкладку.

Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl
+ F1.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее
отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки
Главная при различной ширине окна.

6

Рис. 1.4.  Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024 точки

Рис. 1.5.  Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек

Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны.
Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы, например, по
значку Стили (рис. 1.6), и будут отображены все элементы группы.

Рис. 1.6.  Отображение скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна
800 точек

7

При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок
перестают отображаться.

Рис. 1.7.  Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна

То же происходит и при существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна
(рис. 1.8).

Рис. 1.8.  Скрытие ленты и вкладок при уменьшении высоты окна

При увеличении размера окна лента автоматически появляется снова.

В Microsot Excel 2007 содержание ленты для каждой вкладки было постоянно и
неизменно. Нельзя было ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его
оттуда. В нынешней версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять

8

последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и
удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках,
добавлять и удалять отдельные элементы и др.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).
2. В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.

Настройка ленты производится в категории Настройка ленты окна Параметры Excel
(рис. 1.9). Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и
выберите необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты
или для сброса всех изменений ленты.

Рис. 1.9.  Настройка ленты

Вкладки

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка,
Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная,
которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут
понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать
и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки
параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в
документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик.

9

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).
2. В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.
3. В категории Настройка ленты окна Параметры Excel (см. рис. 1.9 ) установите

флажок этой вкладки.

На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции
для работы с XML.

Файлы и шаблоны, созданные в версиях Excel до 2003 года, могли содержать
пользовательские панели инструментов. Кроме того, при установке на компьютер
некоторых программ (например, FineReader) в Excel автоматически добавляются
надстройки. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010 появляется еще
одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 1.10).

Рис. 1.10.  Вкладка Надстройки

Эта вкладка содержит элементы надстроек, а также элементы панелей инструментов,
созданных в предыдущих версиях Excel. Каждая панель инструментов занимает
отдельную строку ленты вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся на панелях
инструментов, в Excel 2010 могут отсутствовать.

Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в
другой режим, например, Удаление фона (рис. 1.11).

10